Čo je najlepšie pre produktivitu: kaizen verzus kreatívny neporiadok

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Či už máte radi neporiadok alebo preferujete čisté pracovisko, na tom nezáleží. Každá z týchto metód má svoje klady a zápory.

Predstavte si, že ste kreatívny človek, ktorý potrebuje svoj vlastný malý, útulný, inšpiratívny neporiadok, aby mohol pohodlne pracovať. Aby dôležité poznámky boli popretkávané krásnymi pohľadnicami z krajín, kde ste strávili nezabudnuteľnú dovolenku, či letákmi z najbližšej kaviarne a pri monitore vždy stál váš obľúbený špinavý hrnček.

Čo môžeš robiť, si taký človek. Dokonalý poriadok vás nudí a zabíja všetku túžbu tvoriť a na triedenie papierov vám jednoducho nezostáva čas. Teraz si predstavte, že ste sa zrazu dostali do prísneho rámca exotického japonského systému kaizen.

Čo je Kaizen

Kaizen je japonská filozofia zameraná na neustále zlepšovanie a zmenu k lepšiemu. Kaizen je to, čo môžete jednoducho nazvať Lean Manufacturing. Správny predmet na správnom mieste v správnom množstve. Poriadok, triedenie, prijaté normy, údržba a čistota.

Dokumenty, materiály, výrobné prostriedky - to všetko je uložené, udržiavané v poriadku a systematizované tak, aby každý zamestnanec rýchlo našiel všetko, čo potrebuje. Vo veľkých firmách je kaizen o výrobných procesoch a u kancelárskych pracovníkov sa to odráža v ich pracovnom prostredí.

Týka sa to aj pracovného priestoru na systémových diskoch (štandardné názvy súborov) a kancelárskych potrieb (vaše miesto pre papier alebo kazety do tlačiarne) a úložiska dokumentov (priečinky podpísané štandardným spôsobom).

Výhody systému kaizen

Ak vezmeme do úvahy kaizen na úrovni spoločnosti, potom sa tento systém ukazuje ako užitočný a produktívny. Uvediem jednoduchý príklad. Mal som to šťastie, že som pracoval vo veľkej továrni, kde sa kaizen využíval naplno. Napríklad návrh jedného zo zamestnancov naložiť na palety ďalšie štyri boxy viedol k tomu, že kompetentná distribúcia produktov umožnila ušetriť značnú sumu za prenájom skladu.

Alebo príklad použitia kaizenu v kancelárii. Úložný priestor na papier je označený stupnicou. Ak množstvo papiera klesne na určitú značku, potom je čas premýšľať o objednávke novej šarže. Pomáha to vopred predvídať situáciu, keď bude niečo chýbať.

Čo sa týka osobného priestoru pracovníka v kancelárii, mali by ste mať vždy čistý stôl. Všetky zložky dokumentov musia byť podpísané a musia byť konzistentné.

V tomto prípade budete vedieť, kde a koľko sú kancelárske potreby. Je to veľmi pohodlné.

Osobná skúsenosť s používaním kaizenu

S filozofiou kaizen som sa prvýkrát stretol, keď som sa zamestnal v japonskej spoločnosti. V kancelárii musela každá vec stáť na svojom mieste označenom zelenou nálepkou. Na mojom stole bola fotografia monitora, klávesnice a myši na prázdnom stole. A nápis: "Takto vyzerá moja pracovná plocha na konci dňa."

Všetko by bolo v poriadku, no v tejto „sterilite“mi zrazu začalo chýbať. Keďže som kreatívny človek, zvykol som sa obklopovať vecami, ktoré mám rád. Potreboval som „poriadok v neporiadku“: prípad, keď sa zvonku váš stôl javí ako neporiadok, ale presne viete, čo a kde.

Zdalo sa mi, že ukladanie pracovných doplnkov na svoje miesta trvalo dlho. A jedného dňa sa v duši deprivovaného umelca prebudil protest. A teraz je milovaný hrnček, ktorý jednoducho nemá čas umyť, ukrytý v zásuvke na osobné veci. A moja duša je šťastná z takejto vzbury.

Predtým som pracoval ako dizajnér v malej reklamnej agentúre. Na stole mi ležali filmové letáky, všelijaké vtipné obrázky a miska orieškov a dokonca aj antistresová loptička, na ktorú sme si každý týždeň obliekali nový kostým, ktorý sme si vyrobili z papiera. A to bolo dobre.

Ale je to také dobré? Nájsť skutočne dôležitý kus papiera trvalo približne rovnako dlho ako dať veci do dokonalého poriadku. Rozptýliť sa novinami s nečinne ležiacim horoskopom bola bežná vec a tiež to chcelo čas.

Čo by ste si predsa len mali vybrať?

Moje rozhodnutie bolo jednoduché: vybral som si ten najlepší z dvoch prístupov. Systematizácia a poriadok, ktorý kaizen ponúka, v kombinácii s jej víziou a obľúbenými vecami.

Hlavným pravidlom je nepreháňať to ani s kaizenom, ani s poruchou.

V mojich skriniach, zásuvkách a dokumentoch je všetko usporiadané podľa prehľadného systému. Ale na mojom stole je vždy vyhradený kútik na inšpiratívne veci: kresby, kvetina v kvetináči a slon z Thajska.

Nebojte sa dať si na seba námahu a vytriediť dôležité veci v regáloch. Keď si na to trochu zvyknete, pochopíte, že je to veľmi pohodlné. A pre svoj neporiadok si vyhraďte samostatný kútik.

Kaizen je dobrý, pokiaľ netrávite viac času formou ako obsahom. Kreatívny neporiadok je dobrý, pokiaľ sa nepremení len na neporiadok.

Na nové pracovisko som si priniesol tri veci. Najprv hrnček. Po druhé, blok s odnímateľnými kockovanými listami namiesto denníka. Do tretice kvet v kvetináči, ktorý ja sám s láskou volám George. Na počesť Georgea Harrisona. Vo všetkých ostatných ohľadoch - úplný kaizen.