Prečo je pre vás v práci kontrolný zoznam nevyhnutnosťou

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Kontrolný zoznam sa javí ako veľmi staromódny spôsob, ako organizovať svoj pracovný tok, pretože existuje veľa moderných techník. Ale sme pripravení presvedčiť vás jedným vedeckým experimentom, názorom doktora a skúsenosťami speváka skupiny Van Halen ako argumentov.

V modernom svete máme bezprecedentný prístup k informáciám. Veľa sa môžeme naučiť jednoducho položením správneho hľadaného výrazu alebo otvorením online encyklopédií. S týmto návalom informácií sa však stretávame aj s mnohými ťažkosťami.

Teraz vieme viac ako kedykoľvek predtým, ale je tu problém premeniť teóriu na prax, dať jej hodnotu a užitočnosť.

V mnohých ohľadoch nás informačný vek urobil oveľa menej praktickými a múdrymi. Dajte nám veľa vedieť, ale ľahko strácame koncentráciu, sme rozptýlení od hlavnej veci, dovoľujeme, aby sa pozornosť rozplynula. Navyše ľahko strácame zo zreteľa základy, základné informácie a robíme chyby s pocitom vlastnej kompetencie.

Podľa chirurga a výskumníka v oblasti verejného zdravia Atula Gawande, M. D., by ľudia mali čo najlepšie využiť svoje vedomosti.

Atul Gawande americký chirurg, novinár, spisovateľ

Dokážeme odpustiť zlyhania spôsobené nevedomosťou. Ak si človek v danej situácii nevedel rady, sme radi, že vynaložil maximálne úsilie na vyriešenie problému. Ale ak vedel, ako postupovať, no tieto informácie neaplikoval správnym spôsobom, je ťažké sa nezblázniť.

Chyby spôsobené pevným presvedčením, že „ja viem najlepšie, čo mám robiť“, sú často najbolestivejšie. Nesnažili ste sa zo všetkých síl a zlyhali ste, ale zámerne ste sa riadili prílišným sebavedomím a zlyhali ste. Atul Gawande verí, že je to podobné, ako keď jednoduchá chyba skúseného chirurga vedie k smrti pacienta.

Ako naložíme s týmto oceánom informácií? Ako čo najlepšie využiť vedomosti a nechať priestor na zázraky? Podľa Dr. Gawande môžete pomocou kontrolného zoznamu pocítiť svoju vlastnú silu a kompetenciu.

Doktor Gawande starostlivo študoval vplyv kontrolných zoznamov na chirurgov, respektíve na počet prípadov infekcie pacientov počas operácie. Napriek tomu, že experiment zahŕňal uznávaných a kompetentných chirurgov, všetkým z nich tak či onak hrozilo, že sa pri operácii pomýlia.

Kontrolný zoznam predložený chirurgom bol krátky a jednoduchý. Stálo tam:

Umyte si ruky mydlom a vodou.
Utrite pokožku pacienta antiseptikom.
Umiestnite sterilné obväzy na telo pacienta.
Nasaďte si klobúk, masku, sterilný plášť a rukavice.

Študenti medicíny sa tieto kroky učia naspamäť, sú samozrejmé, jednoduché a potrebné. Ale človek nie je stroj a na jednu z akcií môže zabudnúť. Preskočenie jedného kroku môže viesť k infekcii, čo znamená ďalšiu liečbu, finančné náklady a v horšom prípade aj smrť pacienta.

Prekvapivo, len čo sa tento kontrolný zoznam objavil lekárom pred očami, začali robiť menej chýb. Počet nakazených sa znížil o 66 %. Ušetrilo to veľa peňazí, no čo je dôležitejšie, zachránilo to vyše tisíc životov.

Samozrejme, kontrolný zoznam ako spôsob štruktúrovania myšlienok, zefektívnenia akcií a zapamätania si potrebných informácií je užitočný nielen pre lekárov, ale aj pre každého z nás.

Môže sa vám zdať urážlivé písať si kontrolný zoznam, aby ste na nič nezabudli. Koniec koncov, ste dostatočne inteligentní a môžete sa spoľahnúť na svoju vlastnú pamäť. Ale hlavným cieľom kontrolného zoznamu je disciplína, ktorá vám pomôže ísť zamýšľanou cestou a vyhnúť sa chybám.

Prečo robiť kontrolný zoznam

Kontrolný zoznam vám pomôže uistiť sa, že nezabudnete na základné a jednoduché informácie. Doktor Gawande verí, že kontrolný zoznam vytvára akúsi „kognitívnu sieť“, ktorá nás chráni pred našimi vlastnými nedostatkami – hranicami pamäti a pozornosti. Kontrolný zoznam zaisťuje, že v momente, keď sa blíži únava či lenivosť, nezabudnete na bežné pravdy.
Kontrolný zoznam oslobodí vašu myseľ a poskytne vám príležitosť pracovať na skutočne náročných úlohách. Keď sa prestanete starať o jednoduché a triviálne veci, dostanete šancu zamerať sa na ťažké rozhodnutia. Toto funguje obzvlášť dobre v prípadoch, keď neustále vznikajú neočakávané alebo neplánované situácie a je dosť ťažké ovládať sa.
Kontrolný zoznam pomáha byť disciplinovaný. To je dôležité, pokiaľ ide o rutinné úlohy. Keď si zo dňa na deň zvykneme niečo robiť, ľahko stratíme nadšenie a pozornosť, robíme chyby a prepočítavame sa. Ak sa na svojom pracovisku cítite príliš pohodlne, relaxujete a vaša pozornosť je rozptýlená, kontrolný zoznam vám pomôže zostať v strehu každú minútu.
Kontrolný zoznam šetrí čas. Už nemusíte premýšľať o každom svojom kroku: všetko ste už opísali na papieri. Ak sa treba rozhodnúť hneď, čas je tým najcennejším zdrojom. Kontrolný zoznam vám pomôže vyhrať vzácne sekundy.

Áno, kontrolný zoznam nie je najoriginálnejší spôsob, ako ovládať svoj pracovný postup. Ale zároveň sa tento jednoduchý nástroj ukazuje ako neuveriteľne cenný pre tých, ktorí chcú znížiť chyby a zlepšiť kvalitu svojej práce.

Ako vytvoriť efektívny kontrolný zoznam

Existujú dobré a zlé kontrolné zoznamy. Ako si teda vytvoríte kontrolný zoznam, ktorý vám pomôže začať?

Zamerajte sa len na jednoduché veci. Účelom dobrého kontrolného zoznamu je poskytnúť potrebné informácie. Žiadne podrobnosti. Kontrolný zoznam nie je sprievodcom, nie je prehliadkou vášho pracovného postupu. Toto je diagram, ktorý vám pomôže zapamätať si najdôležitejšie veci. Dobrý kontrolný zoznam by mal mať päť až desať bodov.
Kontrolný zoznam by mal byť jednoduchý a praktický. Používajte jasné slová, ktoré presne popisujú úlohu. Ak potrebujete viac času, aby ste si presne zapamätali, čo každá položka znamená, váš kontrolný zoznam je zlý.
Rozhodnite sa, kedy prestávku. Kedy použijete svoj kontrolný zoznam? Kedy prejdete na ďalšiu položku? Ako skontrolujete, či bola položka dokončená? Vyberte si čas, kedy si prejdete kontrolný zoznam a uistite sa, že je všetko hotové a môžete prejsť na ďalšiu úlohu.
Definujte typ svojho kontrolného zoznamu. Napríklad, ak ide o recept, potom si prečítate každý krok a budete postupovať podľa pokynov. Toto je typ na čítanie. A ak váš checklist obsahuje pracovné úlohy na dnešný deň a vy si z neho jednoducho odškrtávate splnené úlohy, tak toto je typ „vyrobené – potvrdené“. Tento krok vám pomôže zefektívniť prácu s vaším kontrolným zoznamom a lepšie sa ovládať.
Buďte pripravení revidovať a aktualizovať svoj kontrolný zoznam. Pokojne ho upravte a urobte nové úlohy alebo úpravy. Aby bol váš kontrolný zoznam skutočne účinný, musíte experimentovať.

Posledný krok je obzvlášť dôležitý. Váš kontrolný zoznam nie je vytesaný do kameňa, je prístupný meniacim sa okolnostiam.

Žiadne hnedé M & M's

David Lee Roth, spevák skupiny Van Halen, má zvláštny zvyk. Rocker jazdec vyzerá adekvátne: uvádza technické požiadavky na vybavenie. Jeden z bodov ale pravidelne šokuje zamestnancov koncertných hál, štadiónov a hudobných klubov: niekde v strede rebríčka je miska M&M's, ktorá by nemala obsahovať ani jeden hnedý cukrík.

Títo jazdci fungujú ako kontrolné zoznamy: zamestnanci sa pohybujú z bodu do bodu a spĺňajú požiadavky hudobníka. Keď David Lee Roth prijme prácu, zaujíma ho predovšetkým miska cukríkov. Uhádnete prečo?

Zatiaľ čo žiadosť o odstránenie všetkých hnedých M & M znie šialene, David Lee Roth to dokáže vysvetliť. Ak zamestnanci štadióna nechajú v miske hnedé cukríky, znamená to, že si nedávajú pozor na jazdca. Keď David na takéto dražé natrafí, ide skontrolovať všetko ostatné: či sú nástroje dobre zapojené, či je aparatúra správne nastavená, či sú zohľadnené jeho požiadavky na priestory a vybavenie. A ak nie sú hnedé cukríky a pracovníci staveniska rešpektovali aj takéto zvláštne želanie, hudobník si môže byť istý: všetko ostatné sa tiež splnilo.