Nezrejmý, ale fungujúci spôsob, ako skrátiť čas odosielania pošty

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Ak chcete optimalizovať čas, ktorý strávite prácou s poštou, nesnažte sa dať svoje e-maily do dokonalého poriadku. Všetko je oveľa jednoduchšie, hovorí zamestnanec MailChimpu. Pár jednoduchých krokov - a budete potrebovať iba jeden a pol hodiny denne, aby ste sa vyrovnali so všetkými písmenami.

Jon Smith z tímu podpory MailChimp prišiel na dokonalý e-mailový vzorec metódou pokus-omyl. Najprv vytvoril veľa priečinkov, potom každý z nich vymazal, ale žiadny z týchto prístupov nefungoval. A potom prišiel do úplne iného systému.

Napriek tomu, že odpovede na listy sú v jeho práci takmer ústredné, dokázal skrátiť čas strávený rôznymi akciami s poštou na jeden a pol hodiny denne. Zistil, že aj keď je poštová schránka plná listov, pár jednoduchých úkonov môže veci zmeniť.

Čím by ste nemali strácať čas

Ako hovorí John, najprv sa snažil listy triediť a vytváral si najrôznejšie priečinky: na správy od šéfa, na informácie o rôznych projektoch, na správy, pri ktorých bolo potrebné urobiť nejakú akciu a podobne. Veril, že by mu to malo pomôcť ušetriť čas. Ale v skutočnosti začal tráviť viac času snahou zapamätať si svoj klasifikačný systém a menej času samotnou prácou.

Napríklad som od svojho šéfa dostal správu o projekte, na ktorom som pracoval, a táto správa tiež vyžadovala, aby som vykonal určité kroky. Do ktorého priečinka by sa mal umiestniť? A aká bola pravdepodobnosť, že si neskôr spomeniem, kde mám tento list hľadať?

John Smith

John sa teda rozhodol zbaviť všetkých priečinkov a v jeho pošte zavládol úplný chaos. Chýbajúci systém nebol o nič lepší ako príliš zložitý systém. Potom sa John rozhodol ešte raz prehodnotiť svoj prístup k práci s poštou. Rozhodol sa triediť listy nie podľa predmetu, ale podľa typu akcie, ktorú museli vykonať. Tu je návod, ako na to.

Nekomplikujte to

V doručenej pošte nechajte iba správy, na ktoré potrebujete odpovedať. Tie najdôležitejšie, ak ich neviete hneď rozlúštiť, označte ich ako neprečítané.

Možno sa vám to bude zdať nelogické, pretože tie najpálčivejšie veci treba robiť čo najrýchlejšie. Je to tak a niekedy je naozaj potrebné na takéto správy okamžite reagovať. Označením dôležitých správ ako neprečítaných ich ale vo všeobecnej mase určite nestratíte. Navyše, týmto spôsobom nemusíte tieto e-maily presúvať: zostanú vo vašej doručenej pošte a upútajú pozornosť, kým sa k nim nedostanete.

Snažím sa zabezpečiť, aby sa mi v schránke nehromadilo naraz viac ako 60–70 správ. Presne taký počet písmen v pohode zvládnem na jedno posedenie.

John Smith

Vytvorte si pravidelný poštový rozvrh pre seba

John si každé ráno vyhradí hodinu na vyčistenie poštovej schránky. Ako už bolo spomenuté, často necháva naliehavé správy „neprečítané“. John si rýchlo prelistuje bulletiny a internú firemnú komunikáciu a odpovie na toľko neurgentných správ, koľko dokáže za hodinu spracovať.

Keď sa hodina na posielanie správ skončí, John Smith schránku nezatvára, ale venuje jej oveľa menej pozornosti. Keď prichádzajú nové správy, rýchlo prehľadá ich obsah a mená odosielateľov, aby im určil prioritu. Ak je možné na správu odpovedať bez prerušenia iných činností na dlhý čas, John to urobí. Poštu však opäť nezačne.

Ku koncu pracovného dňa si John vyhradí ďalších 30 minút, aby ich venoval výlučne práci s poštou. V súčasnosti sa zaoberá listami, ktoré od neho vyžadujú, aby vykonal akúkoľvek akciu: dal súhlas, napísal podrobnú odpoveď alebo urobil akékoľvek rozhodnutie. Vtedy si dáva pozor na správy, ktoré označil ako neprečítané.

Mohol by som tráviť oveľa viac času prácou s poštou, ale takéto časové obmedzenia mi pomáhajú lepšie sa sústrediť a byť produktívnejší.

John Smith

Klasifikujte e-maily podľa typu odpovede

Pre niektoré správy John stále vytvoril samostatné priečinky. Niektoré písmená, ktoré neoznačí ako neprečítané, rozdáva len v dvoch smeroch. Správy, ktoré vyžadujú akúkoľvek akciu alebo odpoveď od kolegu (nie nevyhnutne urgentné), John umiestňuje do priečinka „To Do“. Je to pre e-maily, ktoré je možné vybaviť nasledujúci deň alebo neskôr v týždni.

Ešte menej naliehavé listy John presunie do priečinka „Prečítané“. Okrem toho používa špeciálne filtre, ktoré automaticky umiestňujú newsletter do tohto priečinka. Inštalácia filtrov vám zaberie len pár minút, no tento jednoduchý krok vám neskôr ušetrí veľa času a námahy.

Ak použijete túto metódu, získate tri aktívne priečinky, ktoré sa líšia naliehavosťou odpovedí na správy: Doručená pošta s neprečítanými správami, Úlohy a Prečítanie.

Archivovať správy

Na všetko ostatné používa John Smith funkciu archivácie správ. To mu pomáha vyčistiť schránku a hlavu od zbytočných úloh.

Hneď ako si správu prečítam a urobím potrebné kroky, či už ide o firemnú novinku alebo newsletter, ktorý odoberám, archivujem ju.

John Smith

Ak správa obsahuje dôležité informácie, ktoré by si John chcel ponechať pre budúce použitie, označí archivovanú správu hviezdičkou, aby ju bolo možné rýchlejšie nájsť.

Buďte obzvlášť opatrní pri rozhodovaní o odstránení príspevku

John zriedka používa funkciu odstránenia správy. Toto je lekcia, ktorú sa naučil z reálnej praxe. Jedného dňa John vymazal správu od kolegu, ktorá obsahovala informácie, ktoré v tom čase nepovažoval za dôležité. Keď tento zamestnanec odišiel zo spoločnosti, John potreboval informácie z tohto listu. Potom si uvedomil, že má problémy.

Potom som začal mazať len tie písmená, ktoré sa mi v budúcnosti určite nebudú hodiť. Neurazte sa milí kolegovia, ktorí mi posielate milé gify s mačkami, ale toto sú správy, ktoré končia v „koši“.

John Smith

Aby John Smith dospel k tomuto systému, vyskúšal mnoho rôznych prístupov, ktoré pre neho neboli dostatočne účinné. Testoval metódy, ktoré používali iní ľudia, no veľmi skoro si uvedomil, že musí skúsiť niečo iné. John prišiel na to, že každý systém funguje len vtedy, keď dobre zapadá do podmienok vašej konkrétnej práce.

Vyskúšajte túto metódu alebo si nájdite niečo vlastné. Možno sa vám podarí nájsť spôsob, ako tráviť na pošte ešte menej času.