Ako správne zoskupovať úlohy, aby ste všetko stíhali

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Zvýšte produktivitu uprataním zoznamu úloh.

Každý už dávno vie, že multitasking nie je až taká dobrá vec: bráni nám efektívne sa sústrediť na jednu vec.

Ide o to, že prechod z jednej úlohy na druhú si vyžaduje veľa času – to potvrdzujú štúdie Multitasking: Náklady na prepínanie. Ľudia pracujú najefektívnejšie, keď sa dostanú do stavu plynutia: plne sústredení na jednu činnosť, bez toho, aby ich rozptyľovalo niečo iné.

Žiaľ, nie vždy sa to podarí zachytiť, pretože sme neustále zaplavovaní kopou rôznych vecí, ktoré si vyžadujú našu pozornosť. Existuje však jeden trik, ktorý vám umožní minimalizovať stratu času a energie prepínaním medzi rôznymi aktivitami. Nazýva sa to dávkovanie úloh.

Podstata tejto techniky je nasledovná: úlohy rovnakého typu spájate do takzvaných balíčkov a tie potom vykonávate hromadne. Je to jednoduché.

Prečo je užitočné zoskupovať úlohy

Najjednoduchšie je robiť veci v náhodnom poradí: nemusíte sa obťažovať plánovaním, stanovovaním priorít a inými nudnými vecami. Niečo si spomenul – a urobil si to. A potom sme prešli k ďalšej úlohe.

Tento prístup však nie je veľmi užitočný pre vašu schopnosť sústrediť sa. Podľa štúdie The True Cost Of Multi-Tasking, publikovanej v Psychology Today, človek pri prepínaní medzi nesúvisiacimi úlohami stráca až 40 % svojej produktivity.

Inými slovami, ak najprv napíšete správu, potom začnete odpovedať na e-maily, potom vytriedite papierové dokumenty a potom sa znova vrátite k správe, zakaždým, keď strácate čas sústredením sa na novú úlohu, ktorá nie je ako tá predchádzajúca. Tom DeMarco, autor knihy The Human Factors: Successful Projects and Teams, tvrdí, že táto „výmena prevodového stupňa“môže trvať až 15 minút alebo viac.

Dávkové zoskupovanie úloh uľahčuje prechod z jednej aktivity na druhú. Čím viac sú vaše úlohy podobné, tým ľahšie je po dokončení jednej prebrať ďalšiu.

Ako používať dávkové spracovanie

1. Vytvorte zoznam úloh

Najprv si napíšte, čo máte v úmysle urobiť, do jednoduchého zoznamu, riadok po riadku. Môžete to urobiť na papieri alebo použiť množstvo aplikácií na správu úloh. Hlavná vec je opraviť všetko. Ideálne je vyhradiť si každý deň (alebo aspoň raz za týždeň) nejaký čas na plánovanie.

2. Rozdeľte úlohy do kategórií

Teraz, keď je zoznam pripravený, rozdeľte všetky jeho položky do kategórií. Môžu byť rôzne - vyberte si, čo chcete. Hlavná vec je, že je to pohodlné a vizuálne.

Zhromažďujte napríklad úlohy ako „Odpovedať na e-maily“alebo „Zavolať kolegom“v časti „Rokovania“a „Napísať článok“a „Vykonať úpravy“v časti „Text“. Vytvorte samostatné kategórie pre domáce práce, pracovné úlohy, nakupovanie a ďalšie. V takto usporiadanom zozname sa bude ľahšie orientovať.

Ďalšou možnosťou je zbierať úlohy do balíkov podľa miesta, kde sa majú vykonávať. Napríklad všetky nákupy prepojte s miestom „Supermarket“a pracovné úlohy s miestom „Kancelária“atď. Týmto spôsobom, ak sa ocitnete v blízkosti obchodu, môžete nahliadnuť do svojho zoznamu úloh a okamžite vidieť všetky nákupy, ktoré potrebujete.

3. Zablokujte čas

Dávkové spracovanie úloh funguje skvele v spojení s takzvanou technikou blokovania času. Po rozdelení zoznamu do kategórií prideľte každej kategórii konkrétny čas dňa. A pridajte zodpovedajúci blok do svojho kalendára. Počas jedného bloku času robte len veci z jednej kategórie a ostatné ignorujte.

Ďalšou možnosťou je spojiť populárnu techniku Pomodoro s dávkovaním úloh. Počas 25 minút sa nepretržite venujete úlohám z jedného balíka. Potom odpočívajte 5 minút. Potom zopakujte cyklus s ďalšou skupinou prípadov.

4. Zvážte svoju maximálnu produktivitu

Rozhodnite sa, v ktorý čas dňa ste najproduktívnejší. Väčšina ľudí má toto ráno, ale existujú aj nočné sovy, ktorým sa ľahšie zaostruje v tme. Nájdite svoj vrchol produktivity a pokúste sa dokončiť úlohy z kategórií s najvyššou prioritou.

5. Odstráňte rozptýlenie

Keď začnete vykonávať ďalšiu skupinu úloh, uistite sa, že vás nevyruší náhodné upozornenie alebo telefonát. Na kontrolu smartfónu si môžete vyhradiť špeciálny čas. Kým riešite úlohy z jednej kategórie, nemyslite na zvyšok.

Aké úlohy možno zoskupiť

V skutočnosti, vo všeobecnosti, akékoľvek. Scott Young, spisovateľ, programátor, podnikateľ a veľký fanúšik dávkového spracovania, uvádza niekoľko príkladov:

• Email. Tim Ferris, autor knihy Ako pracovať 4 hodiny týždenne, niekedy dostane 300 e-mailov za hodinu. A napriek takémuto objemu im odpovedá iba raz denne, pričom si na to vyhradí čas.
• Čítanie. Čítať niečo medzi tým je takmer zbytočné, keďže si toho aj tak veľa nezapamätáte. Radšej si sami určte, kedy je pre vás pohodlnejšie brať informácie premyslene, a rezervujte si tento čas na čítanie.
• Hovory. Zapíšte si mená ľudí, ktorým potrebujete zavolať, a ich telefónne čísla do jedného zoznamu. Potom zavolajte naraz všetkých kandidátov na zozname. Po prvé, nebudete opäť rozptyľovaní telefonickými rozhovormi. Po druhé, budete si môcť vybrať čas dňa, kedy sú ľudia najmenej zaneprázdnení a budú sa s vami môcť rozprávať.
• Rekreácia a zábava. Preneste všetku zábavu – filmy, počítačové hry, prechádzky – na koniec dňa. To vás bude motivovať dokončiť prácu čo najskôr a bude sa vám ľahšie relaxovať s vedomím, že všetko na dnes je už prerobené.
• Nákupné výlety. Pred odchodom z domu si pozbierajte všetky úlohy, nákupy a pochôdzky a dokončite ich jedným ťahom. Môžete napríklad navštíviť supermarket, poštu a čistiareň súčasne. Ušetríte nielen čas, ale aj benzín.
• Korešpondencia na sociálnych sieťach. Nájdite si večer hodinu na rozhovor online. A po zvyšok času ponechajte upozornenia klientov sociálnych médií vypnuté.
• Varenie jedla. Je pravdepodobné, že každý deň nemáte dostatok času na varenie. Našťastie nám civilizácia predstavila takú jednotku, akou je mikrovlnná rúra. Na prípravu jedla na ďalší týždeň si vyhraďte 1–2 dni a potom ho už len prihrejte.
• Oprava. Dajte sa konečne dokopy a urobte všetky tie drobné práce okolo domu, ktoré tak dlho čakali v krídlach. Vymeňte vypálené žiarovky, pripevnite kľučku a kvapkajúci kohútik.
• Úvahy. Neustále rozmýšľate, snažíte sa niečo naplánovať, vyriešiť nejaké problémy, no nič vám nevychádza? Scott Young radí aj takú vec, ako je premýšľanie, ktoré treba urobiť v presne stanovenom čase. Zvyknite si každý týždeň naplánovať 2-3 hodiny, čo budete robiť ďalej a aké ciele chcete dosiahnuť.

Áno, a keď na to príde, dávkovanie úloh je tiež úlohou. Vyhraďte si preto špeciálny čas, najlepšie večer, aby ste zajtra rozdali položky zo zoznamu.