OmniFocus 2: Vyskúšajte silu GTD na OS X

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Pre moju dlhoročnú prax samoorganizácie sa GTD stal najlepším, aj keď nie ideálnym systémom a OmniFocus 2 je najlepším organizérom pre GTD pre Mac. To si povieme.

Sila GTD spočíva v systéme zbierania, triedenia, prezerania, kontroly a rozhodovania. Aplikácia GTD by mala podporovať všetky tieto procesy. V ideálnom prípade by všetky tieto procesy mali byť vďaka aplikácii jednoduché a rýchle. Poďme sa pozrieť na platnosť tvrdenia OmniFocus 2, že je najlepšou aplikáciou GTD.

Zbierka („Doručená pošta“)

OmniFocus 2 má všetko, čo potrebujete na rýchle pridávanie úloh do doručenej pošty. Okno na vytvorenie úlohy môžete zobraziť pomocou vlastných klávesových skratiek:

Ako vidíte, v okne môžete zadať všetky údaje o úlohe (poznámku, projekt, kontext, čas začiatku a termín splnenia), alebo môžete rýchlo zadať názov a poslať úlohu do koša.

Úlohu môžete vytvoriť v priečinku Doručená pošta odoslaním e-mailu na špeciálnu e-mailovú adresu. Predmet sa stane názvom úlohy a obsah sa umiestni do poznámok. Na svojich zariadeniach so systémom iOS som do aplikácie napísal e-mail OmniFocus a vytváral úlohy dvoma klepnutiami.

A ešte jeden spôsob - cez kontextové menu "Služby":

A aby ste pri každom výbere textu nemuseli otvárať kontextové menu, zliezť do položky „Služby“a tam nájsť možnosť poslať výber do OmniFocusu, nastavte si klávesovú skratku. Toto sa vykonáva na karte „Klávesové skratky“v nastaveniach klávesnice:

Pri tomto nastavení sa pomocou skratky odošle každý vybraný text do priečinka Doručená pošta OmniFocus 2.

Triedenie ("Projekty")

Pre možnosti a pohodlie triedenia môžete vytvárať priečinky a tri typy projektov: so sekvenčnými, paralelnými a oddelenými prípadmi. V prípade sekvenčných úloh bude v projekte vždy aktívna iba jedna úloha, po ktorej sa stane aktívnou ďalšia. Ak teda vyberiete filter Dostupné, zobrazia sa iba prvé úlohy zo sekvenčných projektov.

Prečo sú potrebné projekty, myslím, nie je potrebné vysvetľovať a zložky sa dajú prispôsobiť oblastiam zodpovednosti: profesionálna činnosť, zdravie, vzťahy, rozvoj, spiritualita, financie atď.

Zobraziť ("Skontrolovať")

Revízia je pravidelná kontrola projektov a úloh, aby ste mali neustále palce a nič vám neušlo. Pre každý projekt nastavíme frekvenciu sledovania a s touto frekvenciou sa zobrazí na karte Pokladňa.

Vyzerá to takto: otvoríme kartu „Skontrolovať“a pozrieme sa na úlohy projektu NNN. Jedna úloha bola označená vlajkou, ďalšia dostala termín a začiatok tretej bol posunutý. Po všetkých potrebných manipuláciách označíme projekt ako skontrolovaný a zabudneme naň až do ďalšieho zásahu na karte „Skontrolovať“.

Pomáha nám to nezmeškať nič dôležité a šetrí nás to od každodennej kontroly projektov, ktoré stačí kontrolovať raz za týždeň alebo aj za mesiac.

kontrola ("predpoveď")

Záložka "Predpoveď" má podobnú úlohu, ale s akciami a schôdzkami naplánovanými na celý deň alebo na konkrétny čas dňa. Synchronizuje sa s vaším kalendárom a zhromažďuje naplánovaný termín v OmniFocus a naplánovaný termín vo vašom kalendári na jednom mieste.

Táto karta nám pomáha nezmeškať schôdzky a udalosti alebo termíny priradené k úlohám.

Rozhodovanie („kontexty“a „perspektívy“)

Gréci mali dve slová pre čas: chronos a kairos. Chronos je pojem času, ktorý nám hovorí o dátume alebo dĺžke času, ktorý zostáva pred udalosťou alebo ktorý od nej uplynul. Kairos je ten správny čas (Kairos je starogrécky boh šťastnej chvíle).

Hovorí sa, že Pushkin zhromaždil mená vyberavých kritikov svojich diel do špeciálnej vázy, a keď na tom kairos žieravej nálady trval, náhodne jedno vybral a napísal nešťastnému kritikovi jedovatý epigram.

V systéme GTD je pojem kairos vyjadrený slovom „kontext“:

Kontext je možné priradiť podľa psychického a fyzického stavu (silný, bolesti hlavy, vyčerpaný…), podľa miesta pobytu (kancelária, hypermarket, domov…), podľa ľudí, s ktorými je potrebné diskutovať o problémoch (rada podniku, Ivan Ivanovič …), podľa dostupných nástrojov atď.

Pravidlá GTD umožňujú priradiť úlohe iba jeden kontext a OmniFocus 2 toto pravidlo striktne dodržiava. Ale to nie je vždy opodstatnené a človek si musí vytvárať kontexty ako „Internet + Mac“. Aplikácia vám však umožňuje nastaviť geografické súradnice pre kontexty, aby sa pri približovaní k danému miestu spúšťali pripomienky.

A pre ešte rýchlejšie rozhodovanie je tu možnosť vytvárať perspektívy:

Ako môžete vidieť na snímke obrazovky, ide o jednoduché filtrovanie úloh podľa projektu (priečinok), stavu (označené, v blízkej budúcnosti, podľa termínu …), dostupnosti (prvé dostupné, zostávajúce, všetko, dokončené), trvanie, kontext alebo obsah časti textu v názve alebo poznámkach k úlohe.

Pre rýchly prístup k perspektíve jej môžete nastaviť klávesovú skratku alebo ju pridať medzi obľúbené, čím ju umiestnite do ľavého bočného panela. Štyri horné karty na snímkach obrazovky sú perspektívy, ktoré som vytvoril.

Outlook sa synchronizuje s verziami pre iOS v oboch smeroch, vďaka čomu je oveľa jednoduchšie rozhodovať sa o ďalšej úlohe.

Nevýhody OmniFocus 2

Bez ohľadu na to, ako veľmi sa vývojár snaží, je jednoducho nemožné, aby nedokonalí ľudia v nedokonalom svete vytvorili ideálnu aplikáciu bez chýb a nedostatkov. OmniFocus 2 nie je výnimkou.

Prvým nedostatkom (relatívnym) je cena: základná verzia pre OS X a iOS bude stáť 40 dolárov; Inovácia na Pro – 40 USD pre OS X a 20 USD pre iOS (ak ste si zakúpili predchádzajúcu verziu OmniFocus, upgrade na Pro je bezplatný).

Druhou nevýhodou je synchronizácia. Je pomalý a zobrazuje chyby, ak ste vytvorili alebo zmenili úlohu offline bez predchádzajúcej synchronizácie zariadenia so skutočnými údajmi na serveri.

A tretí nedostatok sa mi ťažko opisuje slovami. Za tri roky „vzťahu“s OmniFocus 1 a 2 sme sa s ním nedokázali stať dobrými priateľmi a prečo nie je jasné. Zdá sa, že existuje všetko, čo je potrebné pre skvelú aplikáciu GTD (zmieril som sa s nedostatkom synchronizácie), ale neustále som mal ťažkosti pri rozhodovaní a videl som celkový obraz projektov a úloh.

Možno je problém v tom, že som MLO používal päť rokov predtým a nikdy som sa nedokázal znova prispôsobiť OmniFocus. Tak som si nedávno nainštaloval CrossOver a prepol späť na MyLifeOrganized. Ale to je už iný príbeh…

Takže Ak uvažujete nad organizérmi pre OS X a plánujete využiť plnú silu GTD systému, tak lepší OmniFocus 2 dnes nenájdete.