Ako správne delegovať pracovné úlohy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Kategorické príkazy, nevšímavosť k záujmom zamestnancov a nedostatok vďačnosti nie sú tým najefektívnejším prístupom k rozdeleniu úloh v tíme.

Dobrý líder nie je ten, kto všetko berie na svoje plecia, ale ten, kto dokáže zostaviť silný efektívny tím a kompetentne rozdeliť zodpovednosti, vrátane tých neplánovaných.

Delegovanie, teda delegovanie úloh z jedného zamestnanca na druhého, pomáha zvyšovať mieru angažovanosti v tíme a manažéri, ktorým sa to darí, prinášajú svojim firmám v priemere o 33 % vyššie tržby ako ostatní.

Ale povedať „toto“je nesprávne. Objednávací tón, zle naplánovaná úloha, nedostatok vysvetlenia - to všetko môže spôsobiť odmietnutie a v dôsledku toho skončiť s nie najlepším výsledkom.

Odborníčka z Harvard Business School Lauren Landry hovorila o pravidlách, ktoré pomôžu efektívne delegovať a zlepšiť výkon.

1. Posúdiť schopnosti zamestnancov

Sú úlohy, ktoré nemožno delegovať. Sú napríklad neoddeliteľnou súčasťou vašich povinností. Alebo iný zamestnanec nemá znalosti a kvalifikáciu na vykonávanie takýchto úloh. Alebo naopak, sú oveľa jednoduchšie ako tie, ktoré zvyčajne robí. Napríklad požiadať obchodného manažéra alebo audítora, aby našiel majstra na opravu kancelárskeho kávovaru, by bolo, mierne povedané, nevhodné.

Vo všeobecnosti, skôr ako niekomu niečo zveríte, mali by ste si položiť otázku:

• Vyrovná sa človek s touto úlohou? Má dostatok času alebo mu to prekáža v iných povinnostiach?
• Bude mať zamestnanec dostatok vedomostí a zručností? Alebo ho musíte aktualizovať tak dlho, aby to bolo jednoduchšie urobiť sami alebo nájsť iného odborníka? Povedzme, že potrebujete vypracovať správu o práci tímu na projekte, ale kolega, ktorému to chcete zveriť, to nikdy neurobil, čo znamená, že podnik sa bude pohybovať pomaly, so škrípaním a vy môžete treba všetko prerobiť.
• Pomôže táto úloha zamestnancovi zlepšiť niektoré zručnosti, získať skúsenosti? Toto je voliteľné, ale bolo by to pekné.
• Nájde sa zamestnanec, ktorý to zvládne lepšie?

2. Snažte sa vyhovieť záujmom a potrebám každého

Napríklad potrebujete zorganizovať budovanie tímu pre celý tím, ale na to nie je žiadny špeciálny zamestnanec. Ale je tu človek, ktorý je silný v komunikácii a rád by získal skúsenosti s organizovaním podujatí, školením a personálnym manažmentom. Môžete mu ponúknuť túto úlohu.

Alebo spoločnosť dočasne zostane bez špecialistu na SMM, ale je tu niekto, kto sa dobre vyzná v algoritmoch sociálnych sietí a nevadilo by mu vyskúšať si marketing.

Samozrejme, nie vždy je to možné. Sú nudné úlohy, ktoré nikto nemá rád. Napriek tomu však nebude zbytočné kriticky hodnotiť tím a premýšľať o tom, komu by nové zadanie mohlo prospieť.

3. Správne nastavte úlohu

Pri oslovovaní zamestnanca vysvetlite, prečo mu chcete danú úlohu zveriť, ako môže byť užitočná pre firmu aj pre neho osobne. Určite ho pochváľte a uveďte jeho prednosti, ktoré ovplyvnili váš výber. Byť zdvorilý.

Povedzte nám o zadaní podrobne. Majte jasný cieľ a časový plán. Poskytnite všetky požadované dokumenty a ďalšie informácie. Bude veľmi dobré, ak budú všetky potrebné materiály prehľadné a štruktúrované, aby zamestnanec nemusel tráviť veľa hodín zisťovaním, čo je čo.

4. Poskytnite normálnu komunikáciu a príjemnú atmosféru

Dajte danej osobe najavo, že ste tu vždy, aby ste jej pomohli, navrhli, odpovedali na otázky. Upozornite, že ak z nejakého dôvodu nezvládne alebo zmešká termín, bude sa môcť s vami porozprávať a spoločne niečo vymyslíte.

Opýtajte sa, čo potrebuje na dokončenie úlohy. Možno mu budete musieť poskytnúť ďalšie informácie alebo ho napríklad prepustiť z aktuálnych udalostí.

Je dôležité zostať priateľský, aby vás zamestnanec skutočne neváhal kontaktovať, ak sa niečo pokazí.

5. Buďte na bezpečnej strane

Keď dokončíte úlohu sami, máte nad situáciou úplnú kontrolu. Ak sa úlohy ujme niekto iný, môže nastať milión problémov, ktoré môžu viesť k zlým výsledkom alebo nedodržaniu termínov.

Vopred si premyslite, čo budete robiť v prípade nepriaznivého vývoja udalostí. Buďte pripravení prevziať úlohu sami alebo ju rýchlo zadať niekomu inému.

Skúste tieto situácie brať nie ako zlyhanie, ale ako skúsenosť, ktorá vám pomôže lepšie pochopiť váš tím, jeho schopnosti a úroveň organizácie.

6. Buďte trpezliví

Áno, sú veci, ktoré je rýchlejšie robiť svojpomocne, ako niekoho poveriť a potom tráviť čas odpovedaním na otázky a sledovaním výsledku.

Je dôležité si uvedomiť, že nie ste ľudský orchester a pre efektívnu prácu musíte rozvíjať svoj tím, dať zamestnancom príležitosť robiť niečo nové, stať sa kompetentnejšími, učiť sa aj zo svojich chýb.

To znamená, že musíte byť trpezliví, ak sa niekto pýta príliš veľa otázok alebo sa s úlohou vyrovná pomalšie, ako ste očakávali.

7. Poskytnite a požiadajte o spätnú väzbu

Keď je úloha hotová, povedzte zamestnancovi, ako hodnotíte jeho prácu: čo sa vám páčilo a za čo ste pripravení ho pochváliť, aké body by sa dali zlepšiť, čo by sa malo pre to urobiť a čo hľadať v budúcnosti.

Buď správny. Bezdôvodne nenadávajte, nezvyšujte hlas, neznehodnocujte ani nekritizujte. Určite začnite pochvalou a potom sa jemne porozprávajte o tom, na čom treba popracovať.

Ak bola úloha pre daného človeka nová a ťažká, opýtajte sa ho, ako na nej pracoval. Čo bolo ľahké a čo nie, čo bolo zaujímavé a čo sa mu vôbec nepáčilo, ako sám hodnotí výsledok, čo by chcel zlepšiť a ako to plánuje urobiť.

8. Nezabudnite poďakovať

A to nielen jeden na jedného, ale aj verejne, najmä ak úloha nebola jednoduchá. Pochváľte človeka pred celým tímom, dajte mu deň voľna navyše, označte ho za najlepšieho zamestnanca, ak to spoločnosť praktizuje.

Tiež by ste si nemali privlastňovať plody práce niekoho iného. Namiesto „organizoval som teambuilding“alebo „vypracoval som správu“je lepšie zdôrazniť, že ste všetko pripravovali spoločne a váš kolega veľa pomáhal. Ľudia oceňujú, že sú uznávaní za svoje zásluhy, vďaka čomu sú viac angažovaní a lojálni k spoločnosti.