Ako nenarušiť plány a dodržať termíny

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Pamätajte na chybu plánovania a nebuďte príliš optimistickí, pokiaľ ide o vaše možnosti.

Ak sa vám niekedy nepodarilo pripraviť sa včas alebo dokončiť úlohu včas, je dosť možné, že ste sa stali obeťou chyby v plánovaní. Toto je jedna z najbežnejších kognitívnych predsudkov. Robíme túto chybu, aj keď vieme, že to v minulosti trvalo dlhšie. Je to preto, že sme príliš optimistickí, pokiaľ ide o naše schopnosti a podceňujeme pravdepodobnosť nepredvídaných okolností.

Napríklad dom bude postavený načas len vtedy, ak nemeškajú dodávky, robotníci si nečerpajú voľno a je ideálne počasie. Vždy existuje možnosť, že sa niečo pokazí. Väčšinou na to zabúdame a dávame si nemožné termíny. Ale ak si pamätáte túto chybu myslenia, môžete sa vyhnúť negatívnym dôsledkom. Bloger Thomas Oppon povedal, čo je pre to potrebné urobiť.

1. Odolajte nutkaniu zaoberať sa len urgentnými záležitosťami

Rozptyľovanie a malé naliehavé úlohy podkopávajú koncentráciu takmer na pol hodiny a tým trpí produktivita. Preto váš úspech závisí od schopnosti rozlišovať medzi naliehavými a dôležitými úlohami.

Dôležité je zriedka naliehavé a naliehavé je zriedkavo dôležité.

Naliehavé záležitosti si vyžadujú okamžitú pozornosť. Väčšinou sú to telefonáty, stretnutia, úlohy s termínmi. Tie dôležité pomáhajú dosahovať dlhodobé ciele a realizovať seriózne projekty. Žiaľ, väčšinou ich odkladáme na neskôr a riešime urgentné záležitosti. Dáva to pocit produktivity, ale v skutočnosti sa nepribližujeme k našim hlavným cieľom.

Obmedzte čas, ktorý strávite nedôležitými naliehavými úlohami, ako je analýza pošty, a sústreďte sa na dôležité veci.

2. Rozdeľte veľké úlohy na malé kroky

Čím viac bodov vo vašom projekte, tým väčšia šanca, že sa niečo pokazí. Zvážte všetky kroky a vytvorte akčný plán krok za krokom. Potom stanovte termíny. Na dokončenie jedného kroku si vyhraďte polhodinu alebo hodinu. Ak je úloha príliš veľká a hodina nestačí, rozdeľte ju na menšie.

Takéto krátke termíny vás prinútia hľadať najproduktívnejší spôsob práce, aby ste stihli čas. Po dokončení sa pozrite na svoje výsledky. Určite sú úlohy, ktoré sa nedajú dokončiť rýchlejšie a naopak, úlohy, pri ktorých sa dá čas ešte skrátiť. Premýšľajte a vykonajte potrebné zmeny vo svojom rozvrhu.

3. Použite časovač na paradajky

Sledujte, koľko času strávite pri určitých úlohách. Pomôže vám to získať realistickú predstavu a prekonať prílišný optimizmus pri plánovaní. Technika paradajok funguje dobre na sledovanie.

Podľa nej treba intenzívne pracovať 20, 30 či 40 minút a potom si dať krátku prestávku. Intervaly sú od seba oddelené časovačom. Táto technika vám pomôže rozdeliť veľké a zložité úlohy do zvládnuteľných krokov. Akonáhle začnete jeden interval, chcete dokončiť prácu bez toho, aby vás rozptyľovalo niečo iné.

4. Dajte si pozor na tých, ktorí zasahujú do vášho času

Chráňte svoj pracovný čas. Nehovorte častejšie. Potom sa môžete sústrediť na svoje vlastné úlohy a projekty namiesto toho, aby ste len odpovedali na požiadavky iných ľudí.

Keď hovoríte áno ostatným, uistite sa, že nehovoríte nie sebe.

Spisovateľ Paulo Coelho

Nenechajte sa vtiahnuť do vecí, na ktoré nemáte čas. Je ťažké to odmietnuť, no treba sa to naučiť kvôli vlastnej koncentrácii a duševnej pohode.

závery

Cítime sa zavalení plánovacími chybami. Ak si však všimnete a vyriešite problém včas, vášmu to až tak neublíži. Preto sa nespoliehajte na subjektívnu predstavu o tom, ako dlho bude niečo trvať. Merať a porovnávať. Pamätajte, ako sa vaše plány minule zhodovali so skutočným stavom vecí:

• Čo sa podarilo a čo sa nepodarilo?
• Čo môžete nabudúce urobiť inak?

Sledujte svoj pokrok a rozhodujte sa na základe týchto údajov.