Osobný Kanban: Ako sa naučiť robiť prácu správne načas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Hlavná vec o japonskej metóde organizácie práce v otázkach a odpovediach.

Čo je to za nezrozumiteľné slovo - "kanban"?

Personal Kanban je interaktívna mapa vášho zamestnania. Jednou z najbežnejších a najdostupnejších možností je lepiaca doska, ktorá vám pomôže vykonať prácu správne načas.

Samotné slovo „kanban“je preložené z japončiny ako „billboard“. Prišiel k nám zo závodu Toyota, kde sa tak systém organizácie výroby nazýva.

Ako vám lepiaca tabuľa pomôže dodržať termíny?

Umožňuje vám vidieť to hlavné: aké sú vaše priority a čo ste už dosiahli. Učí vás tiež nenechať sa rozhádzať na druhoradé, momentálne nedôležité činnosti a nebrať na seba príliš veľa záväzkov.

Pravdepodobne je to všetko veľmi ťažké?

nie V systéme kanban existujú iba dve hlavné pravidlá:

1. Musíte si predstaviť svoj pracovný postup. To vám pomôže vidieť vaše skutočné zaťaženie a v prípade potreby ho zmeniť.
2. Musíte obmedziť počet úloh, na ktorých aktívne pracujete. Na ilustráciu tohto pravidla často uvádzajú príklad žongléra: čím viac predmetov zdvihne, tým vyššia je šanca, že niečo rozbije.

Vizualizácia znamená umiestniť tabuľu s nálepkami?

Nie je to nutné. Môžete použiť akúkoľvek možnosť, ktorá je pre vás vhodná: tabuľu, chladničku s magnetmi, notebook, špeciálne aplikácie atď. Hlavná vec je, že nakreslíte aspoň tri stĺpce: To do, Doing, Hotovo. Musia byť vyplnené nálepkami alebo nápismi, aby ste kedykoľvek videli, ako ste momentálne zaneprázdnení.

Môžete tiež pridať stĺpec Čakajúce na úlohy, ktoré nie sú naliehavé. Alebo akékoľvek iné stĺpce, napríklad "Odpočinok" (s úlohami "objednajte si pizzu", "ísť sa lyžovať" atď.).

Funguje to jednoducho: pri plnení úloh presúvate nálepky (alebo poznámky) z jedného stĺpca do druhého.

A čo mi to dá?

Možnosť získať efektívnu spätnú väzbu. Keď nálepku presuniete do stĺpca „Hotovo“, váš mozog dostane sladkosť: úloha je splnená, môžete si oddýchnuť alebo začať novú.

Postupom času si vytvoríte zvyk začať novú úlohu až po dokončení predchádzajúcej. To znamená, že v ideálnom prípade nezostanú žiadne nedokončené záležitosti.

Ako môžem určiť, koľko úloh môžem dokončiť?

Empiricky. Začnite používať svoj osobný kanban a časom zistíte, aká je vaša „šírka pásma“. Môže sa meniť v závislosti od zložitosti úloh, vašej kondície a nálady. Vyberte minimum a potom zdvihnite latku.

Mimochodom, toto je dobrá ochrana pred vyhorením v práci. Naučíte sa zvládať svoju pracovnú záťaž bez toho, aby ste ohrozili svoju kariéru.

Ako sa osobný kanban líši od bežného zoznamu úloh?

Vizualizácia, schopnosť vidieť konečný výsledok (koľko ste urobili za deň) vám umožňujú vykonať analýzu, určiť, ktoré úlohy vás inšpirujú a ktoré sa vykonávajú s ťažkosťami (je lepšie ich vykonať ako prvé).

Bežný zoznam úloh nie je interaktívny, neposkytuje spätnú väzbu, nezmierňuje stres, pretože neštrukturuje pracovný deň.

Aké aplikácie nahrádzajú nálepku?

Trello je bezplatná aplikácia, ktorá je skvelá ako nástroj na budovanie vlastnej práce a riadenie malých projektov. Dá sa použiť aj na školenia, vizualizáciu zoznamu cieľov a túžob, opravy, plánovanie ciest, výskum a pod.

KanbanFlow vyzerá ako Trello, ale v skutočnosti ešte viac zodpovedá klasickému konceptu „kanbanu“. Aplikácia okrem vytvárania tabúľ a úloh umožňuje sledovať čas strávený ich vykonávaním (používa sa metóda Pomodoro).

Kanbanote je doplnok k populárnej aplikácii Evernote, ktorý vizualizuje zoznamy úloh.

Ak sa chcem o tom dozvedieť viac, čo si mám prečítať?

Jednou z najpopulárnejších publikácií je Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life od Jima Bensona a Toniana De Maria Barryho, ktorá poskytuje základné znalosti o systéme.

Jim Benson prevádzkuje aj blog, kde odpovedá na otázky a radí.