15 tipov z Kalendára Google, ktoré môžete naplno využiť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Použite klávesové skratky, pridajte miesta stretnutí a skryte súkromné udalosti.

1. Vytvorte samostatné kalendáre pre rôzne potreby

V predvolenom nastavení vám Google poskytuje iba jeden kalendár, v ktorom sú uložené všetky vaše udalosti. Ak ho budete aktívne využívať, pracovné úlohy a stretnutia, domáce práce a osobné udalosti sa premiešajú a premenia na skutočné smetisko.

Preto je lepšie vytvoriť niekoľko kalendárov pre rôzne typy udalostí. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu ozubeného kolieska v hornej časti a prejdite na nastavenia. Tam vyberte možnosť „Pridať kalendár“→ „Vytvoriť kalendár“. Uveďte názov a prípadne popis. Týmto spôsobom si môžete nechať prácu v jednom kalendári, plán cvičenia v inom, narodeniny v treťom atď.

2. Prihláste sa na odber kalendárov kolegov

Niekedy musíme mať prehľad o tom, čo robia naši priatelia alebo kolegovia. Ak používajú Kalendár Google, môžete si ich kalendáre pridať k sebe a sledovať, aké udalosti sa tam zobrazujú.

Na postrannom paneli vľavo nájdite riadok s nápisom „Nájsť ľudí“. Zadajte tam meno svojho priateľa alebo e-mailovú adresu. Vo vyskakovacom okne, ktoré sa zobrazí, kliknite na „Požiadať o prístup“a osoba dostane správu so žiadosťou, aby jej umožnila prezerať si svoj kalendár. Keď potvrdí váš prístup, udalosti, ktoré vytvoril, sa zobrazia vo vašej sekcii „Iné kalendáre“.

3. Vyberte si čas na stretnutie, ktorý vyhovuje všetkým

Potrebujete zorganizovať stretnutie s kolegami alebo posedenia s priateľmi, no neviete si nájsť čas, kedy budú všetci voľní? Namiesto posielania pozvánok použite funkciu „Nájsť čas“.

Vytvorte novú udalosť a kliknite na tlačidlo „Ďalšie možnosti“. Na stránke, ktorá sa otvorí, vyberte kartu „Nájsť čas“. Do poľa Pridať hostí napravo zadajte mená ľudí, ktorých chcete pozvať – Google vám umožňuje pridať až 20 ľudí. Ich udalosti sa objavia pred vami. Ak má niekto niečo naplánované, bude označený ako „Zaneprázdnený“. Zostáva len nájsť si čas na stretnutie, keď sú všetci voľní.

4. Skryť súkromné udalosti

Povedzme, že potrebujete mať dôverné stretnutie. A nechcete, aby celá kancelária videla, kam idete. Ak to chcete urobiť, musíte stretnutie označiť ako „Osobné“. Informácie o ňom potom uvidia iba tí, ktorým ste povolili upravovať (nielen prezerať) váš kalendár.

Vytvorte udalosť a prejdite na „Ďalšie možnosti“. Kliknite na tlačidlo „Predvolené nastavenia ochrany osobných údajov“a vyberte možnosť „Súkromné“. To je všetko, teraz outsideri neuvidia, kde, s kým a v akom čase sa stretávate. Ak je váš kalendár otvorený pre ostatných, počas súkromnej udalosti sa v ňom jednoducho zobrazí značka „Zaneprázdnený“, žiadne podrobnosti.

5. Pridajte videostretnutia

Namiesto toho, aby ste svoje prihlásenie cez Skype alebo Google Hangouts vysielali všetkým svojim kolegom, môžete odkaz na videokonferenciu vložiť priamo do udalosti v kalendári. Ak to chcete urobiť, pri vytváraní udalosti v časti „Iné parametre“kliknite na tlačidlo „Pridať videokonferenciu“. Keď príde čas stretnutia, pozvaným sa zobrazí výzva, aby zavolali v službe Google Hangouts.

6. Pripojte prílohy

Na stretnutiach alebo konferenciách často potrebujete prístup k nejakému dokumentu, na štúdium ktorého sa všetci zhromaždili. Kalendár Google vám umožňuje pripojiť súbory a dokumenty priamo k udalosti. Všetci pozvaní účastníci tak k nim budú mať jednoduchý a rýchly prístup.

Vyberte požadovanú udalosť a kliknutím na tlačidlo s ikonou ceruzky ju upravte. V položke „Popis“kliknite na ikonu kancelárskej sponky a nahrajte všetky potrebné súbory. Možno ich prevziať z počítača alebo pridať z cloudu Disku Google.

7. Zapnite svetové hodiny

Funkcia Svetové hodiny v Kalendári Google je veľmi užitočná, ak pracujete so vzdialenými pracovníkmi po celom svete. S jeho pomocou môžete jednoducho zistiť, aký majú čas, priamo z rozhrania.

Otvorte „Nastavenia“kliknutím na príslušnú položku v ponuke s ozubeným kolieskom navrchu. Nájdite "World Clock" na boku. Zapnite možnosť Zobraziť svetový čas a potom pridajte mestá, v ktorých žijú vaši kolegovia. A ich miestny čas sa zobrazí na bočnom paneli.

8. Upozornite pozvaných e-mailom

Niekedy potrebujete informovať pozvaných na stretnutie, aby niečo urobili – napríklad, aby si so sebou priniesli notebooky alebo si vopred prečítali nejaké materiály. V zásade o tom môžete napísať do komentárov k udalosti, ale spoľahlivejšie je upútať pozornosť ľudí e-mailom.

Ak to chcete urobiť, otvorte nadchádzajúcu udalosť a kliknite na ikonu obálky. A budete vyzvaní, aby ste napísali správu, ktorá bude odoslaná všetkým pozvaným účastníkom.

9. Pridajte konkrétne body stretnutia

Výhodou akcií plánovaných v „Google kalendári“je, že k nim môžete pripojiť odkazy na „Google Maps“. Nemusíte tak účastníkom stretnutia volať alebo písať a dlho a zdĺhavo im vysvetľovať, ako sa tam a tam dostať.

Prejdite na možnosti stretnutia a nájdite pole „Kde“. Zadajte tam adresu a Google ju nájde. Teraz, keď pozvaný otvorí udalosť, môže kliknúť na adresu a zobraziť miesto stretnutia na mape.

10. Pridajte zaujímavé kalendáre

Google vám umožňuje odoberať takzvané zaujímavé kalendáre. Môžete v nich vidieť napríklad harmonogram dovoleniek vo vašom okolí, udalosti zo sveta športu či fázy mesiaca.

Nájdite sekciu "Iné kalendáre" na ľavej table a kliknite na znamienko "+". V ponuke, ktorá sa otvorí, vyberte položku Zaujímavé kalendáre. Začiarknite políčka, ktoré chcete odoberať, a zobrazia sa vo vašom pláne.

11. Zdieľajte svoje kalendáre

Ak je to potrebné, môžete to urobiť tak, aby si ostatní používatelia mohli prezerať (alebo dokonca upravovať) vaše kalendáre. Je to užitočné, ak riadite tím kolegov a chcete, aby boli informovaní o všetkých nadchádzajúcich udalostiach. Alebo ste študent a máte vytvorený rozvrh prednášok pre spolužiakov.

Umiestnite kurzor myši na požadovaný kalendár v ľavom paneli a kliknite na elipsu. Vyberte položku Nastavenia a zdieľanie. V ponuke, ktorá sa otvorí, v časti „Prístupové povolenia“môžete kalendár zverejniť (pre všetkých používateľov internetu), pridať jednotlivých známych (na to potrebujete ich e-mailovú adresu) alebo skopírovať odkaz na kalendár, ktorý by mal potom odošlite akýmkoľvek vhodným spôsobom.

12. Použite klávesové skratky

Používanie klávesnice môže byť rýchlejšie a efektívnejšie ako pohyb kurzorom myši. Kalendár Google má veľké množstvo klávesových skratiek, ktorých úplný zoznam nájdete. Tu sú niektoré z najužitočnejších:

• c - vytvoriť novú udalosť.
• Backspace alebo Odstrániť - vymazať udalosť.
• / - prejdite na panel vyhľadávania.
• Čísla od 1 do 6 - prepínanie zobrazenia kalendára: deň, týždeň, mesiac, rok, agenda.
• t - ísť na dnešok.
• k alebo p - posuňte kalendár na predchádzajúci rozsah dátumov. To znamená, že ak máte kalendár v zobrazení mesiaca, posunie sa na predchádzajúci mesiac. Ak v dennom režime - v predchádzajúci deň a tak ďalej.
• j alebo - posuňte kalendár na nasledujúci rozsah dátumov.

13. Drag and drop udalosti

Ak ste vytvorili udalosť, ale zmeškali ste deň alebo čas dňa, nie je potrebné ísť do nastavení udalosti a zadávať čísla ručne. Uchopte udalosť a presuňte ju na požadovaný deň alebo čas – takto to bude rýchlejšie.

14. Používajte Google Tasks

Google Tasks je jednoduchý správca úloh integrovaný priamo do Kalendára Google. Ak ich chcete otvoriť, kliknite na modrú ikonu na paneli vpravo a zobrazí sa vám zoznam vašich úloh. Nie je tam toľko funkcií ako niektoré Wunderlisty, ale Google Tasks máte vždy na očiach.

Nové prípady môžete pridávať, upravovať, priraďovať im termín a frekvenciu opakovania buď cez panel vo webovom rozhraní alebo cez Google.

15. Vráťte nepotrebné akcie

Na záver malý trik. Povedzme, že ste vytvorili udalosť, usilovne ste jej poskytli popis, pripojili k nej veľa súborov, skoordinovali ste ju so všetkými kolegami a potom ste ju neúmyselne odstránili.

Pokojne! Nemusíte to znova vytvárať. Stačí stlačiť kombináciu klávesov Ctrl + Za odstránená udalosť sa obnoví. Týmto spôsobom môžete vrátiť späť akúkoľvek neúmyselnú aktivitu v kalendári. Je to trochu nejasné, pretože rozhranie nemá tlačidlo „Späť“, ale je to veľmi užitočné.