Ako rýchlo a jednoducho vyčistiť doručenú poštu v Gmaile

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Problém neustále sa zvyšujúceho počtu neprečítaných správ v doručenej pošte trápi obrovské množstvo používateľov. Na jeho vyriešenie boli vytvorené desiatky rozšírení a napísaných mnoho článkov o metodike používania Gmailu. Nie je však vôbec potrebné vymýšľať niečo nové, ak existujú osvedčené pracovné nástroje. V tomto článku vám ukážem, ako sa vysporiadať s e-mailovou návštevnosťou pomocou systému skratiek Gmailu.

Štítky Gmailu sú vlastné štítky, ktoré môžete použiť na kategorizáciu správ. Zároveň, na rozdiel od priečinkov, list môže mať niekoľko štítkov, to znamená, že list môže byť súčasne v niekoľkých kategóriách.

Jedným z dôvodov postupného prepĺňania schránky je, že mnohí používatelia ju využívajú na ukladanie všetkej pošty, ktorá im spadne do schránky. Zároveň sa analýza pošty začína najnovšími listami, takže správy, ktoré ležia na dne vašej poštovej schránky, sa vám nikdy nemusia dostať do očí.

Systém štítkov, ktorý používam, mi umožňuje spracovávať listy nie podľa času ich príchodu, ale podľa ich dôležitosti. Všetky e-maily si môžete jednoducho roztriediť do kategórií zamýšľaných akcií a venovať svoj čas skutočne dôležitým veciam a nie reklamným haraburdám. Na to stačí vytvoriť päť nových štítkov.

• "!Urgentne!". Do tejto kategórie patria listy, ktoré vyžadujú naliehavú akciu. Tento štítok vyžaduje v prvom rade pozornosť, pretože ním označené e-maily musia byť spracované okamžite.
• "Plánované." Označte týmto štítkom tie písmená, ktoré vyžadujú, aby ste v dohľadnej dobe konali a mali konkrétny dátum. Napríklad pripomenutie, aby ste čoskoro zaplatili za hosting alebo upozornenie na budúce stretnutie.
• "Odpovedať". Táto kategória bude zhromažďovať všetky e-maily, na ktoré chcete odpovedať, no na vašu odpoveď nie je časovo obmedzený. Je zrejmé, že táto pošta bude spracovaná, keď bude k dispozícii čas.
• "Čakanie". Niekedy nastanú situácie, keď podnik alebo projekt, o ktorom ste diskutovali vo svojej poštovej korešpondencii, ako sa hovorí, zamrzne. To znamená, že ste urobili všetko, čo na vašej strane závisí od vás, a teraz už len čakáte na odpoveď alebo ďalšiu objednávku. Listy, ktoré od vás momentálne nevyžadujú žiadnu aktívnu účasť, no sú stále dôležité, označujeme týmto štítkom.
• "Vyrobené". Toto je označenie pre dokončené prípady a vyriešené problémy. V zásade by bolo možné takúto korešpondenciu okamžite archivovať, ale stále je lepšie ju dočasne uložiť do samostatného tatíčka. To vám umožní dopriať si sebaúctu na konci pracovného týždňa a poslúži vám to aj ako materiál na analýzu vašej produktivity.

Počiatočná analýza korešpondencie v Gmaile teda spočíva v rýchlom pohľade na hlavičky alebo obsah a kategorizáciu všetkých e-mailov. Zaberie vám to rádovo menej času ako sekvenčné spracovanie každého listu, takže vaša schránka bude čoskoro úplne prázdna.

Keď sa to stane, môžete prejsť na "! Naliehavé!" a zaoberať sa tými písmenami, na ktorých skutočne záleží najviac. Keď sme sa zaoberali touto prioritnou kategóriou, potom prejdeme do kategórie predtým naplánovaných úloh a vykonáme tie, ktorých platnosť vyprší. Ak vám potom ešte zostáva čas, otvorte priečinok so sekundárnymi písmenami čakajúcimi na odpoveď. Tento proces si spravidla nevyžaduje veľa úsilia a osobitnú pozornosť, preto ho možno vykonať na konci pracovného dňa. Písmená označené „Hotovo“môžete obdivovať raz týždenne pri zhrnutí výsledkov.

Pomocou týchto jednoduchých krokov tak môžete vždy venovať dostatočnú pozornosť dôležitým veciam a neplytvať ju prázdnou korešpondenciou. Vaša schránka bude vždy prázdna a už nikdy nestratíte jediný list v chaose a zmätku tisícok neviditeľných listov.

Používate na triedenie pošty nejaké značky Gmail?