13 vecí v obchodnej korešpondencii, ktoré len naštvejú

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Ak nechcete toho druhého naštvať, nerobte to.

1. Nedostatok pozdravu

Nepíšete obchodný list pre potešenie, potrebujete niečo od adresáta. Preto je správne začať ho zdvorilostným aktom – pozdravom. Obísť sa bez neho je ako otvárať dvere do kancelárie niekoho iného nohou.

Ako nie

Takto je to lepšie

2. Fráza „Dobrý deň“

Ak nepíšete obchodný list priamo z roku 2000, zvoľte modernejšie znenie. Nevadí, že neviete presne predpovedať, kedy si ten druhý správu prečíta. Možnosť „dobré popoludnie“je najneutrálnejšia, ale môžete využiť aj obdobie, kedy list odosielate. A "dobrú dennú dobu" prenechajte polomŕtvym fórom z minulosti.

Ako nie

Takto je to lepšie

3. Manipulácia s chybami

Je úžasné, koľko chýb sa dá urobiť v tak krátkom texte. Po prvé, mnohí brali pravidlo oddeľovania čiarkami doslovne. Z toho vznikajú majstrovské diela ako „Drahý Anton Michajlovič“. Odvolanie nie je len meno, ale aj slová, ktoré sú od neho závislé.

Po druhé, starostlivo skontrolujte meno adresáta. Nevolajte Alekseeva Alexandrasa, Marin Marias a dešifrujte iniciály.

Ako nie

Takto je to lepšie

4. Skratky a jednoslabičné odpovede

Obchodné písanie vyžaduje, aby ste komunikovali v celých vetách. Tento prístup má praktickú výhodu: partner nemusí hádať, čo máte na mysli, pretože odhalíte všetky nuansy a nedáte príležitosť nesprávne interpretovať slová. A vaše „OK“môže znamenať čokoľvek. Navyše, strihy neušetria veľa času.

Ako nie

Takto je to lepšie

5. Humor a metafory

Obchodný list by nemal ponechať priestor na výklad. Všetky slová sa používajú v ich priamom význame a neznamenajú rôzne interpretácie. V opačnom prípade počkajte na dodatočné kolo korešpondencie, v ktorom zistíte, kto mal čo na mysli. A to môže zabrať veľa času.

Ako nie

Takto je to lepšie

6. Výkričníky

Výkričníky sa v literárnych textoch často nepoužívajú, pretože sú určené na vyjadrenie silných pocitov. Obchodný list nie je platformou na vyjadrenie, aj keď naozaj chcete partnerovi vyjadriť, čo si o ňom myslíte.

Možno nemáte na mysli nič zvláštne, ale pre spolubesedníka bude výkričník signálom, že zrejme robí niečo zle. Majte teda svoje zmysly aj kombináciu kláves Shift + 1 pod kontrolou. Výkričník je vhodný iba v obehu.

Ako nie

Takto je to lepšie

7. Množstvo byrokratov

Túžba vyjadrovať sa formálnejšie často generuje obludné konštrukcie, v ktorých je mimoriadne ťažké rozoznať význam. Nepreháňajte zložité frázy a píšte jednoduchšie.

Ako nie

Takto je to lepšie

8. Caps Lock

Riadky sa neoplatí zvýrazňovať veľkými písmenami. Na internete stále symbolizuje krik. Nikto nemá rád, keď na neho niekto kričí. Aby bolo posolstvo jasné, stačí ho vysvetliť.

Ako nie

Takto je to lepšie

9. Fráza „Vopred ďakujem“

Ďakujem, samozrejme, nemôžete si dať do vrecka, ale skorá vďačnosť stavia partnera do nepríjemnej pozície. Dobre vychovaný človek sa bude cítiť povinný splniť vašu požiadavku, aj keď chápe, že by to nemal robiť. A budete si pamätať na problémy s hádzaním.

Ak partnera stále treba povzbudiť, je lepšie popísať, ako je pre neho výhodné odpovedať na vašu žiadosť.

Ako nie

Takto je to lepšie

10. Podivný predmet alebo žiadny predmet

Nie je bezpečné otvárať nezrozumiteľné listy, takže správa bez predmetu riskuje, že sa dostane do spamu. Prirodzene, človeka to veľmi nahnevá, keď zistí, že pod slovami „Zina, guma“sa pred manažérom závodu na výrobu pneumatík Zinaidom skrýval dôležitý dokument.

Ako nie

Takto je to lepšie

11. Známosť

Zo svojho obchodného štýlu by ste sa nemali odchyľovať, aj keď je adresátom váš najlepší priateľ. Po prvé, možno bude musieť poslať list svojmu šéfovi alebo dodávateľom. Po druhé, list sa môže náhodou dostať do tretích rúk a kompromitovať ho a zároveň aj vás.

Po tretie, musíte rozlišovať medzi osobným a pracovným. Firemné záujmy sa nie vždy zhodujú s osobnými. Stojí za to nechať si priestor na manévrovanie, aby ste si udržali priateľské vzťahy bez toho, aby ste pri rokovaniach robili ústupky.

Ako nie

Takto je to lepšie

12. Nedostatok histórie korešpondencie

Ak s niekým aktívne chatujete, adresát vie, o čom je rozhovor, a otáčaním kolieska myši sa môže ľahko vrátiť na začiatok dialógu. Ale keď si občas vymeníte listy e-mailom, partner môže zabudnúť, kto ste a čo od neho potrebujete.

Uľahčite to danej osobe: V jednom odseku jej pripomeňte, o čom hovorí.

Ako nie

Takto je to lepšie

13. Nevhodná manipulácia s vláknami správ

Poštové služby a agenti vám umožňujú pracovať s vláknami správ. Je to skutočne užitočný nástroj, ak sa s ním správne zaobchádza. Nie každému sa to však podarí.

Možno ste sa už stali obeťou hromadného mailingu, ktorého účastníci neodpovedajú priamo autorovi, ale všetkým. Výsledkom je, že vašu schránku zaplní nezaujímavá konverzácia a vy vymýšľate tresty pre tých, ktorí nevedia nájsť to správne tlačidlo. Do všeobecného informačného poľa sa zároveň často dostávajú informácie, ktoré nie sú určené pre zvedavé oči.

Medaila má aj háčik: keď sa v dôležitom rozhovore jeden z účastníkov neodpovedá všetkým, ale jednej osobe. A príjemca musí stráviť veľa času posielaním listov namiesto toho, aby robil svoju prácu.