Aký je rozdiel medzi produktivitou a efektívnosťou a čo je dôležitejšie

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Porovnávať tieto pojmy je ako porovnávať kvantitu s kvalitou. Najčastejšie nie sú navzájom konzistentné.

Produktivita odráža počet výsledkov

Meranie produktivity je zvyčajne jednoduché, a preto sa naň veľa ľudí zameriava. Na tento účel sa vypočíta objem získaných výsledkov pre dve rovnaké časové obdobia. Ak ste napríklad prečítali dve knihy v decembri a štyri vo februári, vo februári ste boli produktívnejší.

Spoločnosti vypočítavajú produktivitu porovnaním výkonnosti zamestnancov, oddelení a divízií. Ak napríklad kancelária spoločnosti v Kalifornii zarobila 60 000 dolárov za mesiac a kancelária na Floride zarobila 50 000 dolárov, prvá sa považuje za produktívnejšiu.

Pri hodnotení niekoho alebo niečoho by ste sa nemali spoliehať len na kvantitatívne výsledky. Tieto informácie nestačia.

Zdá sa, že produktivita odráža úplný obraz práce. Napríklad, keď vás vedúci požiada, aby ste dokončili správu do konca dňa, považuje túto požiadavku za primeranú. Aj keď to naozaj netrvá príliš dlho, možno vám dochádza čas. Koniec koncov, pravdepodobne máte svoje vlastné priebežné povinnosti a nepredvídané naliehavé úlohy.

Efektívnosť meria kvalitu

Ak sa produktivita zameriava na výsledky, potom sa efektívnosť zameriava na kvalitu práce. Produktivitu si preto možno predstaviť ako predaj a efektivitu ako sumu, ktorá po všetkých odpočítaniach zostane vo vašich rukách.

Vráťme sa k predchádzajúcemu príkladu. Kalifornská kancelária spoločnosti vygenerovala tržby 60 000 dolárov, ale 20 000 dolárov z toho bolo potrebné minúť na organizáciu seminára a cestovné náklady. V kancelárii na Floride sa seminár uskutočnil pomocou lacnej online platformy. Výsledkom bolo, že ich príjmy boli vyššie a oni sami boli efektívnejší.

Efektívnosť možno merať aj pomerom kvality práce a vynaloženého času. Napríklad dvaja zamestnanci call centra musia denne pohovoriť so 100 zákazníkmi. Prvý naplnil kvótu tým, že zavolal 150 ľudí, druhý tým, že zavolal 300. Hoci obaja dosiahli želaný výsledok, prvý sa ukázal byť efektívnejší. Uskutočnil iba 50 ďalších hovorov, zatiaľ čo druhý uskutočnil 200.

Nezameriavajte sa však len na efektivitu. Nenastavujte sa vysoko. Ťažkosti a chyby sú prirodzenou súčasťou rozvoja a dosahovania cieľov.

Keď sa zameriame na kvalitu, začneme o sebe pochybovať, trápiť sa a prokrastinovať. Ak ste aj vo vedúcej pozícii, váš tím len ťažko niečo vytvorí zo strachu, že neurobíte chybu.

Z tohto dôvodu mnohí uviaznu vo fáze analýzy a snažia sa predvídať všetky možné dôsledky. Hoci existujú príklady úspešných perfekcionistov ako Steve Jobs, výskumy potvrdzujú, že väčšina úspešných ľudí v akejkoľvek oblasti nie je perfekcionista. Prekáža pri rozhodovaní a strach z chyby vám nedovolí napredovať.

Musíme nájsť rovnováhu

Tým nechcem povedať, že jedno je dôležitejšie ako druhé. Oba ukazovatele je potrebné zlepšiť. Áno, je pekné dosahovať ciele a dodržiavať sľuby, ktoré ste si dali, ale najprv stojí za to posúdiť náklady.

Sledujte, koľko času a zdrojov ste investovali do dosiahnutia svojho cieľa. Ak je vaša produktivita taká vysoká, že vo výsledkoch vašej práce je veľa chýb, ktorým potom musíte venovať ďalšiu pozornosť, platí zákon klesajúcich výnosov. To isté sa stane, keď myslíte len na kvalitu a narazíte na perfekcionizmus. Strach zo zlyhania vám bráni vo výkone na vašej optimálnej úrovni.

3 spôsoby, ako zlepšiť svoje výsledky

1. Dávajte pozor na čas a zdroje

Pokúste sa udržať aktuálny počet výsledkov znížením použitých zdrojov. Aby ste to dosiahli, vedome pristupujte k svojim cieľom.

Povedzme napríklad, že ovládate marketingový rozpočet multimiliardovej spoločnosti. Možno dosahujete požadovaný výsledok len preto, že zaplavujete trh reklamami.

Skontrolujte všetky svoje marketingové kampane a zhodnoťte každú z hľadiska návratnosti investícií. Ak chcete zvýšiť efektivitu aj produktivitu, prerozdeľte náklady. Investujte peniaze, ktoré momentálne míňate, na 10 % kampaní v spodnej časti zoznamu návratnosti investícií do prvých 10 % kampaní v tomto zozname.

2. Znížte straty

Nájdite lacnejšie, ale spoľahlivé alternatívy, ktoré vám pomôžu dosiahnuť rovnaké výsledky, aké dosahujete teraz. Na tento účel je užitočné každoročne kontrolovať svoje výdavky. To vám pomôže všimnúť si oblasti, kde môžete ušetriť peniaze. Ak si nie ste istí, pozrite sa na ceny na trhu. Táto metóda sa dá aplikovať na pracovné aj osobné financie.

3. Zvýraznite hlavné ciele

Perfekcionizmus vás núti myslieť si, že potrebujete všetko alebo nič. Ak sa nechcete dostať do tejto pasce, musíte si priznať, že veci nemôžu ísť presne tak, ako by ste chceli. Rozhodnite sa, čo je pre vás najdôležitejšie, a buďte pripravení obetovať menej dôležité ciele.

Vezmime si napríklad nákladnú dopravu. V tejto oblasti je veľká konkurencia, takže vodiči musia neustále myslieť na znižovanie nákladov a zvyšovanie efektivity. Aby udržali nízke náklady, nikdy nejazdia bez nákladu. To znamená, že ak potrebujete prepraviť náklad do mesta, na ceste späť z tohto mesta musí byť náklad.

Ak na mieste vykládky nebude nová objednávka za rovnakú cenu, súhlasia s nižšou platbou. Pretože hlavným cieľom nie je jazdiť naprázdno. Táto možnosť je oveľa lacnejšia ako cestovanie do iného mesta bez nákladu. Koniec koncov, výber nie je medzi zníženou cenou a bežnou cenou, ale medzi zníženou cenou a nečinnou cestou. Výsledkom je, že rozhodnutie znížiť náklady na prepravu zvyšuje produktivitu.

Ak máte ťažké rozhodnutie, zastavte sa a popremýšľajte o tom, čo je pre vás najdôležitejšie.

Predstavte si, že dokážete dosiahnuť len jeden alebo dva ciele. Čo bude mať najväčší efekt? Potom zvážte, čo je potrebné zmeniť vo vašej produktivite alebo efektívnosti, aby ste dosiahli tento cieľ.