Ako vyčistiť Dokumenty Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Hrabeme nekonečné „Nové priečinky“a zbavujeme sa dokumentov s nezrozumiteľnými názvami.

Ak veľa pracujete s Dokumentmi Google alebo Dokumentmi Google, pravdepodobne ste čelili problému, že existuje príliš veľa súborov a hlavná stránka služby sa mení na neprehľadné podkrovie. Lifehacker hovorí, ako môžete vytvoriť poriadok z chaosu.

Použite vstavané nástroje na triedenie

Služba Dokumenty Google má niekoľko vstavaných nástrojov na triedenie, ktoré vám pomôžu rýchlo nájsť požadované súbory. Ak to chcete urobiť, stačí vybrať príslušnú možnosť kliknutím na jeden zo symbolov v pravej hornej časti hlavnej obrazovky.

1. Podľa formátu zobrazenia

Služba vám umožňuje prispôsobiť preferovaný spôsob zobrazovania súborov: zoznam alebo mriežku. Ak to chcete urobiť, stačí kliknúť na príslušnú ikonu.

2. Podľa dátumu alebo názvu

Dokumenty môžete pohodlne triediť podľa dátumu zobrazenia, dátumu zmien vykonaných vami alebo všetkými používateľmi a tiež podľa názvu.

3. Podľa vlastníka

Dokumenty Google umožňujú viacerým používateľom pracovať na dokumentoch naraz, a preto je táto služba taká pohodlná. Ak dokumenty nielen vytvárate, ale pracujete aj s neznámymi ľuďmi či pracujete kolektívne, pomôže vám triedenie podľa vlastníka (tvorcu) dokumentu. Ak ho chcete použiť, stačí kliknúť na príslušnú položku na hlavnej obrazovke a vybrať príslušnú možnosť.

4. Ak je to možné, prístup

Ak chcete zobraziť všetky súbory vytvorené inými používateľmi a dostupné pre vás, kliknite na ikonu priečinka v pravom hornom rohu hlavnej obrazovky a vyberte možnosť „Dostupné“.

Urobte si poriadok na Disku Google

Všetky súbory z Dokumentov Google (ako aj Tabuľky a Prezentácie) sú dostupné na Disku Google. Podmienkou poriadku v Dokumentoch je preto do značnej miery poriadok v Disku. Tu je to, čo môžete urobiť, aby ste sa vysporiadali s chaosom.

1. Triediť dokumenty do priečinkov

Na Disku Google môžete jednoducho vytvárať priečinky. Ak to chcete urobiť, musíte kliknúť na veľké tlačidlo "Vytvoriť" a vybrať položku "Priečinok".

Dajte svojim súborom a priečinkom jasné a konkrétne názvy. Z názvov „Nový priečinok“, „Bez názvu“, „1“alebo „lvpdlvarp“nie je jasné, čo je vo vnútri. Navyše, takéto súbory a priečinky bude ťažšie nájsť medzi mnohými inými. Názvy „Septembrové správy“, „Zoznam kontaktov zákazníkov o 15.10“alebo „Článok o biotechnológii“vám pomôžu efektívnejšie viesť vaše záznamy.

Súbory môžete preniesť do priečinka tak, že na ne kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete príslušnú položku.

Ponuku priečinka je možné otvoriť z domovskej obrazovky služby Dokumenty Google.

2. Pre dôležité súbory použite rôzne farby priečinkov a štítky

V predvolenom nastavení sú všetky priečinky na Disku Google sivé, ale môžete na ne kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať jednu z 24 farieb z rozbaľovacej ponuky.

Potrebné súbory môžete označiť aj na disku. Urobíte to kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom položky „Pridať k označeným“.

Označené súbory si môžete prezerať priamo v "Dokumentoch".

3. Odstráňte nepotrebné

Pri intenzívnom využívaní služieb Google sa im hromadí obrovské množstvo nepotrebných a neaktuálnych dokumentov. Môžete ich odstrániť v časti „Dokumenty“aj „Disk“kliknutím pravým tlačidlom myši na požadovaný dokument a výberom položky „Vymazať“.

Ak ste omylom odstránili dokument (Dokumenty Google pri odstraňovaní nepožadujú potvrdenie akcie), môžete kliknúť na vyskakovacie tlačidlo „Zrušiť“.

A ak ste ho odstránili, ale po niekoľkých dňoch ste zmenili názor, prejdite do „Kôš“, kliknite pravým tlačidlom myši na požadovaný súbor a vyberte „Obnoviť“.

Súbory v koši sa uchovávajú 30 dní, po ktorých sa automaticky vymažú.

4. Pomocou Filewatch sa zbavíte nepotrebných vecí

Filewatch vám pomôže nájsť súbory, ku ktorým máte stále prístup, povedzme, zo svojho starého pracoviska: ukáže vám, s ktorými ľuďmi zdieľate dokumenty, a umožní vám sa od nich odtrhnúť. Služba je tiež schopná nájsť súbory, ktoré sa stali dostupnými pre príliš veľa používateľov (napríklad unikli do siete), takže môžete zmeniť nastavenia prístupu k nim.

Filewatch je súčasťou knižnice Google Workspace Marketplace, čo znamená, že je certifikovaný spoločnosťou Google, takže vaše citlivé údaje sa nedostanú do nesprávnych rúk. Služba je bezplatná.

• Stiahnuť z knižnice Google →
• Stiahnite si z webovej stránky Filewatch →