Tajomstvo produktivity od tvorcu populárnej služby správy úloh Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Todoistický autor Amir Salihefendic vyvinul svoj vlastný systém produktivity, ktorý mu pomáha dosahovať jeho ciele bez stresu už 9 rokov. Dnes bude Amir hovoriť o svojom systéme a jeho integrácii s Todoistom.

Väčšina ľudí sa nesnaží zefektívniť svoj pracovný tok, necháva veciam voľný priebeh a dúfa v to najlepšie. Ale ak máte systém, môžete manévrovať medzi mnohými úlohami, uprednostňovať a necítiť sa preťažení.

Svoj systém produktivity som nazval Systemist. Vynašiel som ho – a Todoist z neho vychádza – v roku 2007. V tom čase som býval na ubytovni v Aarhuse (Dánsko) a študoval som informatiku. Mal som dve brigády a veľa osobných projektov. Cítil som sa ohromený a dezorganizovaný. To všetko sa zmenilo, keď prišiel na myseľ systémový nápad.

Čo mi tento systém pomohol dosiahnuť?

1. Založiť spoločnosť Doist Ltd. a vyvinúť produkt, ktorý ľuďom umožní dosahovať úžasné výsledky.
2. Úspešne skĺbiť povinnosti zakladateľa a generálneho riaditeľa. Na všetko mám čas a necítim sa preťažený. Firma zamestnáva 50 ľudí a málokto z nich ma videl vyčerpaného.
3. Identifikujte prioritné aspekty pracovného postupu každý deň a vždy si pamätajte dôležité e-maily, stretnutia a projekty.
4. Užívajte si život mimo práce: čas strávený s manželkou, cestovanie, sebavzdelávanie a šport, zdravotná starostlivosť.

Rovnováha medzi pracovným a osobným životom je kľúčom k osobnej efektivite.

Systemist funguje najlepšie v spojení s Todoistom. Môžete však použiť akékoľvek iné programy a služby na správu úloh. Základné princípy systému sú oveľa dôležitejšie ako konkrétne nástroje.

6 Systemistické princípy

1. Aplikujte všade

Systém je systém, používať ho všade a všade. Musíte mať prístup k plánovaču z akéhokoľvek zariadenia a odkiaľkoľvek.

Usilovne sme pracovali na tom, aby bol Todoist dostupný po celom svete. Odporúčam ju (alebo inú podobnú aplikáciu) ihneď nainštalovať na všetky zariadenia a platformy, ktoré máte: telefón, tablet, notebook, prehliadače atď.

2. Aplikujte vo všetkom

Systém funguje, ak pokrýva všetky aspekty osobného a pracovného života. To vám dá slobodu. Všetko dôležité budete mať pod kontrolou a už nezabudnete na také veci, ako je stretnutie s klientom či kúpa darčeka pre blízkeho.

Takmer všetky moje aktivity sú zefektívnené. Konkrétne som systematizoval:

1. Nadchádzajúce udalosti (stretnutia vo vnútri a mimo spoločnosti).
2. Komplexné projekty, roztrieštené do mnohých malých etáp.
3. Opakujúce sa úlohy na kontrolu dlhodobých projektov.
4. E-mail (ak nemôžem okamžite odpovedať na list, preložím ho s pomocou na úlohu).
5. Hlásenia chýb, ak je ich oprava spojená so mnou.
6. Zoznam vydaní (zdieľaný s kolegami).
7. Nákupný zoznam (zdieľaný s manželkou).
8. Webové stránky, na ktorých nemôžem okamžite konať. Napríklad stránka produktu z Amazon.com (ešte nie je rozhodnuté, či kúpiť alebo nie), stránka filmu v IMDb, ktorý si chcem pozrieť, alebo článok, ktorý si chcem prečítať neskôr. Na toto všetko používam.
9. Zdravotné úlohy (týždenné cvičenie v posilňovni a jogging).

3. Rozdeľte veľké úlohy na realizovateľné malé

Malá úloha sa dá ľahšie splniť. Veľké projekty preto vždy rozdeľte na malé čiastkové úlohy, ktoré je možné dokončiť za hodinu (alebo menej). Po prvé, pomôže vám pochopiť, koľko času vám zaberie to či ono. A po druhé, uvidíte pokrok.

Je dôležité, aby bola úloha realizovateľná. Musíte byť schopní implementovať to, čo ste si dali na svoj zoznam úloh.

4. Uprednostnite

Každý deň robím 15 až 25 úloh. Tie sú momentálne najdôležitejšie.

V Todoist je ľahké určiť priority. Takto to robím ja:

1. Nezabudnite určiť termín, do ktorého musí byť prípad ukončený. Dávam si dôležité úlohy na dnešok alebo zajtrajšok, nedôležité si vypisujem do budúcnosti.
2. Uvádzam úrovne priorít. V Todoist sú štyria. Služba automaticky triedi úlohy podľa dôležitosti.
3. Aby som ešte viac zdôraznil dôležitosť úlohy, používam značky ako @high_impact. S nimi je pohodlné mať prehľad o tom, koľko dôležitých úloh sa vykoná za deň.

5. Každý deň vyprázdnite svoj zoznam úloh

Predtým, ako som začal používať pravidlo 0 doručenej pošty, bol môj e-mail chaotický. Cítil som sa hrozne zakaždým, keď som musel odpratávať trosky.

Na spravovanie úloh používam podobné pravidlo – „0 úloh v to-do-liste“.

Ak ste nestihli urobiť všetko, čo ste si na tento deň naplánovali, neodkladajte zostávajúce úlohy na ďalší deň. Namiesto toho obnovte zoznam úloh a vytvorte nový plán. To vám umožní urobiť inventúru, pochopiť, kde sa nachádzate, a prehodnotiť priority.

6. Vždy získajte spätnú väzbu

Väčšina systémov riadenia času sa zameriava skôr na to, čo je potrebné urobiť, než na to, čo sa už urobilo. Ale aký to má zmysel, ak nevidíš svoj pokrok a nechápeš, aký si produktívny?

Preto sme vytvorili. Umožňuje vám sledovať, vizualizovať a zlepšovať osobný výkon.

Todoist Karma je ako minihra: plníte úlohy, získavate body a vidíte, ako rastú farebné tabuľky. Je to veľmi vzrušujúce, najmä pre nováčikov v oblasti riadenia času. Aby to bolo ešte zaujímavejšie, môžete si nastaviť nielen denné, ale aj týždenné ciele, ako aj zdieľať výsledky na sociálnych sieťach, čím sa zvyšuje miera zodpovednosti.

Ďalšie tipy

Práca s e-mailom

1. Skontrolujte svoj e-mail dvakrát denne. Napríklad ráno a popoludní.
2. Zamerajte sa na prázdnu schránku doručenej pošty.
3. Ak je to možné, odpovedzte na list ihneď. Ak nie, preložte to do úlohy, nezabudnite uviesť termín a prioritu.
4. Vypnite upozornenia na všetkých zariadeniach. To vám pomôže vyhnúť sa rozptýleniu.

Práca s messengermi

Messengery sú zabijakmi produktivity, sú trhavé a rušivé. Výskum ukazuje, že priemerný pracovník v kancelárii trávi v priemere viac ako dve hodiny denne rozptýlením a prestávkami. To znamená, že pracovný týždeň sa zvyšuje o viac ako 10 hodín, pretože objem práce neklesá.

1. Skombinujte korešpondenciu v messengeroch so surfovaním po internete. Keď potrebujete pracovať (napísať správu, nakresliť rozloženie atď.), zatvorte chatovacie aplikácie.
2. Spracujte správy v dávkach: otvorte messenger, prečítajte si všetko, odpovedzte všetkým a znova ho zatvorte.
3. Vypnite upozornenia Messenger na svojom mobilnom telefóne.

Tento systém mu podľa Salihefendika pomáha byť sústredený, zdravý a zdravý.

Napíšte do komentárov, čo si myslíte o Systemistovi, a tiež sa podeľte o svoje tajomstvá produktivity.