Obsah:

Ako si naplánovať čas v Notion pomocou GTD
Ako si naplánovať čas v Notion pomocou GTD
Anonim

Zhromažďujte všetky svoje záležitosti v jednom praktickom stolíku pre jednoduché ovládanie.

Ako si naplánovať čas v Notion pomocou GTD
Ako si naplánovať čas v Notion pomocou GTD

Čo je GTD

Life hacker opakovane publikoval články o technike GTD – Getting Things Done. Vymyslel ho a podrobne opísal vo svojej knihe obchodný kouč David Allen. Stručne, základné pravidlá tohto systému možno opísať takto:

  1. Zachyťte všetky informácie … Zapíšte si všetky nápady, úlohy a skutky. Ak je niečo, čo momentálne nemôžete urobiť, urobte si značku bez toho, aby ste sa spoliehali na pamäť. Všetko, čo zaznamenáte, sa uloží do takzvanej Inbox.
  2. Udržiavať poriadok. Keď sa priečinok s „Prichádzajúcimi úlohami“zaplní, je potrebné organizovať jeho obsah, triediť úlohy do kategórií a vytvárať vysvetlivky a poznámky, aby ste na nič nezabudli.
  3. Uprednostnite … Každá úloha by mala mať termín a stupeň dôležitosti, aby ste vedeli, čo máte urobiť ako prvé a čo môže počkať.
  4. Majte všetko po ruke … GTD nemá miesto pre princíp „napíš neskôr“. Vaše zoznamy úloh a poznámky by ste mali mať vždy na očiach: na počítači, smartfóne, tablete a iných zariadeniach. Takto, ak vás napadne zaujímavý nápad alebo vám napadne nejaký nezaznamenaný prípad, môžete si ho hneď zapísať. Keď sa blíži termín splnenia úlohy, dostanete pripomienku, sláva všadeprítomným upozorneniam.

Viac o GDT si môžete prečítať v našom sprievodcovi.

Táto technika je dobrá pre svoju všestrannosť. Jeho tvorca David Allen je trochu staromódny: pod pojmom „Inbox“má na mysli skutočnú zložku papiera. Dokonca vytlačil e-maily a uložil ich do súborov.

Ale s rovnakým úspechom je možné GTD použiť na počítačové súbory a priečinky pomocou tohto systému v spojení s nejakou službou. Túto techniku môžete použiť napríklad na triedenie e-mailov v Gmaile, písanie úloh do „“alebo na prevzatie plnej kontroly nad svojím životom. Nakoniec, mnoho správcov úloh, ako je rovnaký Wunderlist, je nabrúsených podľa filozofie GTD.

A samozrejme, môžete túto techniku použiť v takom úžasnom a všestrannom programe, akým je Notion.

Ide o hybridu Google Docs, Evernote, Trello a tuctu ďalších aplikácií. Notion dokáže takmer všetko, čo potrebujete k práci. Poznámky, tabuľky, vedomostné bázy, zoznamy úloh, kanban boardy, dokumenty – program má všetko. Je hriech nevyužiť ho na organizáciu svojich záležitostí v GTD štýle.

A Maria Aldrey, obchodná konzultantka, ktorá pomáha obchodným lídrom organizovať ich prácu, vytvorila pre Notion svoj vlastný systém založený na GTD. O tento vývoj sa podelila na svojom blogu.

Ako používať GTD v Notion

Nie som veľmi dobre organizovaný. Takže keď som sa dozvedel o GTD Davida Allena, môj život sa doslova zmenil. Teraz je to pre mňa druh náboženstva. Postupne som si vybudoval vlastný systém, ktorý mi umožňuje držať krok so všetkým, pričom pracujem svojim obvyklým tempom.

Používam prax, ktorú nazývam týždenné plánovanie. Každú nedeľu (alebo pondelok) si vyhradím hodinu na plánovanie týždňa dopredu. Tento zvyk mi pomáha riešiť zložité problémy tak, že ich rozdelím na menšie a lepšie zvládnuteľné. Takže zvládnem viac, menej únavy a ľahšie sa sústredím na prácu.

Notion je pre mňa ako hra. Nastavenie systému si vyžaduje čas. Ale keď je pripravená, plnenie úloh sa stáva zábavným, jednoduchým a rýchlym.

Plánovanie týždňa v Notion
Plánovanie týždňa v Notion

Každý týždeň kliknem na tlačidlo v Notion a predo mnou sa objaví prázdna tabuľka. Tu je jedna prázdna, ktorú môžete vybrať a použiť.

Tu je postup krok za krokom, ktorý používam na plánovanie úloh pomocou Notion.

1. Zbierajte svoje nápady

Nájdite si 10 minút na zoznam a zapíšte si všetky svoje nápady do tohto stĺpca. Zmenia sa na úlohy, ktoré musíte splniť v nasledujúcom týždni.

  1. Uveďte všetky svoje projekty, ktoré ešte nie sú dokončené.
  2. Skontrolujte svoje úlohy za predchádzajúce tri mesiace a nájdite nejaké nedoriešené.
  3. Pozrite sa do svojho kalendára: možno aj tam máte niečo naplánované.
  4. Skontrolujte svoj papierový zápisník, ak je k dispozícii. Možno existujú aj nápady, ktoré je potrebné preniesť do Notion.
  5. Zamyslite sa nad tým, či existujú nejaké ďalšie úlohy, ktoré musíte urobiť, alebo ľudia, s ktorými musíte pracovať.

Zhromaždite všetky tieto nápady a uveďte ich v prvom stĺpci. Toto je váš plán na nasledujúcich sedem dní.

2. Priraďte príslušné akcie

Myšlienka nie je zlá, ale bez aktívneho konania zostane myšlienkou. Opýtajte sa sami seba: "Čo by som mal urobiť, aby som túto úlohu posunul na koniec?"

Napríklad:

  • Pokračujte v napĺňaní stránky obsahom → Napíšte koncept časti „O mne“.
  • Vytvoriť kalendár publikovania obsahu → Nakreslite pamäťovú mapu pre príspevky a priraďte dátumy.
  • Vytvorte video pre blog → Napíšte scenár videa.
  • Zoznámte sa s Chrisom → Pošlite mu e-mail s dátumom a miestom stretnutia.

Pamätajte, že ak je na dokončenie úlohy potrebných viac ako jedna akcia, musíte sa rozhodnúť, čo urobiť ako prvé.

3. Nastavte naliehavosť

Ďalej musíte definovať naliehavosť každej úlohy. Je to potrebné na to, aby ste sa mohli sústrediť na skutočne dôležité veci a nie len robiť veľa práce.

Aby som pochopil, ktoré veci mám urobiť ako prvé, roztriedim svoje nápady do štyroch kategórií:

  • Dôležité úlohy - veci, ktoré nás približujú k dosiahnutiu cieľov.
  • Naliehavé úlohy - akcie vyžadujúce okamžitú pozornosť.
  • Nebolo by to - do tejto kategórie patria záležitosti, ktoré možno nie sú naliehavé a nie dôležité, no ich realizácia by vám uľahčila život na nasledujúcich sedem dní.
  • Môže počkať - to sú úlohy, ktoré sa dajú preložiť na ďalší týždeň.

4. Určite úroveň koncentrácie

Je smutné, že všetci máme obmedzené množstvo pozornosti, času a energie. Každá úloha spotrebuje určité percento týchto dôležitých zdrojov. Vyhodnoťte preto naplánovanú úlohu a priraďte jej zodpovedajúce číslo v štvrtom stĺpci.

Napríklad písanie návrhu na blogový príspevok mi zabralo asi 20 % pozornosti. A list pre Chrisa má tri riadky – len 2 %.

5. Priraďte prioritu

Toto začiarkavacie políčko označuje úlohy, ktoré majú značky „Dôležité“a „Urgentné“. To znamená, že ich treba urobiť, nech sa deje čokoľvek. Toto je váš zoznam priorít.

Keď skončíte s výberom týchto úloh, spočítajte percentá z predchádzajúceho stĺpca, aby ste videli, koľko zdrojov na ne miniete. Ak to vyšlo na viac ako 90 %, tak ste precenili svoje sily a odhryzli ste si viac, ako dokážete požuť. Časť si preložte na ďalší týždeň, inak budete prepracovaní a nebudete mať na nič čas.

Plánovanie týždňa (priority)
Plánovanie týždňa (priority)

Mimochodom, užitočný tip: Notion umožňuje filtrovať obsah riadkov tabuľky – takto si môžete vybrať prioritné úlohy.

6. Naplánujte si úlohu

Začiarknutie v nasledujúcom stĺpci ukazuje, či je úloha naplánovaná vo vašom kalendári. Rozhodnite sa, kedy ho spustíte a vytvorte vhodnú udalosť.

Mimochodom, ak nepoužívate Kalendár Google alebo niečo podobné, získajte Notion. Tu môžete pridávať úlohy naplánované na týždeň.

7. Delegujte úlohu

Áno, máte rovnaký počet hodín denne ako Beyoncé, ale má obrovský tím asistentov, ktorí za ňu robia špinavú prácu, takže robí viac. Ak však máte aj vy niekoho, na koho plecia môžete niektoré úlohy posunúť, urobte tak a v príslušnom stĺpci zaškrtnite delegovanú úlohu.

8. Dokončite úlohu

No všetko je jednoduché. Po dokončení projektu alebo dokončení úlohy začiarknite políčko v poslednom stĺpci.

Bonus

Tu je niekoľko krokov, ktoré vám pomôžu získať ešte lepšiu organizáciu:

  1. Skontrolujte svoje výdavky za posledný týždeň a naplánujte si rozpočet na nasledujúci týždeň.
  2. Premýšľajte o svojom jedálnom lístku na týždeň, pridajte produkty do nákupného zoznamu.
  3. Včas spracujte doručenú poštu za posledných sedem dní a roztrieďte všetko, čo sa tam nahromadilo.
  4. Naplánujte si aspoň jeden deň v týždni cvičenie.

Pamätajte, že GTD je dosť flexibilné a dá sa prispôsobiť vašim potrebám. Neváhajte a upravte šablóny Notion. Napríklad Máriina kolónka Pozor sa mi zdá nadbytočná. Mne stačí poznámka, či je úloha urgentná alebo nie. Môžete jednoducho odstrániť jeho stĺpce a pridať svoje vlastné. Vytvoril som teda stĺpec s názvom „Práca“, „Domov“, „Kreativita“a iné, aby som úlohy zoradil do kategórií. Môžete to urobiť po svojom.

Odporúča: