Jednoduchý systém na organizovanie zložitého moderného života

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Dnes vám chceme povedať o systéme, ktorý vám pomôže štruktúrovať všetky vaše pracovné projekty, úlohy a záležitosti. Pomocou nej sa naučíte, ako si správne stanoviť ciele a vypracovať plány na ich dosiahnutie.

V modernom svete musí človek robiť viac vecí naraz. Projekty, porady, záležitosti, úlohy, ktorých termín sa neúprosne blíži… Často je pre nás náročné zorganizovať si život tak, aby sme mali čas zvládnuť pracovné záležitosti.

Dnes vám chceme predstaviť systém, ktorý vám pomôže usporiadať všetky vaše ciele, záležitosti a úlohy. Tento systém vyvinul Chris Winfield, podnikateľ z New Yorku.

Život je ťažký.

Baví nás pracovať 40+ hodín týždenne, sme na to hrdí a radi hovoríme každému a každému, akí sme zaneprázdnení, pretože sa vďaka tomu cítime dôležití a nenahraditeľní. Nuž, alebo inak, len si myslíme, že by to tak malo byť.

Tak to bolo aj so mnou. Až kým som sa nerozhodol všetko zmeniť.

Takto to ďalej nešlo, musel som začať odznova a všetko zmeniť. Chcel som žiť život naplno a nechcel som premeškať jediný okamih.

Bol tu však jeden problém. Nevedel som, ako to urobiť. Strácal som príliš veľa času a pracoval som neefektívne. Začal som teda hľadať spôsoby, ktoré by mi mohli pomôcť vyriešiť problém.

Prečítal som veľa kníh a blogov o produktivite a nakoniec som prišiel na štvordielny systém.

Tento jednoduchý systém, o ktorom bude reč neskôr, mi pomohol zlepšiť produktivitu, s jeho pomocou som si vedel zorganizovať dni, týždne, mesiace, ba aj hodiny. Vďaka nej dokážem viac za kratší čas.

Naozaj by som rád povedal, že som sa k tomuto systému dostal ľahko a rýchlo, ale nie je to tak: Strávil som stovky hodín experimentovaním, musel som prejsť mnohými zlyhaniami, chybami a sklamaniami.

Dnes som schopný urobiť viac za 17 hodín ako v minulosti za 40 hodín. Ani to nie. Za jeden týždeň som schopný dosiahnuť viac ako za posledných niekoľko mesiacov.

Dokážem súčasne pracovať s viacerými projektmi, klientmi, firmami a zároveň udržiavať rovnováhu medzi pracovným a osobným životom.

Pracujem, trávim čas s rodinou, chodím, komunikujem s ľuďmi, učím iných, čo sám viem a robím toho oveľa viac. Každý deň. A to všetko len vďaka tomu, že som si vypracoval systém, ktorý mi vyhovuje, ktorého sa neustále držím. Tento systém je pomerne jednoduchý, ale nikdy by ste nemali zabúdať, že:

Len to nemusí vždy znamenať ľahké.

Jedna z hlavných vecí, ktoré som si uvedomil, je, že ak si nájdeš čas na plánovanie dňa a máš jasnú predstavu o tom, čo chceš dosiahnuť (vytvoríš si určitý obraz o svojich dňoch), všetko pôjde ľahšie. Budete menej pracovať a viac sa vám bude dariť, pretože budete pracovať s vášňou, uvidíte pred sebou cieľ.

Môj systém má štyri hlavné prvky:

1. Snívajte a stanovujte si ciele. Čo vlastne chceš od života? Aké sú tvoje sny, ciele, ambície? Ak nepoznáte odpovede na tieto otázky, potom vám zvyšok komponentov v tomto zozname nebude k ničomu.
2. Uvoľnite svoj mozog. Preneste myšlienky z hlavy na papier. Ak chcete byť skutočne produktívni, nemusíte premýšľať o nadbytočných detailoch.
3. Vytvorte mentálne mapy. Pomôžu vám nájsť medzery k vašim hlavným cieľom. Inými slovami, pochopíte, ako rýchlo získať alebo získať to, čo chcete.
4. Spravujte svoj čas a rozdeľte zložité úlohy na jednotlivé prvky. To vám pomôže dosiahnuť vaše hlavné ciele v čo najkratšom čase.

Nikto nikdy nebude spochybňovať zjavný fakt, že všetci ľudia majú 24 hodín denne. Úspešní ľudia majú dve vlastnosti:

• Presne vedia, čo chcú.
• Snažia sa dostať to, čo chcú.

Ste pripravení riskovať a vynaložiť úsilie, aby ste boli úspešní? Potom čítajte ďalej.

1. Sen. Vytýčiť ciele. Podniknite kroky

Začnite tým, že si predstavíte konečný cieľ.

Stephen Covey

Prvým krokom je vytvoriť si veľký obraz o svojom živote. Musíte pochopiť, čo chcete dosiahnuť, akým človekom sa chcete stať, inými slovami, premýšľať o tom, ako by mal vyzerať váš ideálny život.

Keď som to urobil prvýkrát, chcel som vo svojom živote veľa zmeniť. Možno sa vám bude tak ako mne vtedy zdať, že veľa vecí sa zmeniť nedá, no nezúfajte a nevzdávajte sa, pretože tento pocit je úplne normálny.

Podľa rady Marka Allena som si vyčlenil jednu stranu pre každý z mojich cieľov. Takéto ohraničenie priestoru je potrebné, aby ste mali možnosť každý cieľ detailne namaľovať, rozložiť na základné prvky, vytvoriť si podrobný plán na dosiahnutie tohto cieľa, no špecifikácia cieľa by mala byť bez vody.

Je dôležité si zapamätať niečo: nedržíte svoj plán v krvi, vaše ciele sa môžu kedykoľvek zmeniť. Nevieme s istotou povedať, čo s nami bude o hodinu, a ešte viac nikto nemôže povedať, že jeho ciele a životné plány sa nezmenia ani v nasledujúcom mesiaci či roku.

Takéto plánovanie je však výhodné v tom, že máte jasnú predstavu o tom, čo chcete dosiahnuť, akým človekom sa snívate stať.

Nebojte sa tiež, ak sa vám nepodarilo zostaviť plán dosiahnutia každého cieľa. Nevadí, hlavné je, že máte cieľ, a keď príde jeho čas, nájdete spôsoby, ako ho dosiahnuť.

2. Vyložte si mozog

Nech je vaša myseľ vždy jasná a jasná, ako obrovská obloha, veľký oceán a najvyšší vrchol hory.

Morihei Ueshiba

Naša pamäť je v mnohých ohľadoch nástrojom na prežitie. Najľahšie si zapamätáme veci, ktoré sú pre nás dôležité a potrebné. Pamäť je úžasná vec: napríklad v situácii vyššej moci si môžeme spomenúť na školské hodiny bezpečnosti života a poskytnúť človeku prvú pomoc.

V mysli máte stovky myšlienok, drobných detailov, nepotrebných detailov. Napríklad sa snažíte zapamätať si všetky nuansy, dokonca aj tie najmenšie detaily projektu, ktorý robíte. Aj keď je takéto uvedomenie úctyhodné, často je to aj úzkosť a stres. Záver: zbavte sa tohto svinstva, vyložte si mozog.

Nenechávajte si všetky tieto detaily v hlave - zapíšte si ich do denníka, nechajte to všetko na pevnom disku vášho počítača alebo niekde inde. To vám umožní lepšie sa sústrediť na to, čo je v danej chvíli dôležité, pričom nezabudnete na aktuálne dianie.

Organizuj, rozdeľuj a panuj

Teraz, keď ste sa zachránili pred obrovským množstvom zbytočných alebo nie príliš dôležitých myšlienok, je čas začať organizovať svoje záležitosti. Pozrite sa na svoj vlastný plán. Snáď ste nelenili a urobili si plán nielen na najbližšie týždne a mesiace, ale aj na celé roky.

Musíte štruktúrovať všetko, čo musíte urobiť. Pokúste sa naplánovať všetky svoje projekty, úlohy a iné záležitosti tak, aby sa navzájom nerušili: venujte každej úlohe samostatný čas, nenaháňajte dve muchy jednou ranou, ale rozdeľujte a panujte.

Nerobte si starosti, ak nemáte konkrétny plán, ako dosiahnuť všetko, čo ste si naplánovali. Hlavná vec je, že máte ciele a vaše podvedomie vám pomôže vo zvyšku.

V tomto prípade možno vaše podvedomie prirovnať k GPS navigácii. Nastavíte si cieľ a zistíte, ako sa tam dostať.

3. Vytvorte myšlienkovú mapu

Všetko, čo potrebujete, je plán, plán a odvahu dostať sa do cieľa.

Earl Nightingale

Myšlienková mapa je diagram, ktorý vám pomáha vizualizovať a organizovať informácie. Myšlienkové mapy sa dajú použiť takmer na všetko, od robenia poznámok až po vývoj serióznej stratégie. Pomôžu vám rozložiť zložitý objekt na jednotlivé časti.

Pomocou myšlienkovej mapy môžete zostaviť hierarchiu projektov, výsledkov a úloh. Použite veľkosť a farbu písma na zvýraznenie toho, čo je dôležité alebo naliehavé. Môžete tiež zahrnúť odkazy na dôležité internetové zdroje alebo dokumenty vo svojom počítači.

Táto mapa vám pomôže na prvý pohľad zistiť, ktorý projekt vám zaberá najviac času alebo si vyžaduje najväčšiu pozornosť (úlohy a termíny zvýraznené červenou farbou budú kričať na ich naliehavosť a dôležitosť).

Týždenným prezeraním svojej myšlienkovej mapy si všimnete, ktoré projekty sú blízko dokončenia, a to vás bude motivovať posunúť sa ďalej. Vymažte dokončené projekty a naplňte ich novými.

4. Manažujte si čas a rozdeľte náročné úlohy na základné prvky

Rozhodnite sa už dnes, že sa stanete odborníkom na riadenie svojho času a vlastného výkonu.

Brian Tracy

Teraz, keď máte plán, musíte si byť istí, že všetky úlohy, ktoré vás čakajú, zvládnete včas. Existujú rôzne techniky a systémy, ktoré vám s tým pomôžu. Napríklad:

• Kanban je systém, ktorý vám pomôže efektívne riešiť úlohy. Existuje šikovný online nástroj KanbanFlow, ktorý je určený nielen pre sólo, ale aj pre tímovú prácu.
• Známa technika osobnej efektívnosti GTD, ktorá vám pomôže dotiahnuť veci do konca.

Nezabudnite na dnešok

Myšlienkové mapy, GTD, Kanban sú skvelé a nesporne nevyhnutné na to, aby ste dosiahli svoje ciele. Nezabúdajte však, že ide o strategické plánovanie. Niekedy potrebujete jednoduchý a praktický plán dňa. Nie na zajtra. Ani mesiac, ani rok. Pre dnešok.

Sen sa stáva cieľom, keď sa podnikne kroky na jeho dosiahnutie.

Bo bennet

Existuje technika Pomodoro, ktorá vám môže pomôcť efektívne si naplánovať čas. Viac sa o tom dozviete tu.

Vždy dosiahnuť svoje ciele, dokončiť úlohy načas, dosiahnuť úspech – o to by sa mal snažiť každý. Nikdy však nezabudnite na siedmu zručnosť Stephena Coveyho – ostrenie píly.

Predstavte si muža, ktorý pílil strom päť hodín, ale keď mu poviete, aby na pár minút prestal, aby nabrúsil pílu, odpovie: „Nemám čas nabrúsiť pílu! Potrebujem rezať!"

Nezabudnite si nájsť čas na svoje zdravie, svoju rodinu a priateľov a vždy sa snažte odpočívať, keď cítite, že to potrebujete.