Ako urobiť to, čo ste považovali za nemožné

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Tajomstvo produktivity Scotta Hanselmana, jedného z najznámejších programátorov spoločnosti Microsoft.

Scott Hanselman nie je len jedným z celosvetovo najuznávanejších webových expertov spoločnosti Microsoft. Je to skvelý rečník. Na svojom blogu, podcastoch a videách hovorí o gadgetoch, IT a osobnej efektivite. Tu je to, čo si Scott Hanselman myslí o produktivite.

Nebojte sa robiť chyby

"Niekedy je užitočné urobiť chybu." Nebojte sa lámať lesy, “je dokonca zvláštne počuť túto radu od takého super efektívneho človeka, akým je Hanselman. Na vrchole svojej kariéry sa zdá, že má čas na všetko: blogovanie a Twitter, nahrávanie podcastov, pravidelné vystupovanie na konferenciách. V posledných rokoch je spoluautorom viac ako pol tucta kníh. Napriek tomu, že má manželku a dve deti.

ako to robí? Odpoveď zaujíma nielen vás. Mnohí sú zmätení: „Scott, prečo taká hektická činnosť? Spíš vôbec?" Hanselman odpovedá: „Pretože musím tancovať! Vždy, keď začnem premýšľať, že by som mal prestať, spomeniem si na tento meme a tohto inšpirovaného chlapca."

„Čím menej robíš, tým viac dokážeš. Toto je typický zákon o mierke, “hovorí Hanselman. Škálovanie mení vaše limity zmenou vášho prístupu k produktivite.

Hanselman odhalil svoje tajomstvá produktivity v 42-minútovom rozhovore. Všetky jeho rady, od pravidla jedného písmena až po nájdenie vlastného Roberta Scobleho, sú realizovateľné.

Podľa neho jednoducho prispôsobil techniky produktivity Davida Allena (Getting Things Done), Stephena Coveyho (""), JD Meiera (Getting Results the Agile Way), Francesca Cirilla (Pomodoro technika) a Katie Sierra.

Nasleduje súhrn Hanselmanovho prejavu GOTO 2012 a súhrn jeho prezentácie na Webstock 2014.

Hľadajte výstražné značky

Nie vždy bolo ťažké udržať koncentráciu. Internet nebol vždy plný stoviek stránok čerstvého, ešte neprečítaného obsahu. Tok informácií, ktorý vás rozptyľoval, nebol vždy nepretržitý. Hanselman spomína, že keď sa ešte len učil programovať, všetky potrebné vedomosti obsahovali dve knihy.

Scott Hanselman

Na internete sa vytvárajú obrovské množstvá informácií, z ktorých polovicu tvoria odpadky. Rozptýlenia zaberajú tretinu dňa. Sme preťažení, ale hovoríme si, že všetko zvládneme, len treba pracovať neskoro.

Stop! Toto je výstražné znamenie. Ak sa pristihnete pri myšlienke, že musíte zostať dlho hore, aby ste stihli svoj rozvrh, máte problém. Veľký problém a riešenie nie je také jednoduché ako „Dúfam, že si upracem všetky úlohy vo svojom zozname úloh.“

"Nádej nie je plán," hovorí Hanselman. "Nádej čaká, keď ideš s prúdom."

Pochopte rozdiel medzi produktivitou a efektívnosťou

Čo teda robiť, keď uvidíte varovný nápis pred nebezpečenstvom? Hanselman má riešenie. Ale predtým, ako to Scott odhalí, definuje a porovnáva produktivitu a efektivitu.

• Produktivita je o dosiahnutí cieľa. Je dôležité rozhodnúť sa, čo robiť. Produktivita je o výbere správnych cieľov a zámerov a ich dosahovaní.
• Efektívnosť znamená dokončenie úloh čo najergonomickejším a procesne orientovaným spôsobom.

Scott Hanselman

Produktivita znamená robiť správnu vec. Efektívnosť je robiť veci správne. Inými slovami, produktivita znamená výber smeru a efektívnosť znamená rýchly chod týmto smerom.

Keď pochopíte, že ide o dve rozdielne veci, pochopíte, aké mocné nástroje sú.

Definujte, čo znamená práca

Hanselman sa zameriava aj na opísanú trojicu pojmu „práca“.

1. Vopred určená práca je taká, ktorá je vopred naplánovaná.
2. Práca, ktorá prichádza, je tá, ktorá vás odvráti od plánu.
3. Definovaná práca je, keď si sadnete a premýšľate o tom, čo musíte urobiť.

Tretím bodom je podľa Hanselmana potrebné venovať viac času. Ako často si v rozvrhu vyhradíte hodinu na to, aby ste si dobre premysleli, čo ďalej? Namiesto toho pri pohľade na zoznam úloh prepadneme panike, pretvoríme zoznam úloh v nádeji, že opravíme diery. Ale v skutočnosti sa zoznam z toho len rozrastá.

Nájdite si čas na premýšľanie o svojej ďalšej práci. Profesionálom to v priemere nezaberie viac ako hodinu denne.

Urobiť, hodiť, delegovať, odložiť

Hanselman vyzdvihuje ďalšiu Allenovu techniku z jeho slávnej Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Toto je skvelé e-mailové riešenie. Vykonajte úlohu z e-mailu, ak to trvá minútu a je naplánované. V opačnom prípade to zrušte, delegujte alebo odložte – urobte to neskôr alebo to delegujte na niekoho iného.

„Neboj sa lámať lesy“znie neprirodzene. V skutočnosti vám tento prístup umožňuje lepšie sa sústrediť na prácu ako situácia, keď bremeno zodpovednosti permanentne vyvíja tlak na psychiku.

Povedať nie je ťažké. Ale pocit viny spojený so slovom „áno“je oveľa horší ako nepohodlie z toho, že sa vzdávame. Všade, vrátane internetu, môžete ovládať a triediť svoje dátové toky.

Na filtrovanie informácií a plánovanie činností Hanselman odporúča maticu riadenia času.

	Naliehavé	Nie súrne
Dôležité	ja Kritické situácie. Naliehavé problémy. Projekty a úlohy s termínom.	II Nadväzovanie spojení. Hľadajte nové príležitosti. Plánovanie. Obnova síl.
Nedôležité	III Mimoriadne rozhovory a telefonáty. Nejaký druh korešpondencie. Nejaké stretnutia. Rutinné záležitosti.	IV Maličkosti, ktoré strácajú čas. Korešpondencia. Hovory. Nenáročná zábava.

Keď je niečo súčasne naliehavé a dôležité, napríklad manželka rodí alebo dôjde k záchvatu apendicitídy, mali by ste konať rýchlosťou blesku. Ak záležitosť nie je naliehavá a nedôležitá, je lepšie ju nerobiť vôbec. A, bohužiaľ, často strácame čas vecami, ktoré sú naliehavé, ale nedôležité. Naliehavé jednanie je pre mnohých z nás zlozvykom.

Pochopte e-mail

Scott Hanselman dostáva každý deň stovky e-mailov a zdieľa svoj prístup k Inboxu.

Použite pravidlo jedného písmena

Zmena nastavení pre prichádzajúce listy radikálne mení prístup k práci s e-mailom. Vytvorte priečinok pre listy, v ktorých ste v kópii, a samostatný priečinok pre správy, kde ste jediným príjemcom. Písmená, ktoré spadajú do prvého priečinka, sú a priori nedôležité.

Ale čo ak vám šéf pošle kópiu úlohy a potom sa spýta: "Prečo si nesplnil moju úlohu?" Odpoveď je jednoduchá: "Bol som v kópii, myslel som si, že ma len informuješ." Šéf by to už nikdy neurobil.

Ako komunitný architekt v spoločnosti Microsoft používa Hanselman vo svojej poštovej schránke ďalší priečinok, externý. „Sú to ľudia, ktorí nepracujú pre spoločnosť, ale sú pre mňa dôležití. Odpovedám na všetky ich e-maily, “vysvetlil Scott.

Nekontrolujte si poštu ráno ani večer

Je to jednoduché: ráno ste odpovedali na list, dostali okamžitú odpoveď, odpovedali znova… Výsledkom je, že korešpondencia, na ktorej ste plánovali stráviť menej ako hodinu, môže trvať aj pol dňa.

Scott Hanselman

Kontrola pošty ráno je ako cestovanie v čase. 9:00 - vstaň, skontrolujte si poštu. Zobudili sme sa - už je večera, je čas ísť na občerstvenie. A teraz je už 14:30, je čas pracovať… Ako sa to stalo? Práve ste si ráno otvorili e-mailového klienta.

Navyše, odpovedaním na e-maily ráno (alebo večer) si ľudí zvyknete na tento čas. Odpovedaním na e-mail o 2:00 raz ste si vybudovali reputáciu, že e-maily píšete o 2:00 a naznačili svoj zvyk naliehavosti.

Skontrolujte si poštu na poludnie podľa svojej každodennej rutiny a čudujte sa, koľko toho stihnete za deň.

Nájdite svojho Roberta Scoblea

Nemali by ste si každú chvíľu kontrolovať poštu zo strachu, že niečo zmeškáte. „Zvyčajne mám prázdnu schránku, ale keď som na dovolenke, môže tam byť 500 e-mailov,“vysvetľuje Hanselman.

Na konferenciách často môžete vidieť rečníkov, ktorí po tom, čo sotva dokončili svoj prejav, skôr utekajú k notebooku, aby sa pozreli do svojho e-mailového účtu. Človek má dojem, že ich úlohou je vymazávať písmená načas.

Na odstránenie tohto zvyku Hanselman odporúča používať takzvané dôveryhodné agregátory. Ide o kolegov, ktorí sú vždy informovaní o aktuálnom stave vecí. V Microsofte to bol Robert Scoble.

Scott Hanselman

Prihlásil som sa na odber tisícok blogov. Ale prečo? Kto je najlepší čitateľ blogov na svete? Robert Scoble! Za seba som sa rozhodla: Nie som Scoble, čítať toľko blogov je neprirodzené. A vieš čo som urobil? Začal som čítať jeho blog. Z tisícok blogov, ktoré som sledoval, mi zostalo päť, ktoré mi slúžia ako agregátor správ. Je to rovnaké, ako keby ste cez deň sledovali všetky spravodajské relácie alebo večer len sledovali záverečný program.

Nájdite si vo firme svojho „dôveryhodného agregátora“. Aby ste to dosiahli, jednoducho si položte otázku, kto je ten človek, ktorý si vždy uvedomuje, čo sa deje, a ochotne sa o to s vami podelí?

Zostaňte v prúde

Čokoľvek dôležité sa deje vo svete a vo vašom živote, určite o tom budete vedieť. Ak sa najbližšie 11. septembra stane, budete informovaní.

Preto skúste ako v kukle. Nenechajte svoju pozornosť blúdiť neustálym stláčaním Alt + Tab v Gmaile.

Uložiť stlačenie klávesov

Podľa príkladu novinára a evanjelistu Microsoftu Johna Adellu Hanselman vyzýva na „šetrenie ťahov klávesnice“. Nasledujúci príklad vysvetlí, čo to znamená.

Scott Hanselman

Ak mi Brian pošle list s naozaj zaujímavou otázkou o ASP. NET a ja odpoviem dlho a inšpiratívne (päť odsekov s príkladmi kódu atď.), Potom mu nedám iba podrobnú písomnú odpoveď, ktorá vyriešila jeho problém., dávam mu 10 tisíc ich stlačení. Ale život je krátky, počet takýchto kliknutí je obmedzený - nikdy ich nedostanem späť, len som ich dal Brianovi. Zároveň ani neviem, či si moju správu prečíta. Ako potom byť? Ako neminúť, ale znásobiť stlačenie klávesov? Píšem blogový príspevok a posielam Brianovi odkaz. Potom sa moje kliknutia znásobia aj po mojej smrti - vždy, keď si niekto pozrie moju blogovú stránku.

Napíšte krátke písmená: tri až štyri vety. Čokoľvek dlhšie by malo byť na blogu, Wikipédii, často kladených otázkach, znalostnej báze alebo akomkoľvek inom dokumente. E-mail nie je miestom na ukladanie vedomostí, vaše stlačenia klávesov tam zomierajú.

Pochopte doručenú poštu vo svojom živote

Triediť znamená niečo oddeliť, preosiať alebo vyradiť.

Nepretržitý prúd informácií ide nielen do vášho e-mailu, ale aj do podmienenej schránky vo vašom živote. Upozornenia na správy na sociálnych sieťach, o vydaní novej epizódy vášho obľúbeného televízneho seriálu a podobne – všetkým týmto malým udalostiam venujeme čas. To znamená, že musia byť tiež triedené.

Hanselman ponúka trochu desivé prirovnanie: na parkovisku došlo k núdzovej situácii, veľa ľudí bolo zranených. Musíme konať! Vašou úlohou je nalepiť každému na prst štítok: mŕtvy alebo živý a ako by sa s ním malo zaobchádzať. S Inboxom sme v našich životoch vždy humánni: obväzujeme pacienta s rakovinou, zatiaľ čo niekto iný príde o ruku. Robíme veci, ktoré strácajú čas, ale nemajú žiadnu hodnotu.

Zoraďte toky informačného šumu (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, instant messenger atď.) v závislosti od hodnoty. Ak sa dá niečo bezpečne zlikvidovať, urobte to.

Zbavte sa zbytočného psychického stresu

Predstavte si, že sa prihlásite na odber Netflixu a budete šťastní, že budete môcť sledovať druhú sériu House of Cards, kedykoľvek budete chcieť. Napríklad dnes večer, po uložení detí do postele.

Pravdou je, že keď ste sa prihlásili, vzdali ste sa proaktívneho správania. Už sa nerozhodujete, čo a kedy budete robiť. Tlačky a rôzne odbery vás vystavujú vonkajším okolnostiam a nútia vás vykonávať úlohy zvonku. Je tu nová epizóda? Musíte sa pozerať - nezmiznite rovnaké predplatné!

To všetko vytvára tlak na psychiku. Nesiete so sebou zbytočnú psychickú záťaž, ktorá upcháva vašu myseľ a narúša produktivitu.

Nechajte piatok premýšľať

Keď premýšľate o veciach, ktoré prídu, vždy si položte otázku: Aké tri veci môžem urobiť dnes, ktoré tento týždeň a ktoré tento rok? Ide o takzvané pravidlo troch. Hanselman to získal od svojho kolegu programového manažéra Microsoftu Jaya Dee Meiera.

Napíšte tri úlohy na dnes, na týždeň a na rok.

V pondelok, na začiatku nového týždňa, budete mať jasnú predstavu o najbližších dňoch. V piatok by ste sa mali zastaviť, obzrieť sa za uplynulým pracovným týždňom a zamyslieť sa. Opýtajte sa sami seba: „Bol to úspešný týždeň? Mohol som urobiť niečo inak? Čo môžem zmeniť? Je dôležité ukončiť každý deň bez pocitu viny za premárnený čas.

Vyskúšajte techniku Pomodoro

Túto techniku riadenia času navrhol Francesco Cirillo na konci osemdesiatych rokov. Ide o to, aby ste sa 25 minút sústredili na úlohu a potom si urobili krátku prestávku.

Hanselman odporúča túto techniku. Zároveň radí do 25 minút odsledovať všetky rušivé vplyvy, ktoré sa vám vyskytli. Zaznačte si do poznámkového bloku, keď si spomeniete na niekoho zvonka (vnútorné rozptýlenie) alebo keď vás niekto, napríklad kolega, rozptýli (vonkajšie faktory).

Najprv budete mať asi šesť rozptýlení, potom jedno a potom zmiznú. Vďaka tomu budete svoju produktivitu merať počtom vykonaných „rajčín“za deň.

Uvedomte si, že byť zaneprázdnený je formou lenivosti

Timothy Ferriss

Byť zaneprázdnený je formou lenivosti, lenivého myslenia a promiskuitných činov.

Zaneprázdnený, produktívny. Niektorí blázniví zaneprázdnení ľudia budú prekvapení, ale byť kreatívny a niečo vytvárať je opakom len tak sa flákať.

Hanselman uvádza nasledujúci príklad: človek aktívne „tweetuje“– zdá sa, že je veľmi zaneprázdnený, a potom na mesiac zmizne, keď sa objaví skutočne významný projekt. Keď ste zaneprázdnení, jednoducho nie je čas na Twitter a iné nezmysly.

Berte to ako samozrejmosť: multitasking je mýtus

Podľa Hanselmana je optimálny počet úloh naraz jedna. Ak si myslíte, že zvládnete veľa úloh naraz, mýlite sa.

- je to len prepínanie medzi úlohami, vyžadujúce zmenu kontextov. Vysvetlíme si to na príklade. Stalo sa vám to niekedy: na niečom pracujete a zrazu zazvoní telefón? Ty si nahnevaný. Toto je váš otec, ale stále sa hneváte, pretože vám volá do práce o tretej hodine popoludní, keď ste plne sústredení. Zdvihnete telefón a poviete niečo ako „Prepáčte, ale zdá sa, že tu pracujem…“Potom ste smutní ešte 10-15 minút. Potom sa musíte vrátiť do práce: "Tak čo som si tam myslel?"

Prepínanie kontextu nefunguje. Existuje však prijateľný multitasking. Veci, ktoré môžete robiť súčasne:

1. Choďte a žuvajte žuvačku.
2. Trénujte a počúvajte podcasty.
3. Jazdite a počúvajte hlasovú schránku.
4. Jazdite do práce a čítajte (verejnou dopravou).
5. Jazdite do práce a premýšľajte.
6. Dobre využite prestoje.

Zbavte sa duševného hluku

Christopher Hawkins

Ak mi niečo nepomôže zarobiť peniaze, nejakým spôsobom nezlepší môj život, je to duševný hluk, ktorý treba odstrániť.

Hanselman odporúča zmeniť prvú časť tohto citátu Christophera Hawkinsa."Ak mi to nepomôže rozšíriť moje podnikanie (splatenie hypotéky, trávenie času s rodinou - nahraďte to, čo je vaším hlavným cieľom), je to duševný hluk."

Pre Scotta je touto prioritou rodina: "Všetko, čo robím, každé rozhodnutie, ktoré urobím, je, aby som sa rýchlo vrátil domov k deťom."

Domáca úloha

Hanselmanov prejav končí nasledujúcou domácou úlohou:

1. Zoraďte si toky informácií.
2. Plánujte pracovné šprinty.
3. Odstráňte rozptýlenie.
4. Zvážte: pracujete so svojou schránkou života, ste efektívny alebo produktívny?
5. Zvážte svoj osobný zoznam nástrojov.

Všimnite si, že Hanselman nepovedal ani slovo o Evernote alebo iných systémoch. "Môžete stráviť viac času čítaním kníh o produktivite a budovaním systému, hoci možno všetko, čo potrebujete, je zoznam úloh." Možno len potrebujete pochopiť rozdiel medzi tým, keď ste „zaneprázdnení“a keď robíte požadovanú prácu.