7 pravidiel obchodnej komunikácie v messengeroch

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Ako sa správať na chatoch, aby ste pred zákazníkom nestratili tvár a nekádrovali kolegov.

1. Nepoužívajte messenger ako jediný komunikačný kanál

Chat je pre efektivitu. Je vhodné rýchlo objasniť tie pracovné body, ktoré nemôžu čakať. Nemali by ste však prekladať všetku pracovnú korešpondenciu do messengeru: kľúčové správy sa v nej strácajú (a niekedy sú vymazané) a ľudia, ktorí nie sú zodpovední za rozhodovanie, sú často zapojení do diskusie o probléme. To len komplikuje komunikáciu.

2. Nerobte v korešpondencii vážne rozhodnutia

Napriek rozšírenému používaniu instant messengerov v malých aj medzinárodných spoločnostiach obchodná etiketa ešte neklasifikuje tento kanál ako oficiálny. Takže v prípade spornej situácie bude pravda pre toho, kto dohodu zabezpečil emailom.

Použite svoj pracovný e-mail na zaznamenávanie dohôd dosiahnutých v WhatsApp alebo Telegrame a koordináciu ďalších akcií.

Ďalším argumentom v prospech tohto odporúčania je, že dokumenty sa v pošte ukladajú spoľahlivejšie, v prípade potreby rýchlo nájdete potrebné informácie. Zatiaľ čo môžete byť vylúčení z chatu a samotný messenger môže byť zajtra zablokovaný.

3. Píšte stručne a k veci

Používatelia Messengera nemajú radi dlhé správy, ktoré sa musia donekonečna posúvať.

Svoje myšlienky formulujte jasne a jednoznačne a dodržujte pravidlo „jedna myšlienka, jedna správa“. Buďte lakonické, nevyjadrujte sa obrazne a vyhýbajte sa parazitickým slovám. To upcháva korešpondenciu. Namiesto toho, aby ste niečo dlho opisovali, pošlite príklad – odkaz alebo obrázok. Takže váš partner okamžite pochopí, o čom je reč.

4. Dodržujte štýl svojich príspevkov

Pracovná korešpondencia v messengeri neznamená takú neformálnu komunikáciu, ktorú si môžete dovoliť so svojou najlepšou kamarátkou alebo mamou. Po vytvorení rozhovoru alebo dialógu by ste nemali posielať veľa emotikonov a používať slová, ktoré vaši partneri nemusia poznať (napríklad ASAP alebo „dopredu“).

Aby ste uľahčili prechod z osobnej na pracovnú komunikáciu, distribuujte korešpondenciu cez poslov. Telegram je teda možné použiť na pracovnú komunikáciu a WhatsApp na osobnú komunikáciu.

5. Buďte opatrní s emotikonmi

Emotikony v obchodnej korešpondencii sú už dlho predmetom búrlivých diskusií. Ale ak hovoríme o všeobecných pravidlách, všetko je tu celkom jednoduché.

Ak ste práve stretli človeka a nevideli ste ho osobne, neposielajte mu emotikony: nemusí to oceniť a vaša ďalšia komunikácia nebude fungovať najlepšie.

Keď si píšete s kolegom alebo zákazníkom, ktorých dlho poznáte a chápete, ako reagujú na správy, emotikony budú vhodné. Tu je však stále lepšie robiť so štandardnou sadou a je lepšie nechať nálepky s Yegorom Letovom a karikatúrami slávnych politikov pre priateľov.

6. Nebojte sa často používať otáznik

Hlavnou úlohou korešpondencie v poslovi je rýchlo získať odpovede na aktuálne otázky. Mnohí zároveň pomerne často podrobne popisujú podstatu problematiky, no nevysvetľujú, čo chcú od kolegov či zákazníka získať.

Pýtajte sa, používajte otázniky. To pritiahne pozornosť druhej osoby na správu a povzbudí ju, aby vám odpovedala čo najskôr.

7. Skontrolujte T9

Autocorrect sa vyhýba hrubým pravopisným chybám, no niekedy to funguje proti vám. Ak namiesto slova „produktológ“pošlete „proktológ“, príjemcovia okamžite nepochopia význam. A tí, ktorí nie sú veľmi humorní, sa vôbec urazia.

Vždy, keď je to možné, používajte verzie messengerov pre počítače. Pred odoslaním správy môžete rýchlo skontrolovať chyby a v prípade potreby ich opraviť.