50 zlatých tipov na zvýšenie produktivity

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Naučte sa riadiť svoj čas, pracovať efektívne a správne odpočívať.

Plánovanie

1. Správne si stanovte ciele

Aby ste dosiahli cieľ, musíte ho najskôr správne formulovať. Používajte SMART systém: ciele by mali byť konkrétne a merateľné, reálne a dosiahnuteľné, zmysluplné pre vás a mali by mať jasné termíny.

2. Sústreďte sa na proces

Stanovte si ciele založené na procese, nie na výsledku. „Stať sa tanečníkom“je neúspešná úloha. Je ťažké sa k tomu priblížiť, pretože nie je jasné, kde začať. Stanovte si cieľ „zapísať sa na tanec a chodiť na hodiny trikrát týždenne“, bude to efektívnejšie. Aspoň pochopíte, či ste pripravení stráviť roky tréningom pre svoje sny alebo nie.

3. Použite techniku GTD

GTD (Getting Things Done) je systém pre produktívnu prácu obchodného kouča Davida Allena. Jeho hlavným cieľom je dokončiť všetky dostupné prípady a zároveň vyložiť mozog z nekonečného plánovania. Podstatou techniky je zapísať si úplne všetky úlohy pomocou rôznych zoznamov a neustále ich aktualizovať. Takže ani tie najmenšie a zdanlivo nedôležité úlohy vám nebudú krútiť hlavou a rozptyľovať vás od práce. A priebeh ich implementácie budete mať stále pred očami.

4. Pochopte rozdiel medzi zaneprázdnenosťou a efektívnosťou

Môžete byť neustále zaneprázdnený, ale to neznamená, že ste produktívny. Zvážte, aké užitočné sú vaše činy, ako súvisia s vašou prácou a či vo vašom pláne nie sú úlohy, ktoré vás nepribližujú k vášmu cieľu. Ak existujú, vylúčte ich.

5. Namiesto zoznamov úloh používajte kalendáre

Ak si veci naplánujete priamo do kalendára, pomôže vám to rozlíšiť zámer niečo urobiť od záväzku začať konkrétnu úlohu v určitom čase. Uľahčí to rozloženie vecí na týždeň a mesiac a rýchle nájdenie voľného času na zmenu niečoho v rozvrhu.

6. Zabudnite na multitasking

Môžete robiť niekoľko vecí súčasne, ale je nepravdepodobné, že dosiahnete dobré výsledky. Početné štúdie dokázali, že multitasking znižuje efektivitu práce. Získate len pocit zadosťučinenia, ktorý netrvá dlho a vystrieda ho syndróm vyhorenia. Zvyknite si robiť úlohy postupne a vaša efektivita sa len zvýši.

7. Uprednostňujte

Matica 34. prezidenta USA Dwighta D. Eisenhowera pomôže správne priradiť úlohy podľa priority. Všetky úlohy je potrebné rozdeliť do štyroch skupín:

1. Dôležité a naliehavé.
2. Dôležité a nie súrne.
3. Nedôležité a naliehavé.
4. Nedôležité a nenaliehavé.

Uvidíte teda, čo treba hneď riešiť, čo sprostredkovať ostatným a čo netreba robiť vôbec.

8. Zredukujte zoznam dôležitých povinností na tri

Nesnažte sa naplniť rozvrh dňa len náročnými úlohami – k vyčerpaniu či profesionálnemu vyhoreniu nemá ďaleko. A o nejakej produktivite sa netreba baviť. Neberte si viac ako tri zásadné úlohy denne, striedajte jednoduché a nájdite si čas na oddych.

9. Stanovte si termíny

Ak ste zvyknutí odkladať dôležité veci na neskôr a všetko potom robiť narýchlo, vymyslite si svoje osobné termíny. Napríklad, váš šéf vás požiada, aby ste v piatok predložili dve veľké správy – jednu z nich si sami nastavte do stredy.

10. Venujte hodinu denne veciam, ktoré nie sú naliehavé

Zapadnúť do rutiny každodenných naliehavých úloh a donekonečna odkladať ďalšie dôležité a nenaliehavé úlohy je veľmi jednoduché. Ale takto sa k nim nikdy nedostanete. Nečakajte, že jedného dňa budete mať voľnejší deň. Ak chcete dočítať knihu, venujte tomu čas každý deň. Ak snívate o tom, že sa stanete slávnym umelcom, cvičte kreslenie denne.

Motivácia

11. Nebojte sa robiť chyby

Strach z toho, že niečo urobíte nie tak často, vás prinúti stáť na mieste a nerobiť vôbec nič. Naučte sa vnímať chyby ako impulz pre rozvoj. Keď zlyháte, zamyslite sa nad tým, prečo ste zlyhali, a zatvorte medzeru vo svojich vedomostiach a zručnostiach. Postupom času budete dokonca vďační za svoje chyby.

12. Požiadajte, aby vás kritizovali

Neodsudzujte sa tvrdo – pozvite niekoho, aby objektívne zhodnotil vašu prácu. Požiadajte svojho šéfa o spätnú väzbu. Za úprimnú túžbu vidieť svoje chyby a zlepšiť výkon nebudete pokarhaní. No chvála vám pomôže inšpirovať sa a ísť ďalej.

13. Napumpujte svoje schopnosti

Bez neustáleho učenia a sebavzdelávania nie je možné zostať dlhodobo produktívny. Skôr či neskôr vás to omrzí alebo vo svojej profesii dosiahnete strop. Preto sa snažte neustále učiť nové veci: berte neobvyklé úlohy a nevzdávajte sa zaujímavých projektov.

14. Vyhnite sa ufňukancom, pesimistom a alarmistom

Ľudia majú tendenciu stať sa závislými na emóciách iných. Ak niekto vo vašom okolí neustále opakuje, aké je všetko zlé, jedného dňa vás prevalí depresia. Panika kolegu, ktorému každý týždeň horia termíny, sa určite prenesie aj na vás. Preto odíďte, prestaňte komunikovať a prerušte vzťah - nenechajte si pokaziť náladu.

15. Obklopte sa šikovnými ľuďmi

Sociálny kruh ovplyvňuje náš vývoj. Obklopte sa mentormi a len zaujímavými ľuďmi - nechajte ich neustále motivovať a inšpirovať a nútiť vás usilovať sa o ich úroveň. Choďte na špecializované semináre, konferencie, vstupujte do odborných komunít a nadväzujte nové známosti.

16. Nesledujte úspechy iných ľudí

Prílišná posadnutosť úspechmi iných nás len brzdí. Prestaňte žiarliť na kamarátku, ktorá si otvorila vlastný biznis, alebo na spolužiačku, ktorá si úspešne zarába na svojom koníčku. Odpojte sa od špehovania životov iných a pokračujte v dosahovaní svojho cieľa.

17. Získajte pomoc

Nečakajte, že veľkú prácu urobíte sami. Ak potrebujete pomoc, požiadajte o ňu. Zobrať na seba ťažkú úlohu a utiahnuť ju sám nie je dôvod na hrdosť, ale skôr na hlúposť. Pochopte, že pracujete na výsledku a kvôli nemu nezanedbávajte skúsenosti a rady iných.

18. Vytvorte si vlastnú metódu produktivity

Neriaďte sa slepo všetkými technikami riadenia času, relaxačnými tipmi a tipmi na šetrenie času. Analyzujte, čo vám skutočne pomáha, a zahoďte to, čo vám nerobí dobre. Vaším cieľom je byť efektívny, nie prekonať rekord v najpoužívanejších nástrojoch produktivity.

Koncentrácia

19. Oslobodte svoj mozog od každodenných problémov

Poskladajte si kapsulový šatník, aby ste ráno nerozmýšľali, čo si obliecť do kancelárie. Nastavte si plán upratovania a domácich prác. Choďte cez víkendy nakupovať a vytvorte si jedálny lístok na týždeň. Keď sú všetky domáce práce vyriešené a naplánované, môžete sa sústrediť na prácu.

20. Nájdite si vrchol aktivity

Niekto radí robiť zložité úlohy na začiatku pracovného dňa a malé si nechať na večer. Ale táto metóda nie je vhodná pre sovy alebo tých, ktorí potrebujú urýchliť. Stanovte si preto obdobia, kedy môžete pracovať najefektívnejšie, a naplánujte si na ne časovo náročné úlohy. Na ich identifikáciu postačí, ak si niekoľko týždňov všímate úroveň svojej koncentrácie počas dňa. Alebo použite špeciálnu kalkulačku produktivity.

21. Neodkladaj veci, ktoré ťa znervózňujú

Či už máte obavy z dôležitého hovoru alebo sa bojíte niečo vyjasniť so svojím šéfom – neotáľajte. Okamžite riešte desivé úlohy, aj keď vám pri pomyslení na ne robia starosti. Pretože práve tieto myšlienky odvádzajú pozornosť od práce a znižujú koncentráciu. Čím rýchlejšie to urobíte, tým rýchlejšie sa upokojíte.

22. Robte si poznámky ručne

Zaujímavé nápady, ktoré náhodne navštívia hlavu, bývajú okamžite zabudnuté. Niekedy sa pri otváraní nahrávacej aplikácie na našom smartfóne strácame v myšlienkach. A niekedy nás vyruší niečo iné: správy, správy a sociálne siete. Zapíšte si to preto na papier – ručne písané poznámky vám tiež umožnia lepšie si zapamätať informácie. Kúpte si malý hrubý skicár, do ktorého si rýchlo napíšete pár slov, alebo blok nálepiek a majte ich po ruke.

23. Nastavte pripomienky

Potreba urobiť niečo v určitom čase vytvára vnútornú úzkosť, ktorá odvádza pozornosť od hlavnej práce. Navyše podvedomý strach zo zabudnutia na nejaký biznis možno ani necítiť. Nastavte si preto zvukové pripomenutia vecí viazaných na konkrétny čas. Oslobodíte sa tak od neustálych pohľadov na hodiny a zbytočnej nervozity.

24. Udržujte na svojom pracovisku poriadok

Každý deň, keď skončíte v práci, dajte veci na stôl do poriadku: zoraďte poznámky, rozložte dokumenty, umyte pohár. Mimochodom, počíta sa aj pracovná plocha v počítači. Zatvorte všetky nepotrebné karty, odstráňte dočasné súbory.

25. Pozor na osvetlenie

Vedci dokázali, že osvetlenie má hlboký vplyv na našu produktivitu. Svetlo v kancelárii by malo byť čo najbližšie prirodzenému dennému svetlu, nie teplé ani príliš studené. Optimálna hodnota je 4 500-5 000 K. Na konci pracovného dňa môžete prepnúť na teplé svetlo, aby ste sa uvoľnili a pripravili na odpočinok.

Vykonávanie úloh

26. Beh šprinty

Určite ste už počuli o technike Pomodoro – organizovanie práce v 25-minútových segmentoch s 5-minútovými prestávkami. Tento časový rámec vám možno nevyhovuje, ale to hlavné je v jeho podstate. Stanovte si krátke obdobia plného sústredenia – od 20 minút do hodiny – kedy vás nebude vôbec nič rozptyľovať a medzitým si robte prestávky.

Použite aplikácie:

27. Neponáhľajte sa s plnením nových úloh

Nenechávajte svoje podnikanie nedokončené kvôli náhlej úlohe alebo niečej žiadosti. Samozrejme, je dôležité stanoviť si priority: ak je nová úloha dôležitejšia a treba ju urobiť čo najskôr, vezmite si rozptýlenie a obetujte súčasné záležitosti. Ak nie, odložte. Aj keď sa vás veľmi pýtajú.

28. Vizualizujte

Vizualizácia vám pomôže ušetriť čas, lepšie si zapamätať informácie, pochopiť novú tému a urobiť informované rozhodnutie. Používajte rôzne techniky: označujte úlohy podľa kategórií, kreslite grafy, tabuľky a myšlienkové mapy.

29. Nechajte úlohy nedokončené

Urobte si čas na dokončenie veľkých a zložitých úloh naraz. Spoľahnite sa na Zeigarnik efekt. Jeho podstatou je, že mozog si lepšie pamätá nedokončené úkony a podvedome na ne ďalej myslí. Ak sa bojíte ťažkej úlohy, pustite sa do nej a odložte ju – keď robíte iné veci, môže vám napadnúť veľa zaujímavých myšlienok.

30. Začnite v malom

Ak nemôžete začať s úlohou, vyhraďte si na ňu iba 10 minút. Je pravdepodobné, že sa zapojíte a budete pokračovať v práci. No ak nie, tak aspoň začnite. A zároveň si na sebe overte účinnosť predchádzajúceho bodu.

Ušetriť čas

31. Zistite, kde trávite čas

Skúste experiment: skúste si jeden týždeň zapísať úplne všetko, aj tie najmenšie prípady a množstvo času stráveného nad každým z nich. Nakoniec analyzujte výsledný zoznam.

32. Odmietajte hovory

Pokúste sa menej hovoriť po telefóne. Uskutočnenie hovoru zaberie viac času ako písanie a čítanie správy. Navyše nie každý príde na myseľ, aby pred ním varoval, čo znamená, že vás môže náhle a v nesprávny čas odviesť od práce. Ak stále potrebujete uskutočniť dôležitý hovor, naplánujte si ho a pridajte si ho do zoznamu úloh, aby ste si mohli jasne prideliť čas na iné úlohy.

33. Zakázať upozornenia

Vypnite upozornenia pre aplikácie, messenger, sociálne siete a poštu. Nezaberú veľa času, ale sú veľmi rušivé a môžu vás ťahať na cestu po internete. Ak sa neviete zbaviť pokušenia kontrolovať svoje správy, nechajte si na ne upozornenia len od dôležitých kontaktov.

34. Poobede si skontrolujte email

Odstráňte rannú kontrolu e-mailov, aby ste sa nenechali rozptyľovať od už naplánovaných úloh a neprispôsobovali sa dennej rutine niekoho iného. Ak ste zvyknutí odpovedať hneď a neviete odolať esemeske, konverzácia sa môže natiahnuť na celý deň. Nenechávajte kartu prehliadača otvorenú, ale na rýchle odpovedanie na správy používajte šablóny.

35. Vyčistite si doručenú poštu

Snažte sa zabezpečiť, aby medzi neprečítanými správami zostali len tie dôležité. Okamžite odstráňte nepotrebný spam a vytvorte samostatnú poštovú schránku pre osobnú poštu a zaujímavé odbery. Nemusíte tak dlho prezerať poštu a hľadať medzi všetkými listami, ktoré sú naozaj potrebné.

36. Naučte sa písať dotykom

Pri práci na počítači je dotykové písanie významnou úsporou času. Zručnosť sa dá naučiť pomocou online služieb,,. Hlavná vec je venovať tejto činnosti čas každý deň.

37. Používajte klávesové skratky

Klávesové skratky sú navrhnuté pre rýchlu prácu. Pamätajte na ich kombinácie, výrazne zjednodušujú používanie počítača a jednotlivých programov.

38. Uložte súbory priamo do požadovaného priečinka

Pri sťahovaní alebo vytváraní dokumentu ho ihneď pomenujte a odošlite do požadovaného priečinka. Možno nemáte čas, ale v konečnom dôsledku je to oveľa rýchlejšie a jednoduchšie ako potom kontrolovať a triediť všetky stiahnuté súbory v počítači alebo hrabať súbory v cloudovom úložisku.

39. Neospravedlňujte sa

Len na to nestrácajte čas. Ospravedlňovať sa je neproduktívne, neprofesionálne a otravné. Je lepšie si priznať chybu a okamžite ju začať napravovať.

Rekreácia

40. Choďte na informačnú diétu

Obrovské toky informácií zaťažujú nervový systém a narúšajú relaxáciu. Podľa štatistík strávi každý človek len pri televízii asi 2, 7 hodín denne. Pridajte k tomu internet a sociálne siete. Spravodajské stránky, kanály a komunity neúnavne súťažia o našu pozornosť a často hovoria o tom istom. Preto nie je potrebné venovať ich sledovaniu čas – aj tak sa dozviete dôležité novinky.

41. Robte si dlhé prestávky

Ak máte ťažkú úlohu, ktorá si vyžaduje veľa sústredenia, odpojte sa od práce aspoň na pol hodiny. Vstaňte od stola a venujte sa nejakej fyzickej aktivite.

42. Počúvajte hudbu

Výskumy ukazujú, že hudba zvyšuje produktivitu, kreativitu a náladu vo všeobecnosti. Ak je pre vás ťažké sústrediť sa na ňu, počúvajte medzi tým svojich obľúbených umelcov.

43. Choďte častejšie von

Najlepšie priamo počas pracovného dňa. Zatuchnutý vzduch v kancelárii znižuje produktivitu, vedie k bolestiam hlavy a stresu. Vedci dokonca vymysleli termín Syndróm chorých budov, stav, keď ľudia pociťujú bolestivé symptómy v dôsledku zlého vetrania, osvetlenia a kúrenia v budovách. A aj keď vaša kancelária môže byť zdravá, vaše telo bude mať stále radšej čerstvý vzduch.

44. Naplánujte si večer a víkend vopred

Vopred sa rozhodnite, ako strávite dovolenku, a snažte sa ju naplniť vašimi obľúbenými vecami. Bezcieľne ležanie na gauči povedie len k ešte väčšej únave a v očakávaní zaujímavého víkendu a lepšej práce.

45. Jeden deň v týždni vôbec nemysli na prácu

Sľúbte si, že sa počas dňa voľna nedotknete svojej práce a že na ňu nebudete vôbec myslieť. Aj keď máte dôležité stretnutie alebo nedokončenú záležitosť. Pamätajte, že máte aj iný život – venujte mu tento deň úplne.

46. Vezmite si voľno

Ak pravidelne chodíte do práce, neberiete si každý týždeň voľno na rodinné záležitosti a málokedy si beriete práceneschopnosť, vezmite si voľno len tak. Strávte ďalší deň doma po dokončení veľkého projektu alebo pred prezentáciou. Dovoľte si reštartovať počítač bez čakania na víkend.

zdravie

47. Žite podľa plánu

Neberte dennú rutinu ako striktný rámec, do ktorého sa musíte vohnať. Stačí si nastaviť jeden čas, kedy idete spať, vstávať a jesť. A snažte sa to dodržiavať každý deň. Vždy sa budete cítiť aktívne, nebudete trpieť ospalosťou a náhlymi návalmi hladu, ktoré narúšajú koncentráciu.

48. Nepoužívajte alkohol ako spôsob relaxácie

Vyhnite sa pitiu pred spaním, aj keď je pre vás ťažké relaxovať po náročnom dni v práci. Alkohol vám skutočne môže pomôcť zaspať, no po niekoľkých hodinách začne pôsobiť negatívne – a to je spojené s častým ranným budením, dennou ospalosťou a stratou koncentrácie.

49. Jedzte častejšie

Výdatný obed preťažuje telo: všetku svoju silu vrhá do trávenia jedla, takže je ťažké sústrediť sa na dokončenie úloh. Ak sa po večeri cítite ospalí, rozdeľte si obvyklú porciu na dve jedlá.

Namiesto ťažkých jedál zaraďte do stravy potraviny, ktoré zlepšujú sústredenie a koncentráciu: zelenina, bylinky, mastné ryby, orechy a horká čokoláda. A neopierajte sa o kávu - vo veľkých množstvách neoživuje, ale má skôr opačný účinok.

50. Venujte sa športu

Cvičenie nielen zlepšuje zdravie, ale zlepšuje aj pozornosť, koncentráciu a rýchlosť mozgu. Zvyšujú tiež sebavedomie a robia ich odolnejšími voči stresovým situáciám. To je obrovské plus pre produktivitu, takže si aspoň trochu zacvičte.

Prečítajte si tiež? ?

• 80 životných trikov pre produktivitu
• Aký je rozdiel medzi produktivitou a efektívnosťou a čo je dôležitejšie
• Oddýchnite si a oddýchnite si od práce, aby ste boli produktívnejší.
• Aké sú skutočné náklady na produktivitu