Ako lepšie využiť GTD systém

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Spisovateľ a bloger Leo Babauta vysvetľuje, ako pokračovať v plánovaní a zbaviť sa všetkého, čo vám bráni byť produktívny.

Prečo je tento systém potrebný

Getting Things Done (GTD) je dobre známy systém na dokončenie vecí od Davida Allena. Pri jeho používaní sú absolútne všetky prichádzajúce informácie zaznamenané a rozdelené do zoznamov. Cieľom je urobiť veci tak, že strávite viac času tým, na čom skutočne záleží.

So systémom GTD môžete dosiahnuť veľmi veľký úspech. Tu je len niekoľko z nich:

• Zvládate množstvo úloh.
• Stanete sa sebavedomejšími.
• Menej otáľate a ste menej roztržitý.
• Veria vám viac: iní vedia, že vždy všetko dotiahnete do konca.
• Do práce vás pozývajú častejšie, pretože je žiadaný solídny prístup k podnikaniu.
• Zmeníte sa k lepšiemu – uvedomíte si, čo je pre vás skutočne dôležité, stanete sa zvedavými, začnete sa učiť, budovať pevné vzťahy s ľuďmi a zbavovať sa starých vzorcov vnímania, ktoré vám prekážajú.
• Zarobíte viac.
• Ste schopní vytvoriť úspešný startup alebo vybudovať skvelú spoločnosť.
• Svoje nápady môžete zdieľať – v knihe, blogu alebo prednáške.

Aby ste však získali všetky tieto výhody, musíte pochopiť, ako systém efektívne využívať a zistiť, čo tomu bráni. Leo Babauta, spisovateľ a autor populárneho blogu Zen Habits, vysvetľuje, čo pre to musíte urobiť.

Ako efektívnejšie využívať GTD systém

Zistite, čo vám bráni byť produktívny

Zvyk prokrastinovať. Váhate, či pristúpiť k úlohe pre jej zložitosť: buď máte pocit, že ju nezvládnete, alebo ste jej vôbec nerozumeli. Toto je prokrastinácia.

Zvyk odvádzať pozornosť. Podarilo sa vám začať, ale okamžite prejdete na inú úlohu. Všetky tie isté pochybnosti a neistoty vás nútia odložiť to v prospech ľahšieho cvičenia alebo len začať zabíjať čas. Toto neustále prepínanie vedie k strate koncentrácie. Zároveň to vyzerá, že budete nekonečne zaneprázdnení.

perfekcionizmus. Dlho sa nemôžete pustiť do práce, pretože teraz na to nie je vhodný čas. Alebo ste to odložili, pretože to nebolo dokonalé.

Napríklad si chcete založiť blog, ale nechcete, pretože kým nenájdete ideálnu platformu a tému, nemáte dostatok voľného času a stále nemáte zoznam skvelých nápadov. Alebo ste napísali článok a nepublikovali ste ho, pretože materiál ešte treba dopracovať – v skutočnosti si na to jednoducho netrúfate.

Životné prostredie. Ľudia vám maria plány, nič nerobia načas, všetko komplikujú, kazia, sťažujú sa a otravujú. A spoliehajúc sa na iných ľudí je niekedy ťažké dosiahnuť svoje ciele. Častejšie je to len výhovorka pre seba.

Rozptyľovanie. Sú to ľudia, akékoľvek udalosti, problémy. Zasahujú do vašej práce. Niečo môžete ovládať, niečo nie.

Únava. Ste unavený, hladný, vyčerpaný, zmätený alebo znudený. Takéto problémy bránia koncentrácii a robeniu vecí.

V tomto prípade stačí načerpať energiu: zdriemnuť si, prejsť sa, meditovať.

Alebo sa pustite do úloh, ktoré nevyžadujú veľa energie: triediť poštu, robiť administratívnu rutinu. Ak je únava pozorovaná dlhší čas, skontrolujte svoju stravu a spánok.

Strach, pochybnosti, pocity bezmocnosti a pochybnosti o sebe. Sú jadrom väčšiny vyššie uvedených prekážok.

Zistite, čo vám chýba, aby ste pracovali efektívnejšie

Vybrané body budú riešením vyššie uvedených problémov.

Schopnosť určiť priority. Úspech môžete dosiahnuť, ak väčšinu času venujete dôležitým úlohám. Keď ste zaneprázdnení nepodstatnými aktivitami alebo neustále prepínate medzi aktivitami, ste menej efektívni. Treba si vybrať jeden dôležitý problém a sústrediť sa len naň.

Postupne sa naučíte identifikovať, ktoré úlohy a projekty majú pre vás veľkú hodnotu. Je dôležitejšie odpovedať na správy ako písať článok? Čo je prospešnejšie pre vašu kariéru, šťastie, zdravie?

Schopnosť správne začať podnikať. Práve sklon k prokrastinácii je jedným z najčastejších a najbolestivejších problémov, ktoré stoja v ceste k dosiahnutiu cieľa. Preto je najdôležitejšie pri plnení úloh začať.

Sústreďte sa na prvý, najmenší krok. Čo najmenší. Vytvorte prostredie, ktoré vám uľahčí začiatok. Napríklad, keď si sám Leo chcel vypestovať návyk na behanie, sústredil sa len na to, aby si obul tenisky a vypadol z domu.

Práca v šprinte. Tento prístup vám pomôže vyrovnať sa s multitaskingom a rozptýlením. Táto technika sa tiež nazýva Pomodoro. Je založená na rozdelení práce do krátkych 15-25 minútových intervalov (šprinty), počas ktorých sa treba sústrediť len na jednu úlohu, bez toho, aby ste boli rozptyľovaní niečím iným.

Nasleduje krátka prestávka, po ktorej začínate nový šprint. Ak ste túto metódu nikdy nepoužili, môžete si zariadiť niekoľko takýchto pracovných segmentov denne a po týždni ich počet začať postupne zvyšovať.

Správa zoznamu úloh. Pomáha sústrediť sa a zvládnuť všetko plánované. Ale snažte sa to príliš nekomplikovať. Nájdite si jednoduchý plánovací program, zapíšte si všetko, čo musíte v blízkej budúcnosti urobiť, a každý deň si vyberte, na ktoré úlohy sa dnes zameriate.

Naplánujte si na deň tri dôležité a tri menšie úlohy – tento počet sa môže meniť v závislosti od dĺžky vášho pracovného dňa, zložitosti úloh a rýchlosti ich dokončenia.

Schopnosť prijať chyby. Perfekcionizmus nám bráni pri vykonávaní vecí. Nestarajte sa preto ani tak o dokonalosť svojej práce, ako o jej dokončenie. Držte sa pravidla „mizerného prvého návrhu“od spisovateľky Ann Lamotte.

Je presvedčená, že jediný spôsob, ako začať dobre písať (a vôbec to začať robiť), je načrtnúť slabý a zbytočný návrh. Po chvíli sa k výsledku vrátite a vyleštíte ho.

Práca v režime neistoty. Strach a ťažkosti vás budú často prenasledovať. Preto je veľmi užitočné naučiť sa v stave tejto neistoty pracovať: udržať sa pod kontrolou, neskrývať sa pred úlohami a vnútornými zážitkami a nesťažovať sa.

Aby ste to urobili, vždy, keď za sebou zbadáte niečo také, odložte všetko bokom a snažte sa cítiť svoj stav. Akceptovať to. Venujte pozornosť svojim fyzickým pocitom. Uistite sa, že neistota a nepohodlie sú v poriadku. Naučte sa vážiť si momenty také, aké sú.

Schopnosť vidieť celkový obraz. Jedna vec je úplne sa sústrediť na jednu úlohu a celkom iná je vedieť sa na situáciu pozrieť ako na celok. Všeobecná analýza situácie by sa mala vykonať ráno a večer, ako aj niekoľkokrát počas dňa - v prípade, že potrebujete upraviť akčný plán.

Všetci sme občas rozptýlení, vyrušení a čelíme nepredvídaným ťažkostiam. Aby ste zostali produktívni, musíte sa naučiť zmeniť zameranie, keď je to potrebné.

Schopnosť byť zodpovedný. V prvom rade to znamená neobviňovať iných ľudí zo všetkých ťažkostí, ktorým čelíte na ceste k dosiahnutiu svojho cieľa. Prevezmite plnú zodpovednosť za svoju časť práce.

Buďte lídrom – prejavte iniciatívu, sledujte úspechy celého tímu, aj keď ste v ňom obyčajný podriadený.

Otvorená komunikácia. Takú, aby každý jasne chápal svoju zodpovednosť a hranice, ako aj dôsledky ich nedodržiavania. Pomôže to vytvoriť štruktúru, v ktorej budú môcť všetci zainteresovaní pracovať jednoduchšie a efektívnejšie. Pokúste sa s ľuďmi zaobchádzať úprimne a pozitívne, napriek všetkým ich nedostatkom.

Schopnosť plánovať. Množstvo úloh v denníku nijako neprispieva k dosiahnutiu cieľa. Namiesto toho je najlepšie vytvoriť si minimálny zoznam zodpovedaním jednoduchých otázok. Ako začať deň, aby ste dokončili dôležité úlohy? Ako behať šprinty, aby ťa nikto nerozptyľoval? Za čo musíte prevziať zodpovednosť? Kedy sa oplatí preberať poštu? Na aký čas si mám naplánovať stretnutia? Ako zhodnotíte svoj deň?

Odpovede vám pomôžu naplánovať si deň. Nesnažte sa, aby to bolo dokonalé. Analýzou toho, čo sa deje, časom nájdete najlepšiu možnosť.

Kde začať so zlepšovaním

Urobte si jednoduchý plán. Vôbec nie je potrebné snažiť sa zvládnuť všetky chýbajúce zručnosti naraz. Na začiatok je najlepšie zamerať sa na prvé štyri, ktoré budete cvičiť na dennej báze:

• Stanovenie priorít a definovanie úloh dňa.
• Práca v šprinte.
• Meditácia – keď pociťujete strach, neistotu alebo neistotu.
• Analýza na konci dňa a revízia plánu.

Všimnite si, čo a ako budete robiť. Ukážte výsledný plán niekomu, koho poznáte, a hláste sa mu každý deň počas týždňa. Sľúbte si, že sa každý týždeň podelíte o svoje úspechy, výzvy a ako sa pripravíte na začiatok nového sedemdňového obdobia.

Nájdite si každý večer 10 minút na to, aby ste si zhodnotili, ako prebiehal váš deň a či ste splnili všetky body svojho plánu. Napíšte, čo sa stalo, čo zabránilo, ako môžete urýchliť pohyb vpred.

Postupom času budú pre vás šprinty, meditácia a ďalšie zručnosti jednoduchšie. Potom sa začnite učiť nové a efektívne prístupy, ako budete postupne zlepšovať svoj systém. Hlavná vec je pamätať na cvičenie.