Ako si plánovať veci pomocou metódy ALPEN a držať krok so všetkým

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Time management s nemeckou presnosťou.

Čo je metóda ALPEN

Aj takto si naplánovať veci tak, aby ste mali zaručene na všetko čas a zároveň sa nezbláznili z toho nákladu. Vynašiel ho nemecký profesor ekonómie a odborník na time management Lothar Seivert.

Autor metódy ju rozdelil do piatich zložiek. Prvé písmená v názvoch krokov sa nakoniec sformovali do nemeckého slova ALPEN (v ruštine „Alpy“):

A - vytvorenie zoznamu úloh (Aufgaben);

L - odhad požadovaného času (L änge schätzen);

P - plánovanie času vyrovnávacej pamäte (Pufferzeiten einplanen);

E - stanovenie priorít (Entscheidungen treffen);

N - zhrnutie (Nachkontrolle).

Podstatou metódy je pochopiť, ktorým úlohám sa naozaj oplatí venovať čas a ktoré možno nechať na neskôr. Navyše buďte realistickí, pokiaľ ide o čas, ktorý budete musieť stráviť, a pamätajte, že práca bez prerušenia je cestou k vyhoreniu.

Metóda ALPEN je v podstate kombináciou blokového plánovania s Eisenhowerovou maticou z klasického time managementu.

Ako plánovať prípady pomocou metódy ALPEN

Vytvoriť zoznam

Zapíšte si všetky – všetky veci, ktoré by ste dnes chceli urobiť. Stačí si to zapísať: do papierového poznámkového bloku, zošita alebo plánovača v telefóne.

Pokušenie urobiť si mentálny zoznam je, samozrejme, veľké, ale zdroje ľudskej „pracovnej“pamäte nie sú neobmedzené. Podľa niektorých správ dokáže súčasne uložiť až štyri úlohy alebo predmety.

Nestrácajte čas uprednostňovaním vecí ako prvý – jednoducho si zapíšte, čo vás napadne. Zoznam sa určite ukáže ako desivo pôsobivý. To je v poriadku, malo by to tak byť.

Odhadnite, ako dlho to trvá

Každý, kto sa aspoň raz pokúsil plánovať veci, takmer určite stúpil na obľúbené hrable nováčikov v time managemente: zostavil si zoznam 15 úloh, no nakoniec nesplnil ani polovicu, pretože tie, ako sa ukázalo, fyzicky nezmestia sa do pracovného dňa. V dôsledku toho som sa rozčúlil a opustil som všetky tieto nové techniky riadenia času.

Aby ste tomu zabránili, musíte pochopiť časové náklady. Zamyslite sa nad tým, koľko minút alebo hodín zaberie každá úloha na vašom zozname. Buďte čo najrealistickejší. Stavte na skúsenosti z minulosti a nezabúdajte na svoje osobnostné črty, ak sa napríklad rýchlo unavíte alebo budete otáľať. Treba mať na pamäti, že všetky tieto záležitosti sú pre vás, nie pre imaginárneho nadčloveka.

Keď skončíte s výpočtom, zapíšte si odhadovaný čas vedľa každej položky.

Naplánujte si časy vyrovnávacej pamäte

Ďalšou častou chybou je plánovanie vecí jeden po druhom. Takáto stratégia po prvé neberie do úvahy, že si človek potrebuje robiť prestávky, a po druhé, vedie k tomu, že všetky plány riskujú, že sa zrútia v dôsledku jedného malého oneskorenia alebo vyššej moci.

Stretnutie trvalo trochu dlhšie, ako bol naplánovaný čas, dodávateľ zadal objednávku trochu neskôr, niektorí kolegovia meškali, uviazli ste v zápche, dieťa sa v škôlke dlho obliekalo - a to je všetko, nasledujúce veci musia byť odložené, alebo dokonca zrušené a prekresľované celý deň. To je zvyčajne veľmi nahnevané a frustrujúce.

Preto je dôležité po každej úlohe zaradiť do plánu takzvaný buffer time, teda taký, ktorý ničím nezamestnáte.

Ak sa niečo pokazí, tieto prázdne miesta vám pomôžu vyrovnať sa so zvyškom podnikania. A ak nedôjde k vyššej moci, môžete využiť čas na prestávku: vypiť kávu, prejsť sa, prečítať si knihu alebo len tak ticho sedieť. Nakoniec môžete tento čas venovať ďalším úlohám alebo osobným projektom.

Veľkosť vyrovnávacích blokov si musíte určiť sami. V ideálnom prípade by podľa metódy ALPEN mali tvoriť až 40 % pracovného času.

Uprednostňujte úlohy

V tejto fáze je zvyčajne jasné, že vzhľadom na požadovaný čas a bloky, zoznam úloh, ktorý osoba zostavila ako prvý, je fyzicky nemožné prekonať za deň. Preto si musíte uprednostniť a vybrať, ktoré úlohy si ponecháte a ktoré zrušíte alebo preplánujete.

Na to je vhodný klasický nástroj - Eisenhowerova matrica. Podľa nej sú všetky úlohy zo zoznamu podmienene rozdelené do štyroch kategórií:

1. Dôležité a naliehavé. Najprv ich treba riešiť.
2. Dôležité, ale nie naliehavé. Potom, čo sa vysporiadate s prvou skupinou, si na ne môžete dať nejaký čas.
3. Naliehavé, ale nedôležité … Je lepšie ich delegovať alebo urobiť na treťom mieste za dôležitými, aby ste sa im nevenovali celý deň a nespadli do pasce naliehavosti.
4. Nie súrne a nedôležité … Tie treba vymazať, niekomu odovzdať alebo odložiť na druhú koľaj.

Váš zoznam sa tak výrazne zredukuje a oveľa viac sa priblíži realite.

Zhrnúť

Na konci dňa otvorte svoj denný plánovač a položte si niekoľko otázok:

• Čo sa vám podarilo a čo nie?
• Mali ste dostatok času na všetky naplánované úlohy?
• Odhadol som potrebný čas správne, alebo mám nabudúce vložiť viac?
• Bol v mojom pláne dostatok vyrovnávacieho času na kompenzáciu vyššej moci a čas na oddych?
• Mám čas riešiť dôležité aj neodkladné veci, aby som nenarušil termíny, no zároveň nezapadol do rutiny?
• Čo môžete urobiť, aby bol plán pre mňa nabudúce pohodlnejší?

Keď na ne odpoviete, preplánujte si úlohy, ktoré ste nestihli, na ďalší deň. A urobte nový plán s ohľadom na „opravovanie chýb“.