Ako byť produktívnejší: tipy od tvorcu služby Asana

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Nádherná služba Quora nás naďalej teší skvelými odpoveďami na naliehavé otázky. Tentoraz vám chceme povedať, čo povedal Justin Rosenstein, vynikajúci programátor a internetový podnikateľ, ktorý vynaložil svoje úsilie na vytvorenie takých slávnych projektov, ako sú Gmail, Facebook a Asana, v reakcii na pozvanie podeliť sa o svoje tajomstvá produktivity.

Justin počas svojho pôsobenia ako programátor a projektový manažér na vlastnej koži spoznal, aká dôležitá je správna organizácia a tejto problematike venoval veľa úsilia. Vďaka tomu si uvedomil, že efektivita akejkoľvek činnosti závisí od mnohých parametrov a vyžaduje optimalizáciu v troch smeroch naraz: objednanie prostredia, mysle a samotného pracovného procesu.

Optimalizácia prostredia

Vyhnite sa akémukoľvek rozptýleniu

Začnime hneď: multitasking poškodzuje vašu produktivitu!

Áno, vaše pocity vás môžu oklamať a pri práci na viacerých úlohách naraz sa môžete cítiť ako génius produktivity. Ale v skutočnosti to tak nie je a dokazujú to mnohé vedecké štúdie. Opakované neustále prepínanie medzi úlohami vás skutočne spomaľuje!

Preto je prvou a najdôležitejšou vecou zameranie.

• Zapnite na svojom mobilnom telefóne režim Nerušiť.
• Zatvorte všetky okná a karty prehliadača, ktoré nesúvisia s aktuálnou úlohou.
• Ak potrebujete poslať list, nepokračujte v zobrazení neprečítanej korešpondencie.
• Vypnite v počítači upozornenia na nové e-maily.
• Odhláste sa zo všetkých rozhovorov.

Hľadajte stav toku

Ak ste neustále rozptýlení a celý váš deň pozostáva zo spleti stretnutí, hovorov a rozhovorov s kolegami, potom je veľmi ťažké nájsť ten zvláštny stav zvaný flow. Práve v tomto stave sa dosahuje najlepší výkon a prichádzajú riešenia aj tých najzložitejších problémov.

• Vyhraďte si špeciálne časy na stretnutia a konferencie. Dajte všetkým svojim kolegom vedieť, že najlepšie je kontaktovať vás až v tomto čase.
• Ak je to možné, požiadajte vedenie spoločnosti, aby si vyčlenilo jeden deň v týždni, kedy nebudú žiadne stretnutia.
• Sledujte svoj výkon v rôznych časoch dňa. Pokúste sa rozdeliť úlohy v súlade s vykonanými pozorovaniami.

Majstrovské pracovné nástroje

Ak je vaša hlavná práca spojená s počítačom, potom zakaždým, keď siahnete po myši, stratíte pár sekúnd a opustíte stav toku. Naučte sa a používajte najdôležitejšie klávesové skratky, ktoré vám nielen šetria čas, ale aj obmedzujú rozptýlenie.

• Klávesové skratky sú prítomné nielen v akomkoľvek programe, ale aj vo väčšine webových aplikácií. Mnohé z nich sú identické, takže keď sa naučíte jednu klávesovú skratku, môžete ju používať stále.
• Použite program na rýchle usporiadanie okien na pracovnej ploche.

Optimalizácia mysle

Všetko, čo potrebujete vedieť o správnej motivácii a angažovanosti, nájdete v knihách amerického novinára a spisovateľa. Z nich sa dozviete, že by ste naozaj nemali riadiť čas ani úlohy, ale svoju energiu.

Robte si pravidelné prestávky

Zdravý rozum nám hovorí, že čím viac času trávime v práci, tým viac toho stihneme. Ale to vôbec nie je pravda. Ľudia nie sú roboti, potrebujeme čas na zotavenie a odpočinok. Výskum ukazuje, že krátka prestávka každých 90 minút môže výrazne zvýšiť vašu celkovú produktivitu.

Meditujte

O výhodách meditácie tu už bolo napísané všetko.

Starajte sa o svoje telo

• Piť vodu. Na začiatku každého dňa som položil na stôl päť vysokých pohárov vody. Pijem ich všetky po zvyšok dňa. Ich vzhľad mi nedovolí zabudnúť na potrebu viac piť.
• Jedzte správne. Výdatné jedlo s prebytkom sacharidov môže byť pre vašu produktivitu skutočnou katastrofou.
• Choďte do športu. Cvičenie kardia aspoň dvakrát týždenne vám dodá extra dávku energie.
• Skrátka dbajte na to, aby ste svoj voľný čas nevyužívali na ubližovanie si, ale na obnovu a zvýšenie energetických zásob.

Nájdite príčiny prokrastinácie a napravte ich

Väčšinou otáľame nie preto, že by sme boli patologicky leniví, to nie. Dôvodom je zvyčajne to, že úloha, ktorá je pred nami, nám spôsobuje určitý druh latentného (alebo zjavného) nepohodlia. Môžete sa tomu vyhnúť nasledujúcimi spôsobmi:

• Skúste si úprimne priznať, čo je dôvodom vašej prokrastinácie a prokrastinácie. Napíšte si na papier, čo konkrétne sa vám na vašej práci alebo aktuálnej úlohe nepáči.
• Rozdeľte úlohu na niekoľko jednoduchých krokov a robte ich jeden po druhom.
• Ak sa momentálne neviete do niečoho prinútiť, tak prejdite na inú, jednoduchšiu a príjemnejšiu a neutekajte hneď bezcieľne listovaním na Facebooku. V tomto prípade sa vaša práca nejako pohne a nezostane stáť.

Optimalizácia procesov

Majte jasný pracovný plán. Prehľadne si v nej rozdeľte všetky svoje úlohy podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Presné uprednostňovanie prípadov je kľúčom k produktivite.

• Nezačnite pracovať, kým všetky nasledujúce kroky nebudú pre vás krištáľovo jasné a zrozumiteľné.
• Začnite s tým podstatným. Stanovte si, aký je váš cieľ. Prečo to chceš dosiahnuť? Aké kroky sú potrebné na jeho dosiahnutie? Kto je zodpovedný za jednotlivé kroky? V akom poradí by sa mali akcie vykonávať?

Zostavte tím. Niektorí ľudia radšej pracujú sami, no veľké veci sa takto nerobia.

• Nájdite si spoluhráča, s ktorým sa vám bude pracovať najjednoduchšie. Niekedy sú úlohy, s ktorými môžete bojovať niekoľko dní sami, no splníte ich za pár hodín aj s pomocou partnera. „Párové programovanie“je bežná technika pri vývoji softvéru, ale dá sa použiť na všetko ostatné.
• Ak stále preferujete prácu na vlastnú päsť, urobte si občas krátke stretnutia sami so sebou. Priamo v textovom editore alebo časopise si môžete klásť otázky o tom, na čom práve pracujete, s akými ťažkosťami ste sa stretli a aké úlohy musíte vyriešiť. Formulovanie a zapisovanie odpovedí na tieto a ďalšie otázky veľmi pomáha pozrieť sa na proces zvonku.
• Stanoviť a verejne oznámiť termíny. Ak ste pred všetkými s istotou povedali, že túto prácu dokončíte do piatku, budete musieť ísť z cesty, aby vás neoznačili za plané reči.
• Sledujte priebeh každej úlohy. Samozrejme, ako tvorca služby ju odporúčam na organizáciu individuálnej a tímovej práce.
• Na konci každého dňa si nechajte čas na inventarizáciu. Pokúste sa byť úprimní o svojich súčasných úspechoch a zlyhaniach. Vyvodzujte závery z chýb, ktoré robíte.

Samotné tipy a triky uvedené vyššie znamenajú príliš málo na to, aby ste sa cez noc stali najproduktívnejším človekom na svete. Ale spolu vytvárajú výkonný systém, ktorý vám pomôže pracovať mnohonásobne efektívnejšie.