9 tipov, ktoré vám pomôžu pracovať rýchlejšie vo Worde

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Aj keď už dlho pracujete v MS Word a považujete sa za odborníka, vždy môžete byť ešte produktívnejší.

Možno už poznáte niektoré techniky. Často sa však ukazuje, že aj skutoční profesionáli idú ďaleko a nepoznajú veľa užitočných trikov.

1. Autotext

Túto funkciu môžete použiť na rýchle zadávanie často používaných slov a fráz, čím ušetríte veľa času. Môžete sa o túto radu podeliť s kolegami a uľahčiť tak život aj im.

Stačí napísať text (alebo vytvoriť grafiku), ktorý často používate v dokumentoch, a v prípade potreby ho naformátovať. Potom vyberte text a stlačte Alt + F3. Zadajte krátky názov (napríklad skratku) a uložte. V budúcnosti namiesto celej frázy napíšte meno, ktoré ste si vybrali, a stlačte F3. Uložený text alebo obrázok sa automaticky zobrazí v dokumente.

2. Automatické opravy

Autotext skráti čas strávený písaním opakujúceho sa textu, ale nevyrieši problém preklepov a chýb. Automatické opravy opravujú niektoré bežné chyby. Word to robí sám počas písania. A ešte lepšie, ak sami pridáte slová, v ktorých sa často vyskytujú preklepy.

Napríklad viete, že v slove „agentúra“vám vždy chýba „t“. Otvorte predvoľby (Súbor → Možnosti → Pravopis → Možnosti automatických opráv vo verziách 2010, 2013, 2016) a vyplňte, čo chcete nahradiť. Keď nabudúce napíšete „agentúra“bez „t“, Word chybu sám opraví. Na tom istom mieste môžete pridať alebo odstrániť nahradenie úvodzoviek-labky úvodzovkami-vianočné stromčeky, pomlčku s em pomlčkou atď.

3. Možnosti prilepenia

Pri vkladaní textu z internetu alebo iných súborov ho musíte naformátovať tak, aby zodpovedal štýlu vášho dokumentu. Samozrejme, vždy si môžete zvoliť možnosť „iba text“, ale na to budete pravdepodobne často zabúdať. V takom prípade môžete nastaviť neformátované prilepenie ako predvolenú možnosť.

Prejdite na „Súbor“→ „Možnosti“→ „Rozšírené“→ „Kopírovať, vystrihnúť a prilepiť“a v položke „Prilepiť z iných programov“vyberte možnosť „Uložiť iba text“. Teraz, v akomkoľvek dokumente, na ktorom pracujete, kopírovanie obsahu zo súborov alebo webových stránok ho naformátuje tak, aby zodpovedalo vášmu textu.

4. Odstránenie štýlu

Ďalším spôsobom, ako odstrániť formátovanie textu, je správa štýlov. Vyberte požadovaný obsah a stlačte kombináciu klávesov Ctrl + medzerník alebo vyberte možnosť Normálne na karte Domov v skupine Štýly.

5. Spolupráca v reálnom čase

Office Online bol predstavený v Office 365 2013. Verzia 2016 ponúka ešte viac funkcií, ako napríklad spoluprácu v reálnom čase. Pravdepodobne väčšina používateľov pozná tento princíp z Google Docs.

Uložte dokument na OneDrive alebo SharePoint Online. Kliknite na Zdieľať a vyberte, s kým chcete na tomto súbore pracovať. Pošlite pozvánku spoluautorovi, aby sa k vám mohli pripojiť vybraní ľudia. Každý, kto má prístup k dokumentu, uvidí, kto robí aké zmeny. Práca na projektoch tak bude oveľa efektívnejšia: nikto nebude musieť čakať na odpovede s úpravami a novými informáciami poštou.

6. Šablóny

Na webe môžete nájsť a stiahnuť obrovské množstvo šablón. Môžete s nimi začať a upravovať ich podľa potreby – oveľa rýchlejšie ako prestavba projektu.

7. Dodatok

V mobilnej aplikácii pre Android a iOS môžete vytvárať a upravovať dokumenty zo smartfónu alebo tabletu a prezerať súbory z cloudového úložiska. Je lepšie používať aplikáciu Word ako iné mobilné editory: takto si môžete byť istí rovnakým formátovaním a mať vždy prístup k najnovšej verzii dokumentu – v počítačovom programe, vo verzii Wordu v prehliadači, na smartfóne alebo tabletu.

Ak chcete pracovať, musíte sa prihlásiť do svojho účtu. Ak máte vy alebo vaša organizácia predplatné Office 365, v aplikácii nemusíte platiť nič.

8. Vlastný formát tabuľky

Ak často formátujete tabuľky podľa svojich predstáv, môžete znížiť množstvo práce. Vytvorte štýl a pridajte ho do skupiny Štýly tabuliek. Potom v tejto skupine kliknite pravým tlačidlom myši na požadovaný štýl a nastavte ho ako predvolený formát.

9. Tlačte kdekoľvek

Niekomu sa to môže zdať zvláštne, ale väčšina používateľov Wordu používa šípky na klávesnici, keď potrebuje posunúť kurzor a začať písať na nové miesto v dokumente. Ale to sa dá urobiť oveľa rýchlejšie - dvojitým kliknutím. Otvorte prázdny hárok a dvakrát kliknite kdekoľvek, aby ste tam začali písať.

Teraz ste pripravení byť v programe Word čo najproduktívnejší!