Ako efektívne aplikovať GTD systém v živote

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Plán krok za krokom, podľa ktorého môžete túto techniku produktivity jednoducho implementovať do svojho života, stanoviť si priority a vždy si nájsť čas na dôležité veci.

Tento materiál je pokračovaním článku „“. Po prvé, stojí za to sa s tým oboznámiť, pretože mnohé z použitých pojmov sú tam podrobne vysvetlené.

Tento článok je podrobný návod, ako aplikovať GTD v reálnom živote. Pri písaní som sa držal nasledujúcich zásad:

• Všestrannosť. Tu popísané nápady sú univerzálne a každý si s ich pomocou vybuduje GTD systém, ktorý bude fungovať presne s tými službami, na aké je zvyknutý.
• Jednoduchosť. Systém by mal byť intuitívne jednoduchý na používanie. Na zadávanie a spracovanie informácií, ako aj na plánovanie ďalších krokov treba vynaložiť minimum času a energie. Len tak bude systém fungovať dlhodobo a aj po dlhých prestávkach: ak napríklad pôjdete na mesiac na dovolenku, po návrate budete môcť obnoviť svoj prístup k riadeniu podniku.
• Spoľahlivosť. Najdôležitejšie je mať istotu vo svojom systéme, a to, že nezabudnete na nič plánované, pretože v správnom čase uvidíte pripomienku.
• Koncentrácia na to, čo je dôležité. Systém by vám mal pomôcť sústrediť sa na to, čo práve robíte, ako aj na veci, ktoré sú dôležité z dlhodobého hľadiska.
• Potešenie. Systém správy prípadov a úloh by vám mal priniesť potešenie. Keď si napríklad po náročnom dni v práci ľahnete na pohovku s telefónom v rukách, preškrtávate splnené úlohy zo zoznamu a máte z toho skutočný pôžitok. Najmä, keď je to stále vizualizované rastom vášho grafu produktivity.

5 hlavných etáp systému GTD

Fáza 1. Zhromažďovanie informácií

Je potrebné zhromaždiť úplne všetky prípady, dokonca aj tie najmenšie, potom bude naše vedomie čisté a budeme konať čo najproduktívnejšie.

Preto štandardné zoznamy úloh nefungujú, pretože väčšina ľudí si často zaznamenáva len to najdôležitejšie a stovky úloh, ktoré nie sú až také dôležité, vôbec neberie do úvahy. Ale práve takéto malé úlohy, ktoré sa pravidelne pripomínajú, využívajú značnú časť mozgových zdrojov a vytvárajú ďalšie zážitky, ktoré vedú k únave a stresu.

Jednou z dôležitých zásad systému GTD je úplne vyložiť všetky úlohy z hlavy a dať ich do spoľahlivého systému, ktorý vám pomôže zapamätať si dôležité veci v správnom čase.

Musíte tiež vziať do úvahy, že by mal existovať minimálny počet košíkov na zhromažďovanie prichádzajúcich informácií. V ideálnom prípade jeden. Potom to bude najjednoduchšie zvládnuť.

Etapa 2. Spracovanie informácií

V tejto fáze spracovávame informácie, ktoré sú v našej doručenej pošte.

Existujú tri možnosti, ako môžeme v tejto fáze postupovať:

• Označte úlohu ako „Akcia“a uveďte ďalší krok na jej dokončenie a termín. Zadanie termínu môžete preskočiť, ak ešte presne nerozumiete tomu, kedy máte úlohu dokončiť.
• Presuňte informácie do "Adresára", ak s nimi nepotrebujete nič robiť, ale v budúcnosti to môže byť užitočné.
• Odstráňte informácie a určte, že ide o „Kôš“: to znamená, že s nimi nemusíte nič robiť a v budúcnosti to nebude užitočné.

Etapa 3. Organizácia činností

Všetky akcie prechádzajú ďalším lievikom.

Filter 1 - "Orezanie"

Položte si otázku: mám naozaj urobiť túto akciu? Ak máte pochybnosti, odstráňte ho.

Filter 2 - "Delegovanie"

Položte si otázku: ak to treba urobiť, musím to naozaj urobiť ja osobne? Ak nie, delegujeme a uvedieme zodpovednú osobu, konečný výsledok, medzistupne kontroly (uzlové body) a termín.

Ak chcete akciu vykonať vy, prejdite na ďalší filter.

Filter 3 - "Akcia"

Položte si otázku: bude táto akcia trvať dlhšie ako 2-5 minút? Ak nie, urobte to teraz a uvoľnite si hlavu. Ak áno, zaregistrujte sa.

Akcie v systéme môžu byť nasledujúcich typov.

"Nasledujúce akcie" - jednoduché úlohy, ktoré pozostávajú z jednej akcie (zavolajte, napíšte, choďte atď.). Napríklad akcia „Výmena zimných pneumatík na kolesách“bude pozostávať z nasledujúcich jednoduchých akcií: zavolať a prihlásiť sa do autoservisu, naplánovať si čas v kalendári a prísť v správnom čase do autoservisu.

Takéto akcie je vhodné zhromažďovať do zoznamov podľa miesta a okolností (kontextové zoznamy). Môže to byť zoznam In Store, kde uvádzate všetko, čo potrebujete kúpiť, keď ste v obchode, alebo zoznam In the Chair, kde pridávate veci a úlohy, ktoré môžete robiť večer po práci vo svojom obľúbenom kresle.. Alebo zoznam „šéfových otázok“, kde si zapíšete všetky otázky, ktoré na svojho šéfa máte, aby ste ich potom mohli vyriešiť naraz.

Všetky takéto akcie zvyčajne zaznamenávam buď do „Kalendára Google“(schôdzky a udalosti), alebo do cloudovej služby Todoist, kde je vhodné organizovať úlohy.

"projekty" - úlohy, ktorých dokončenie vyžaduje viac ako jeden krok. Aby ste projekt rozbehli, musíte opísať prvé kroky na jeho realizáciu a nechať naň pripomienku v spoľahlivom systéme. Výsledkom je, že projekt sa zmení na reťazec jednoduchých akcií, z ktorých každá môže byť vykonaná v nasledujúcich piatich minútach a získať výsledok.

Projekty uverejňujem na kartách Trello. Karta je ideálnym kontajnerom pre projekty, kde môžete umiestniť:

• popis a účel projektu;
• odkazy na ďalšie dokumenty o projekte;
• mená zodpovedných osôb;
• Konečný termín;
• kontrolné zoznamy s nasledujúcimi krokmi;
• pripomienky k projektu;
• potrebné súbory a pod.

Oneskorené akcie … Ak nevieme naplánovať ďalšie akcie bez dodatočných udalostí alebo informácií (napríklad čakáme, že nám kamarát pošle telefónne číslo autoservisu, kde je možné vymeniť pneumatiky so ziskom), zaradíme takéto akcie do „Odložené zoznam. Voliteľne si môžete nastaviť pripomienku, aby ste niečo skontrolovali.

Takéto zoznamy úloh môžu byť tiež štruktúrované ako kontextové zoznamy. Vytvorte si napríklad zoznam úloh, ktoré ste pridelili svojmu asistentovi.

Zoznam "Jedného dňa" obsahuje úlohy, ktoré si teraz nevyžadujú aktívnu činnosť, ale ktoré by sme chceli splniť v budúcnosti.

To môže byť:

• knihy, video školenia a kurzy, ktoré si chcete kúpiť;
• užitočné zručnosti, ktoré chcete ovládať;
• miesta, ktoré chcete navštíviť;
• veci, ktoré si chcete kúpiť.

Musíte si tento zoznam pravidelne prezerať, robiť si poznámky a premeniť ich na ciele, ku ktorým budete pracovať.

Fáza 4. Pravidelná kontrola

Aby systém fungoval, je potrebné pravidelne kontrolovať hlavné úlohy a projekty, aby sa odstránili tie, ktoré už nie sú aktuálne, a nové zoradili podľa priority a poslali do práce.

Ak chcete, aby bola táto kontrola pravidelná, postupujte podľa týchto tipov:

• V rozvrhu si nechajte 30-60 minút na kontrolu (spočiatku bude stačiť raz týždenne).
• Urobte si kontrolný zoznam alebo plán takejto kontroly, kde je uvedená postupnosť, čo nasleduje po čom. Tento plán by nemal byť príliš zložitý a kontrola by vám nemala zabrať príliš dlho, alebo ho jednoducho nebudete robiť pravidelne.

Nižšie je uvedený príklad môjho kontrolného zoznamu týždenného prehľadu. Urobil som to vo formáte cheat sheet s postupnosťou akcií, ktoré zobrazujú služby / dokumenty, do ktorých sa pozerám. Môžete ho usporiadať pomocou bežného zoznamu alebo nakresliť diagram od ruky, ktorý je pre vás vhodný.

Vytlačte si štyri z týchto kontrolných zoznamov za mesiac. Počas týždennej kontroly vezmite jednu z nich do ruky a prečiarknite dokončené položky zo zoznamu. Toto jednoduché cvičenie vás bude motivovať pokračovať v týchto recenziách.

Etapa 5. Akcie

Keď je zostavený plán na týždeň, potom zostáva konať. Vyhnite sa jednej z najväčších začiatočníckych chýb GTD, keď trávite príliš veľa času organizovaním úloh namiesto ich skutočného dokončenia.

Tu je niekoľko tipov na zefektívnenie vašich akcií.

1. Urobte si plán dňa na základe plánu na týždeň. Rozdeľte si deň na bloky, urobte si 2-3 bloky pre dôležité úlohy a pár blokov pre iné úlohy. Trvanie blokov je v priemere 60–120 minút. Vložte voľný čas medzi bloky na nepredvídané úlohy.
2. Pracujte na systéme Pomodoro, na tento účel si môžete v telefóne nastaviť časovač. Jeho podstata je jednoduchá: každých 25-30 minút práce si urobte prestávku na päť minút a po treťom pracovnom bloku dlhšiu prestávku (15-30 minút). Celkovo sú to tri bloky po 30 minút, s prestávkami po piatich minútach, po ktorých nasleduje dlhá prestávka 15-30 minút. Môžete urobiť 2-4 takéto cykly za deň, v závislosti od toho, ako často ste rozptýlení.
3. Počas blokov s dôležitými vecami sa snažte nenechať rozptyľovať inými ľuďmi a cudzími zvukmi (na tento účel si môžete v slúchadlách zapnúť špeciálnu hudbu na koncentráciu).
4. Zistite, kedy je vaša energetická hladina najvyššia (napríklad od 7. do 9. hodiny ráno) a počas tejto doby robte najdôležitejšie veci, ktoré vás približujú k vašim osobným cieľom.
5. Neplánujte si na deň príliš veľa dôležitých vecí: stačí 1-3. Je dôležité, aby ste na konci dňa, po prezretí preškrtnutých úloh vo svojom pláne, boli spokojní a urobili si rovnaký realistický plán aj na zajtra.