Prečo nie je dostatok času a energie na najdôležitejšie veci a čo s tým robiť

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Môže za to pasca naliehavosti. Zisťujeme, ako to funguje a ako sa do toho nepustiť.

Koľkokrát ste si na konci náročného a rušného dňa uvedomili, že sa zdalo, že sa veľa hodín krútite ako veverička v kolese a riešite množstvo problémov, no nevenovali ste čas skutočne dôležitým projektom? Koľkokrát ste si sľúbili, že sa budete venovať osobným záležitostiam, ktoré sú pre vás zmysluplné: šport, kreativita, štúdium, no celé mesiace ste ich nemohli ani začať? Ak sa vám to stalo, tak ako väčšina ľudí ste sa dostali do pasce naliehavosti.

Čo je pasca naliehavosti

Výskum z Johns Hopkins University School of Business ukázal, že častejšie sa vzdávame zaujímavých a dôležitých úloh v prospech tých naliehavých. A sme doslova predisponovaní k tomu, aby sme významné projekty odložili na neskôr, v prvom rade preberali tie, ktoré, ako sa nám zdá, je potrebné urobiť práve teraz.

Toto sa nazýva pasca naliehavosti. Vedie nás k stresu, emocionálnemu vyčerpaniu a napodiv aj k strate peňazí. Výskumníci zistili, že máme tendenciu prijať úlohu, ktorá sa zdá byť naliehavejšia, aj keď za ňu zaplatíme menej ako za úlohu s mäkším termínom. Stáva sa to z niekoľkých dôvodov.

Prečo padáme do pasce naliehavosti

1. Trpíme, ak nedokážeme splniť úlohu

To sa zistilo už v roku 1927 a potom sa to potvrdilo viackrát: ľudia sa cítia nepríjemne, ak nad nimi visí nedokončená záležitosť. Táto vlastnosť myslenia sa nazývala Zeigarnik efekt. A keďže sú naliehavé úlohy spravidla dostatočne malé a nezaberú veľa času, nemôžeme ich odložiť, pretože potom nebude preškrtnutá ďalšia položka v zozname úloh. A my sa chopíme týchto malých úloh, riešime ich jednu po druhej a nemôžeme prestať. Ako pri balíčku čipsov: kým všetko nezjete, neupokojíte sa.

2. Uviazli sme v tuneli a nič okolo nevidíme

To znamená, že sme tak zavalení krátkodobými záležitosťami, že si doslova nevieme vydýchnuť, pozrieť sa na svoj rozvrh zvonku a zhodnotiť, čo je naozaj dôležité a čo nie. Túto situáciu možno prirovnať k tunelovému videniu: nevidíme úplný obraz, ale iba fragment, ktorý je práve v centre našej pozornosti.

3. Nevieme správne zorganizovať pracovný deň

Ak procesy nie sú odladené vašou vinou alebo vinou vedenia, rutinné úlohy začnú doslova pohlcovať čas a námahu. Povedzme, že ste príliš leniví na vytváranie šablón pre dokumenty a listy – a zakaždým strávite veľa drahocenných hodín prácou s dokumentáciou alebo prichádzajúcou poštou. Alebo sa váš projektový manažér nedohodol s klientom na vykonaní všetkých úprav naraz a vy musíte byť nespočetnekrát rozptyľovaní novými komentármi.

4. Zdá sa nám, že ak ignorujeme naliehavú úlohu, stane sa katastrofa

Príde zlý vodca alebo klient a bude veľa nadávať, prídete o peniaze, nebo sa zrúti na zem, všetci zomrieme.

Všetky tieto upozornenia na nové správy, hovory, úpravy, dodatočné malé objednávky vytvárajú ilúziu, že ich nemožno odložiť. Aj keď v skutočnosti tých skutočne pálčivých úloh nie je až tak veľa.

Ako sa vyhnúť tomu, aby ste uviazli v núdzi

1. Začnite svoj deň dôležitými a nie naliehavými úlohami

Klasické knihy o riadení času hovoria, že prvá vec, ktorú treba urobiť, je „zjesť žabu“. Teda odrobiť si malú a nie veľmi príjemnú úlohu. Tento prístup má svoju logiku: po ťažkom telefonáte alebo odpovedaní na nudné listy sa cítime ako víťazi a na vzostupe sa venujeme iným veciam.

Ale je tu riziko, že po prvej „žabe“bude nasledovať druhá, potom tretia, štvrtá… A teraz je večer, „žabky“sú zjedené neúrekom, ale ruky nedosiahli skutočne dôležité úlohy. Preto môžete skúsiť opak: začnite deň tým, čo je dôležitejšie, ale nie naliehavé, a až potom prejdite na celú tú kopu malých úloh.

2. Naučte sa dať si pauzu

Neponáhľajte sa okamžite odpovedať na nové správy a vykonávať malé úlohy a požiadavky. Nadýchnite sa a vydýchnite a uvedomte si, aké naliehavé to naozaj je. Ak úloha trpí, odložte ju uprednostnením väčšieho a hodnotnejšieho projektu.

3. Skúste pracovať v blokoch

Povedzme 40 minút na dôležité úlohy a 15 minút na naliehavé úlohy. Nastavte si časovač, aby vás malá rutina príliš nevysávala, a len čo zapípa, vráťte sa k veľkým veciam. S najväčšou pravdepodobnosťou bude hovor alebo list schopný čakať ďalších 40 minút.

4. Kombinujte veci

Veľa maličkostí sa dá urobiť počas jazdy metrom, státia v rade na pošte, čakania na dieťa z hodiny kreslenia. Je nepravdepodobné, že v takýchto chvíľach bude možné zapojiť sa do dizertačnej práce, knihy, správy alebo plánu, ale je celkom možné rýchlo reagovať na správy, vyplniť nejaké formuláre, vykonať menšie úpravy.

5. Pamätajte, že naliehavé úlohy nikdy neskončia

Je veľmi veľkou chybou myslieť si, že teraz rýchlo upracete všetku túto rutinu: dohodnite si stretnutie s lekárom, odpovedajte na listy, objednajte dieťaťu nové tenisky, vyplňte vysvedčenie - a potom s ľahkým srdcom prevezme dôležité pracovné a osobné projekty: aktualizujte si portfólio a životopis, prečítajte si knihu v cudzom jazyku, hľadajte informácie pre výskum. Žiaľ, nebude to tak. Malé veci na vás budú padať, kým ich neprevezmete pod kontrolu.