Ako tráviť menej času e-mailom

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Kontrola e-mailov sa pre mnohých stala závislosťou. Ale môžete sa ho zbaviť a zvýšiť svoju produktivitu.

Kontrola e-mailov je v mnohom podobná závislosti. Má to viacero dôvodov.

• Rovnako ako pri sexe, hazardných hrách alebo užívaní drog, aj pri kontrole e-mailov sa v mozgu uvoľňuje hormón potešenia dopamín.
• Neustále kontrolujeme našu doručenú poštu, pretože chceme mať aktuálne informácie a bojíme sa, že niečo zmeškáme.
• E-maily rozoberáme, aby sme si oddýchli a nerobili zložitejšie veci.

Ale tento čas by sa dal využiť oveľa lepšie. Kevin Cruz, autor knihy 15 tajomstiev time managementu: Ako úspešní ľudia robia všetko, ponúka päť tipov, ktoré vám pomôžu skrátiť čas strávený e-mailom na polovicu.

1. Pridajte analýzu do svojho plánu

E-mail si nekontrolujte, ale spracujte. S analýzou správ zaobchádzajte rovnako ako s akoukoľvek inou prácou. Naplánujte si to, pridajte si to do kalendára a potom začnite. Cruz radí triediť poštu trikrát denne: ráno, popoludní a večer.

Nie je dôležité množstvo času stráveného prácou s poštou. Niekomu zaberie analýza správ tri hodiny denne, iným 30 minút. Hlavná vec je pristupovať k tomuto podnikaniu vedome, ako k bežnej práci.

Kevin Cruz

2. Neposielajte každému kópiu listu

Čím menej e-mailov odošlete, tým menej ich na oplátku dostanete. Skúste teda do kópie listu nevkladať toľko ľudí. Vrátane, nezačiarknite políčko „Odpovedať všetkým“.

Niektorým sa podarilo znížiť návštevnosť e-mailov o 50 %, keď sa trénovali, aby si dvakrát rozmysleli odoslanie nového e-mailu.

3. Filtrujte správy

Nastavte filtre na vkladanie rôznych typov písmen do rôznych priečinkov. Týmto spôsobom môžete strácať čas iba na skutočne dôležité správy a nenechať sa zavaliť zvyškom.

4. Prestaňte používať doručenú poštu ako zoznam úloh

Mnoho ľudí si posiela správy s rôznymi úlohami na neskôr a premieňajú poštovú schránku na ďalší zoznam úloh. To však poškodzuje iba produktivitu.

Cruz navrhuje tento prístup. Keď otvoríte nový e-mail, najprv si položte otázku, či ho môžete odstrániť. Ak nie, zvážte, či to nemôžete niekomu delegovať. Ak to nie je možné, zistite, či to zvládnete za menej ako päť minút. Ak áno, super. Ak nie, odložte list na neskôr. Nenechávajte si ho však v schránke, ale preneste si ho do kalendára a vyberte si konkrétny dátum a čas, kedy to môžete urobiť.

5. Oznámte svoj zámer ostatným

Porozprávajte sa o tom so svojimi spolupracovníkmi, takže bude pre vás jednoduchšie dodržať plán. Povedzte svojmu šéfovi, že na zlepšenie svojej produktivity vypnete nové e-mailové upozornenia a e-maily budete analyzovať iba v určitých časoch.

Dohodnite sa aj na tom, ako vás možno kontaktovať v prípade urgentných záležitostí.

Keď sa snažíte skrátiť čas potrebný na prácu s e-mailom, musíte zmeniť svoje návyky, a to je vždy ťažké dosiahnuť hneď. Buďte trpezliví a buďte pripravení uvedomiť si, že nie je potrebné tráviť toľko času poštou.