Obsah:
- Naplánujte si čas kontroly e-mailu
- Každé písmeno znamená akciu
- Filtre a skratky
- Použite vyhľadávanie
- Používajte značky
- Používajte klávesové skratky
2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09
E-mail je jedným z najlepších komunikačných nástrojov a možno jediný, ktorý používajú všetci používatelia bez výnimky. Môžete alebo nemusíte mať radi instant messenger, používať Skype alebo Facebook chat, ale pravdepodobne máte e-mailovú adresu.
Každý deň dostávame do našej schránky nielen správy od priateľov a kolegov, ale aj desiatky reklamných listov, upozornení, proste spam. Aby ste sa neutopili v obrovskom množstve prichádzajúcich správ, je veľmi dôležité rozvíjať a uplatňovať efektívne e-mailové zručnosti.
Autorské práva
Naplánujte si čas kontroly e-mailu
Ak máte pocit, že vybavovaním pošty trávite priveľa času a počet listov vo vašej schránke stále neklesá, skúste si čas na kontrolu schránky prísnejšie naplánovať. Zvyčajne začneme kontrolovať poštu, nájdeme v liste zaujímavý odkaz, prejdeme na stránku, odtiaľ na inú … a po pol hodine si spomenieme a vrátime sa k analýze listov. V dôsledku toho čas plynul, ale záležitosť sa nepohla.
Skúste si preto na prácu s poštou vyhradiť určitý obmedzený čas. Frekvenciu a trvanie týchto intervalov si môže každý nastaviť sám pre seba v závislosti od objemu svojej korešpondencie. Možno to bude hodina ráno a hodina na konci pracovného dňa, alebo môže byť pre vás pohodlnejšie prihlásiť sa do svojho e-mailového účtu každú hodinu na päť minút. Najdôležitejšie je, že sa snažte striktne dodržiavať harmonogram, ktorý ste si stanovili a nenechajte sa rozptyľovať ničím cudzím. Vedomie toho váš čas je obmedzený, nevyhnutne povedie k zvýšeniu efektívnosti spracovania poštových potvrdení.
Každé písmeno znamená akciu
Hlavné pravidlo, ktoré by ste mali uplatňovať pri analýze pošty, je, že každý otvorený list vyžaduje, aby ste niečo urobili. Ak ste otvorili list, potom ho v žiadnom prípade nenechajte znova v priečinku Doručená pošta. Na list musíte buď okamžite odpovedať, alebo ho preposlať niekomu, kto sa v tejto problematike lepšie vyzná, alebo si naplánovať úlohu v službe Google Task alebo v kalendári – v každom prípade by mal list v dôsledku vašej činnosti byť vymazané alebo presunuté do archívu, tzn opustiť doručenú poštu … Ak sa budete držať tohto jednoduchého pravidla, vaša schránka bude skôr či neskôr vyčistená.
Autorské práva
Filtre a skratky
Ak každý deň dostávate veľké množstvo e-mailov, ich analýza si z vašej strany vyžaduje veľa času a úsilia. Prečo na to nevyužijete prostriedky poštových služieb, najmä preto, že väčšina služieb má túto funkciu a je dokonale implementovaná?
Ide o nastavenie filtrov na automatické spracovanie pošty. Namiesto manuálneho klikania na každý príspevok a každé vaše kliknutie zaberie rovnaký čas a úsilie, stačí nastaviť požadované filtre raz. Napríklad všetky správy z adries vašich príbuzných budú automaticky prechádzať do priečinka Rodina a sú označené značkou ako dôležité. Všetky tlačové správy idú do samostatného priečinka a obchádzajú priečinok Doručená pošta a upozornenia zo sociálnych sietí sa okamžite odosielajú do koša.
Takto môžete kategorizovať správy podľa hlavných tém a podľa toho sa pripraviť na ich spracovanie. Už nebudete mať situáciu, kedy sa váš mozog pri analýze pošty prepne z domácich prác na obchodné záležitosti a potom hneď na zábavnú korešpondenciu a potom späť.
Možností vytvárania rôznych filtrov je obrovské množstvo a som si istý, že keď si vybudujete automatický filtrovací systém, ušetríte dni a mesiace svojho času. Navyše pomocou priradených štítkov alebo rozdelenia podľa priečinkov môžete v archíve ľahko nájsť potrebné listy (pamätáte si, že náš priečinok Doručená pošta je úplne prázdny?).
Použite vyhľadávanie
Mnohí používatelia, najmä začiatočníci, uchovávajú všetky svoje e-maily vo svojej doručenej pošte, pretože majú pocit, že ich pri archivácii už nikdy nenájdu. Ak nastavíte systém filtrov a skratiek, ako je popísané v predchádzajúcom odseku, váš archív je už usporiadaný a orientácia v ňom je oveľa jednoduchšia. Nezabudnite však ani na vyhľadávací panel. Napríklad v Gmaile je systém vyhľadávania písmen taký dokonalý (kto by o tom pochyboval!), že nájsť nejaké písmeno nebude ťažké.
Používajte značky
Mnohé e-mailové služby majú funkciu označovania správ špeciálnymi značkami (v Gmaile sú to hviezdičky). S ich pomocou je ľahké zvýrazniť potrebné správy, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť, a umiestniť ich do samostatného priečinka. V Gmaile si môžete vybrať vlastnú sadu príznakov a používať ich celkom flexibilne. Na rozlíšenie e-mailov podľa dôležitosti teda postačí jeden pohľad na obsah vašej doručenej pošty.
Používajte klávesové skratky
Používanie klávesových skratiek dokáže urýchliť spracovanie korešpondencie natoľko, že sa oplatí venovať ich štúdiu niekoľko hodín. Ešte predtým sa však mrknite na nastavenia (v Gmaile je to Nastavenia – Všeobecné – Skratky) a uistite sa, že sú zapnuté. Potom stačí stlačiť otáznik na klávesnici a zobrazí sa výzva so všetkými klávesovými skratkami Gmailu.
E-mail je skvelý komunikačný nástroj, ale to neznamená, že tomuto procesu musíte venovať polovicu svojho života. Maximálna automatizácia všetkých procesov, rýchle odpovede či preposielanie správ, plánovanie času spolu s ďalšími tipmi z tohto článku vám umožní pomerne rýchlo sa vysporiadať s ľubovoľným počtom písmen a ušetríte viac času na príjemnejšie aktivity.
Odporúča:
Ako sa neutopiť v upozorneniach a neminúť priveľa? 7 životných hackov na správu predplatného
Spolu s MegaFonom vám povieme, ako je vhodné organizovať predplatné všetkých druhov služieb, aby ste sa v nich nezamieňali a nepreplácali
9 najpohodlnejších programov na správu rodinného rozpočtu
Je celkom jednoduché sledovať osobné príjmy a výdavky a rodinný rozpočet je už plnohodnotným účtovníctvom. Tieto programy vám pomôžu prísť na to
Koncept: najlepšia služba na spoluprácu s textom a správu verzií
Služba spolupráce. Koncept: najlepšia služba na spoluprácu s textom a správu verzií
Ako preposlať urgentnú správu ako SMS správu
Ak ste odoslali dôležitý list a chcete byť prečítaný čo najrýchlejšie, použite rozšírenie Send Your Email to SMS
Ako vyrobiť ľahkú a efektívnu pec na drevo na turistiku
Hotová pec na spaľovanie dreva na Amazone stojí 70 - 80 dolárov. Ponúkame vám, aby ste urobili to isté zadarmo. Ak máte radi turistiku, potom viete, aké dôležité je na cestách zabezpečiť si účinný a spoľahlivý zdroj ohňa. Bez nej nemôžete uvariť jedlo, ani prevariť vodu na pitie, ani udržať teplo v zlom počasí.