Ovládajte „hydrant“, alebo Ako sa neutopiť v toku informácií a úloh

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Mitch Kapor, zakladateľ Lotus Corporation, raz povedal, že získavanie informácií z internetu je ako pitie z požiarneho hydrantu. Matthew Lowry, odborník na online komunikáciu, posunul túto tému ešte ďalej a nepretržitý tok informácií, ktoré idú do počítača a telefónu 24 hodín denne, 7 dní v týždni a nikdy nekončí, nazval „firehose“. Ako sa neutopiť v prúde a využiť čas racionálne – prečítajte si v upravenom preklade, ktorý pripravil Lifehacker.

S hydrantom nie je váš zoznam úloh nikdy prázdny. Pretože „hydrant“nie sú len informácie, je to továreň na nové úlohy. Niektoré položky v zozname úloh sú explicitné, napríklad e-maily od vášho šéfa alebo klientov, ktoré si vyžadujú pozornosť. Mnohé však nie sú jasne vyjadrené.

Toto je článok, ktorý stojí za prečítanie a zamyslenie. Príspevok na komentovanie. Zdieľajte, čo sa vám páči, s priateľmi a kolegami.

Nezáleží na tom, koľko hodín denne sa venujete malým podnikom. Hlavná vec je, že nevidia koniec a okraj. Toto je "hydrant".

A tento pojem je oveľa širší ako len zoznam úloh. A, bohužiaľ, deň má stále 24 hodín.

Lark

Ak ste ako ja, všetka kreatívna a náročná práca postupuje dobre skoro ráno. Je veľa dôvodov – psychologických aj fyziologických – prečo je to tak. Ale „hydrant“je hlboko ľahostajný k vašim vnútorným rytmom. Pretože kým spíte, množstvo informácií sa neustále zvyšuje.

Po raňajkách otvoríte inbox a prúd z „hydrantu“rozbije obrazovku, ktorá bola pod tlakom listov v pošte, účtov v Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello a podobne. Váš kalendár obsahuje stretnutia, požiadavky a pokyny od vášho šéfa, partnerov, klientov, subdodávateľov, kolegov. A to, čo včera nebolo na zozname úloh, dnes horí a vyžaduje si okamžité vykonanie.

Hydrant na vás nebude čakať. Hlasno vyžaduje váš čas a pozornosť.

Zrazu je 11 hodín a vy ste už stratili najlepšiu časť dňa.

Ako reagovať na tento stav? Zvyčajne sa ponúkajú dve možnosti: buď zmeniť správanie, alebo použiť technológiu. Prečo však nepoužiť technológiu na vytvorenie základu pre zmenu správania?

Ako efektívne riadite informácie, úlohy a nápady? Musíte pochopiť, že tok informácií je nepretržitý a vo všeobecnosti ide o niekoľko tokov: informácie pochádzajú z e-mailov, sociálnych sietí a médií, webových stránok, novín, počas stretnutí, od priateľov a dokonca aj z vašej hlavy. Nie je možné obsiahnuť všetko.

Musíte spracovávať správy, rozhodovať sa, čo s nimi robiť: reagovať, používať, zdieľať, ukladať na neskoršie použitie alebo mazať? Kedy to urobiť? A ako si nájsť čas na to všetko riešiť?

Bohužiaľ nefunguje režim multitaskingu, kedy sa snažíte robiť všetko naraz. Neovládate svoj rozvrh, je pre vás ťažké nájsť si voľný čas, odpútať pozornosť od pošty a sústrediť sa na niečo dlhšie ako 5 minút. Ak áno, pozrite sa na môj spôsob organizácie času, aby ste boli čo najproduktívnejší počas dňa – toto môže byť správna cesta.

Tri techniky a ďalšie nástroje

Denný rituál. V tomto čase organizujeme a plánujeme, zameriavame sa na dôležité a malé úlohy.

Učenie - Poradie - Informácie o sklade - Distribúcia. Tok z „hydrantu“prenášame na materiál, s ktorým sa dá pracovať. Vytvárame zoznam úloh, osobnú knižnicu užitočných zdrojov, stabilný zdroj informácií zo sociálnych sietí a médií.

Dotiahnuť veci do konca. Riadime sa zoznamom úloh a vlastným časom.

Pracujte podľa svojich vnútorných rytmov

Iba vy môžete prísť na svoj vlastný súbor vylepšení produktivity - všetko, čo môžem urobiť, je zdieľať svoje vlastné.

Na vyriešenie najdôležitejších úloh prideľujem najlepší čas

Ráno, keď je môj mozog v najlepšom stave, vyhradím si 2-3 hodiny na prácu na Najdôležitejšej úlohe a nerozptyľujem sa ničím iným. Výskum ukazuje, že pracovníkom, ktorí sú rozptýlení – alebo sú rozptyľovaní sami – aspoň raz za 3 minúty, trvá minimálne 20 minút, kým sa vrátia k danej úlohe.

Oplatí sa začať deň ťažkou úlohou, aj keď je v ľudskej povahe začať niečím ľahším. Počas dňa sa určite vyskytnú nepredvídané okolnosti, ďalšie stretnutia - a úlohy prvoradého významu nebudú dokončené.

Naznačujem pauzy

Nech je to akokoľvek, zvyčajne po 60-90 minútach koncentrácia klesá, preto rannú časť práce rozdelím na dve časti s krátkou prestávkou, počas ktorej musím opustiť pracovisko.

Vedci tvrdia, že sedavý spôsob života vedie k problémom so srdcom, zlému držaniu tela a niektorým druhom rakoviny.

Aj keď budete sedieť na jednom mieste len 30 minút, váš metabolizmus sa spomalí o 90 %.

Večer

Hladina energie po obede dramaticky klesá, a preto veľa ľudí dáva prednosť spánku počas tohto obdobia. Po obede skúšam:

• stretávanie sa s ľuďmi: Som si istý, že v takej chvíli len ťažko môžem robiť svoju prácu dobre a komunikácia mi dodáva ďalšiu energiu;
• riešiť malé, jednoduché a organizačné úlohy.

Ranný a večerný rituál

Musíte sa rozhodnúť, čo presne budete počas týchto hodín robiť. To znamená, že musíte otvoriť poštu, preložiť niektoré správy do zoznamu úloh a nájsť si na ne čas medzi inými projektmi.

Problém je v tom, že správy, ktoré zaplavujú vašu poštu, sú skutoční upíri, ktorí sa živia vaším časom. Ich rozobratie si vyžaduje viac času a úsilia, ako si myslíte. A najhoršie na tom je, že bez ohľadu na to, aké nepríjemné to môže byť, časť z vás si vždy chce skontrolovať doručenú poštu.

Riešením je, že s tými, ktorí vstúpia, by sa malo zaobchádzať ako s nebezpečnými zvieratami, ktoré väčšinou treba držať v klietke, no aj tak z času na čas, aby samy neutiekli.

Prichádzajúcu prácu riešim dvakrát denne - počas ranných a večerných rituálov. Na taký poriadok som si zvykol natoľko, že práca s incomingom sa stala pre myseľ rovnakou automatickou úlohou ako pre telo potreba jesť a piť.

Medzi týmito dvoma obdobiami sa nestarám o to, či niečo prišlo poštou a či som na niečo dôležité nezabudol - dôverujem svojmu systému. Preto po zatvorení poštovej schránky idem do práce s čerstvou hlavou.

A keďže ranný rituál je zvyčajne krátkodobý (väčšina organizačných záležitostí zostáva na večerný rituál), venujem väčšiu pozornosť Najdôležitejšej úlohe.

Zoznam úloh

Ak chcete zorganizovať svoj deň a zastaviť tok doručenej pošty, ktorá vysáva všetku šťavu z vášho života, musíte použiť techniky a nástroje.

Jednou z týchto efektívnych techník je „učenie sa – radenie – zásoba informácií – distribúcia“, ktorá prekladá náhodný tok do:

• ľahko použiteľný zoznam úloh,
• osobná knižnica užitočných materiálov, ktoré sa ukladajú pre neskoršiu prácu s nimi,
• zbierka materiálov, ktoré môžete zdieľať s kolegami.

V ideálnom prípade by sa to malo robiť počas ranných a večerných rituálov. Pozrime sa na tento proces bližšie.

Štúdium prichádzajúcich

Vaša doručená pošta obsahuje všetko od e-mailov a správ na Twitteri až po vaše nahrávky.

Po prvé, pamätajte, že žiadne prichádzajúce hovory nevyžadujú okamžitú odpoveď. Všetci sme sa naučili posielať a prijímať rýchle odpovede na e-maily, ale toto je nesprávne: každý, kto to očakáva, na vás kladie ďalšie povinnosti.

Po druhé, je absolútne neefektívne otvárať každý e-mail a odpovedať naň. Budete produktívnejší, ak budete robiť jednu vec. Stačí si napríklad zobraziť doručenú poštu. Náš mozog nie je veľmi dobrý v spájaní viacerých úloh dohromady. Keď si ľudia myslia, že môžu jednoducho robiť viac vecí naraz, v skutočnosti len rýchlo prechádzajú z jednej úlohy na druhú. To však negatívne ovplyvňuje vnímanie a koncentráciu.

Keď teda otvoríte svoju doručenú poštu, stačí sa na ňu pozrieť. Toto je klasický jednoúlohový model „Get it done“:

• ak si môžete zobraziť svoju doručenú poštu za menej ako dve minúty, urobte tak;
• ak nemôžete, pridajte ho do zoznamu úloh, ku ktorým sa musíte vrátiť neskôr;
• súbor môžete jednoducho ignorovať.

Aj keď otvoríte svoju doručenú poštu v rade hneď po zobrazení správ, stále máte čas na prestavbu.

Prezerajte si svoju doručenú poštu ráno iba vtedy, keď je to absolútne nevyhnutné.

Keď sa ráno pozeráte na správy, položte si otázku: sú naliehavé? Skutočné naliehavé správy sú vaším nepriateľom číslo jedna, pretože zaberajú drahocenný čas, ktorý by ste chceli venovať najdôležitejšej úlohe.

V opačnom prípade stačí do zoznamu úloh zaradiť položku „Skontrolovať správy večer“.

Radenie

Umiestnite nie naliehavé úlohy, ktorých dokončenie trvá viac ako 2 minúty, do jednej z dvoch sekcií frontu:

1. Čo treba čítať: Je možné pridať online zdroje na čítanie a premýšľanie. K týmto materiálom sa môžete vrátiť neskôr a z akéhokoľvek zariadenia.
2. Čo je potrebné urobiť: prichádzajúce správy sú pomocou pomocníka presmerované priamo do zoznamu úloh.

Zoznam úloh si samozrejme môžete vytvárať aj manuálne, no aplikácie mi prídu pohodlnejšie.

Čítanie a distribúcia materiálov v osobnej knižnici

Počas večerného rituálu sa vraciam k zoznamu úloh a kontrolujem materiály v rade na prečítanie. Keďže používam Pocket, môžem si ich prezerať počas cestovania metrom, pri čakaní na stretnutie alebo v akejkoľvek inej voľnej chvíli. Preto sa s týmto zoznamom zvyčajne rýchlo vysporiadam.

Ak materiál naozaj stojí za to, pridajte ho do - mojej online knižnice užitočných materiálov. Dá sa označiť, takže poznámky sa dajú ľahko nájsť nasledujúci deň, mesiac alebo dokonca o rok neskôr. A špeciálne ďakujem Diiogo za príležitosť.

Značka l8r (teda neskôr - z angl. "Later") zaradí zdroj do iného frontu, ktorý volám pri nočnej kontrole zoznamu úloh.

Navyše, Diigo automaticky uloží kópiu akéhokoľvek textu, ktorý pridám do poznámkového poľa. Môžem upravovať túto poznámku, vkladať poznámky, nápady, ktoré sa mi hodia, keď chcem s niekým zdieľať materiál.

Zdieľajte to

Niektoré značky v Diigo vám umožňujú publikovať vaše aktívum kdekoľvek. Za čo vďaka mágii:

• so značkou Páči sa mi, materiál sa odošle na môj Tumblr ako citovaný príspevok,
• ak vyberiete značku názvu tweetu a odkaz na príspevok sa odošle na Twitter,
• môžete prispôsobiť značky pre iné účty: LinkedIn, Facebook …

Vďaka tejto metóde sa celý stream z „hydrantu“odošle do zoznamu úloh a osobnej knižnice a vybrané zdroje je možné následne zdieľať. A to všetko bez straty pozornosti.

Večerný rituál

Keďže sa chcem ráno sústrediť na svoju tvorivú prácu, večerný rituál je základným kameňom plánovania dňa.

Ako začínam večerný rituál

Čas po obede:

• Ráno som už dokončil svoju Najdôležitejšiu úlohu;
• v schránke sa mi nahromadili neprečítané správy, ktoré som dostal, keď som bol zaneprázdnený prácou na Najdôležitejšej úlohe;
• front v zozname úloh obsahuje úlohy, ktoré som tam zaradil ráno, a štandardné úlohy, ktoré robím počas večerného rituálu každý deň.

Aktuálne denné úlohy

Ako už bolo spomenuté, večerný rituál zahŕňa úlohy ako:

1. Vyhliadka. Toto je kompletná kontrola všetkého: zaoberám sa všetkým možným, aj tými materiálmi, s ktorými práca zaberie viac ako 2 minúty.
2. Čítajte, rozdeľujte, zdieľajte. Pracujem so všetkými skvelými vecami, ktoré som pridal za posledných 24 hodín.
3. Sledujte zoznam úloh. Otváram svoj rad úloh a na základe pokroku dosiahnutého v práci na Najdôležitejšej úlohe:

• Rozhodujem sa, čo budem robiť dnes večer a čo odložím na zajtra,
• rozhodnúť, ktorá úloha bude zajtra ráno najdôležitejšou úlohou a určiť, koľko času jej bude potrebné venovať,
• Do rozvrhu zaraďujem čas na oddych (alebo ho odložím na neskôr či niekedy).

Je potrebné urobiť niekoľko ďalších vecí, ako je odpovedanie na včera prijaté e-maily alebo sledovanie financií a iné. Niektoré z nich sa objavia iba v špeciálny deň. Napríklad spomínané Diigo kontrolujem každú stredu a sobotu.

Týždenná kontrola

Každý pondelok je potrebné do zoznamu úloh zaradiť položku „Urobte si zoznam cieľov na týždeň“. Každý večer počas týždňa mám preto na pamäti tieto ciele: bude sa mi hodiť, keď sa potrebujem rozhodnúť, čo budem robiť dnes a čo si nechám na neskôr.

Každý piatok večer v duchu prehodnocujem tieto ciele a kriticky ich hodnotím.

A až potom príde čas oddychu

Keďže je ľahšie spravovať svoj rozvrh večer a ťažšie pracovať na náročných úlohách, potom sa počas dňa pravdepodobne budem venovať prezeraniu a pridávaniu úloh a materiálov do poradia. Aj tak bude vaša schránka zatvorená minimálne na pol dňa.

Môj deň končí úlohou „Štúdium – Zaraďovanie do fronty – Zásoba informácií – Distribúcia“, takže môžem začať nový deň bez nálože nedokončených vecí.