6 dôvodov, prečo nič nerobíte

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Zistite, čo presne vás brzdí v produktivite, a naučte sa, ako sa dostať z neustáleho tlaku času.

1. Nemáte jasné priority

Čas je obmedzený zdroj a ak sa pokúsite urobiť všetko naraz, samozrejme nebude možné splniť harmonogram. Sila vôle a disciplína ťa nezachránia. Aby ste sa znovu a znovu neocitli v takejto situácii, použite radu slávneho autora Stephena Coveyho:

Neuprednostňujte to, čo je v pláne dňa, ale plánujte na základe svojich priorít.

Pozrite si svoj kalendár alebo zoznam úloh. Všetky body v ňom majú svoju hodnotu, no nie všetky si zaslúžia rovnakú pozornosť. Nájdite medzi nimi prioritu. V prvom rade sú to úlohy, ktoré vás priblížia k dôležitým cieľom. Ide tiež o naliehavé opatrenia a prípady, ktorých odmietnutie bude mať vážne následky.

Keď si určíte priority svojich úloh, vytvorte si svoj deň, aby ste to zvládli. Majte na pamäti, že je tiež nemožné zvládnuť všetky dôležité záležitosti naraz, preto si ich naplánujte maximálne tri denne a nechajte si čas na iné aktivity.

2. Zasahujete do seba

Nepočítajte napríklad čas svojej najvyššej produktivity. Povedzme, že ste si skoro ráno stanovili dôležitú úlohu, hoci viete, že v túto hodinu máte problémy s premýšľaním. Alebo si nerobíte prestávky, hoci si všimnete, že po jeden a pol alebo dvoch hodinách práce sa už nemôžete sústrediť (náš mozog je tak usporiadaný, že po období koncentrácie si potrebujeme oddýchnuť). Alebo možno plánujete pracovať do hĺbky v období, keď sú deti doma, či nevypínať zbytočné upozornenia.

Riešením problému je sledovať svoj čas a energiu. Zaznamenajte si pozorovania do poznámkového bloku alebo použite špeciálny nástroj na sledovanie času, ako je RescueTime. Po niekoľkých dňoch si všimnete, v ktorých častiach dňa ste obzvlášť produktívny a v ktorých ste na nule, kedy ste najčastejšie rozptýlení a kedy sa vám ľahšie koncentruje. Zvážte to pri plánovaní dňa.

3. Používate svoj kalendár neefektívne

Ľudia zvyčajne spadajú do dvoch kategórií:

• Re-plánovači. Ich úlohy sa navzájom prekrývajú a pripomienky schôdzok, úloh a prestávok sa zobrazujú každých 10 minút.
• Minimalisti. V kalendári majú len pár opakujúcich sa udalostí a veľa voľného miesta. Vytvára klamlivý dojem, že času je veľa.

Oba tieto prístupy plánovania sú plné problémov. Re-plánovači majú taký nabitý program, že je nemožné nájsť miesto pre nevyhnutne vznikajúce nezmysly. Takíto ľudia navyše často neberú do úvahy chybu plánovania, to znamená, že zabúdajú, že splnenie úlohy si vyžaduje viac času, ako sa pôvodne predpokladalo. Minimalisti, ktorí vidia bezplatný kalendár, tiež neefektívne rozdeľujú svoj čas a veria, že všetko stihne.

Pokúste sa nájsť strednú cestu: vytvorte šablónu dňa, ktorá obsahuje prioritné úlohy, ale je tu priestor pre nepredvídané úlohy.

Napríklad, ak je vaša maximálna produktivita od 8:30 do 10:30, naplánujte si dôležitú prácu na tento čas a nasledujúcu hodinu ponechajte prázdnu. Počas tejto doby si môžete oddýchnuť, skontrolovať poštu, zavolať zákazníkom späť alebo vybaviť niečiu požiadavku.

4. Používate nesprávne nástroje plánovania

Napríklad kalendár by nemal byť preplnený drobnosťami, inak bude príliš neprehľadný. Je lepšie zaznamenávať malé úlohy alebo konkrétne kroky jednej veľkej úlohy do zoznamu úloh a pripomienok - na nálepku nalepenú na viditeľnom mieste.

Ak pracujete vo veľkom tíme, nástroje založené na kanbanoch, ako je Trello, sa hodia na sledovanie úloh. Umožňujú všetkým účastníkom sledovať priebeh a dostávať upozornenia.

5. Nechávate ostatných, aby kontrolovali váš čas

To znamená, že z času na čas súhlasíte, keď vás zavolajú na stretnutie, požiadajú vás o vykonanie ďalšej práce alebo keď sa zúčastníte brainstormingu. To všetko skracuje čas na veci, ktoré sú pre vás dôležité.

Naučte sa chrániť svoj čas tým, že budete častejšie hovoriť nie.

Samozrejme, nemali by ste odmietnuť každú žiadosť alebo návrh, len buďte selektívnejší. Potom vaša výkonnosť prestane trpieť vašou zdvorilosťou.

Odmietnutie neznamená, že chcete toho druhého uraziť. Úprimne si povedzte, že práve nemáte čas a ak vás ponuka zaujme, hľadajte jej miesto v kalendári.

6. Máte problémy s motiváciou

Bez ohľadu na to, ako starostlivo plánujete, toto samo osebe nezaručuje, že úloha bude dokončená včas. Občas sa stane, že pracovné podmienky sú ideálne, no sústrediť sa jednoducho nedá. Výsledkom je, že pracujete so zaťatými zubami, pohybujete sa pomaly a znervózňujete, pretože sa celý rozvrh posunul.

Toto je veľmi častá situácia a nemá zmysel nadávať si, keď sa v nej ocitnete. Momentálne máte len pokles motivácie. Môže to byť spôsobené mnohými faktormi: problémy v inej oblasti života, únava, množstvo rutinnej práce.

Pokúste sa získať späť svoju motiváciu. Pamätajte, prečo robíte svoju prácu, čo vám dáva, čo na nej milujete. Urobte si prestávku na načerpanie síl a postarajte sa o seba. Hovorte pozitívne afirmácie. Aj keď sa to môže zdať zvláštne, autohypnóza skutočne pomáha. Napríklad: „Urobím z dnešného dňa úspešný deň“alebo „Nie som dokonalý, a to je v poriadku.“