Ako vám metla a trojuholník pomôžu držať krok so všetkým

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Osem trikov, vďaka ktorým sa vo svete multitaskingu nezbláznite.

1. Riaďte sa obchodným trojuholníkom peniaze – čas – kvalita

A nezabudnite, že trojuholník je vždy na dvoch bodoch. Toto je možno najlepší príklad stanovenia priorít.

Chcete mať veci hotové rýchlo a dobre? Buďte pripravení investovať do dodatočných zdrojov. Chcete ušetriť peniaze? Vyberte si, čo ste pripravení obetovať: čas alebo kvalitu? To znamená, že úloha môže byť dokončená dlho, ale dobre. Alebo to urobte rýchlo, ale možno nie naplno.

Tento obchodný trojuholník odporúčam nielen využívať pri riešení vašich pracovných záležitostí, ale pripomínať ho aj kolegom či dokonca manažérom.

„Urob to dobre, lacno a včera“nie je fungujúca schéma.

2. Delegujte všetky „lacné“úlohy

Pravidlo, ktoré som sa naučil od môjho bývalého šéfa. O malých veciach povedal: "Môj čas je príliš drahý na to, aby som to urobil."

Použite Paretov zákon: Venujte 20 % svojej energie a času tomu, čo prinesie 80 % výhod. Nestrácajte čas maličkosťami. Hlavné tajomstvo time managementu: nemôžete zmeniť všetko, preto sa okamžite zmierte s tým, že nepodstatné úlohy sa nikdy nedokončia. Delegujte, ak môžete. Ak nemôžete - vzdajte sa malých úloh.

3. Zoznámte sa s metlou

Dôležité: ak delegujete neustále, v určitom okamihu sa môže ukázať, že máte veľmi zlú predstavu o tom, ako procesy fungujú na miestnej úrovni. Preto z času na čas musíte urobiť bežné rutinné úlohy sami. Napríklad na vysádzanie článku na paneli správcu alebo na vytvorenie reklamného priestoru.

Verí sa, že ideálnym šéfredaktorom je ten, kto v prípade núdze dokáže na stránke vykonať všetku prácu: od napísania článku až po výber fotografie, jej spracovanie a inscenáciu. Toto sa možno nikdy nestane, ale pochopenie zložitosti vnútornej kuchyne z vás urobí silnejšieho vodcu.

Schopnosť vykonávať špinavú prácu nie je mikromanažment. Najčastejšie vďaka takýmto „výletom“a náhodným kontrolám zistíte, čo ešte v projekte možno zlepšiť. Nie je potrebné vyberať okamih na ručnú prácu. Väčšinou sa všetko deje samo, keď niektorý z podriadených alebo kolegov odchádza na dovolenku a vy dočasne preberáte jeho povinnosti.

Americký podnikateľ Andrew Carnegie na adresu študentov vysokých škôl v Pittsburghu povedal, že je veľmi užitočné „zoznámiť sa s metlou“v počiatočnej fáze kariéry. Pamätať si na metlu je však užitočné aj vtedy, keď, ako sa vám zdá, ste dosiahli výšiny.

V sérii "Peaky Blinders" existuje takýto dialóg:

- Čo robíš Tommy? (Čo robíš Tommy?)

- Hovno lopatou, Curly. Presne ako ty. (Odhŕňanie hnoja lopatou, Curly. Presne ako ty.)

- Prečo to robíš Tommy? (Prečo to robíš, Tommy?)

- Aby som si pripomenul, kým by som bol, keby som nebol tým, kým som. (Aby som si pripomenul, kým by som bol, keby som nebol tým, kým som.)

4. Odstráňte Facebook z telefónu

Čítajte pásku z počítača pri čaji, ale nie často. Nestrácajte čas nekonečným prehliadaním stránok iných ľudí. Kým to robíte, váš vlastný život plynie. Či už sú to poslovia, stačí v nich vypnúť upozornenia. Neexistujú také dôležité veci, ktoré by nemohli počkať ani niekoľko hodín. Ak má ten človek naozaj niečo súrne, zavolá. A nebudete sa rozptyľovať a budete sa môcť sústrediť na hlavné úlohy.

5. Hlavné čítanie rýchlosti

Žijeme v dobe informácií a aby ste so všetkým držali krok, musíte sa v tom vedieť orientovať. Rýchle čítanie vám pomôže rýchlejšie surfovať / skenovať zdroje informácií. Mnoho ľudí sa obáva, že po rýchločítaní už nebude možné čítať knihy v uvoľnenom režime, no nie je to tak. Je to zručnosť, ktorú možno ovládať a len vy rozhodujete, kedy ju použijete. Zhruba povedané, za hodinu prejdete päť kilometrov alebo za 20 minút zabehnete. Všetko závisí od vašich úloh.

Rýchle čítanie neznamená rozumieť všetkému, čo čítate. Táto metóda bola vytvorená predovšetkým s cieľom pochopiť všeobecný význam a izolovať informácie, ktoré skutočne potrebujete, od všeobecnej hmoty (a niekedy aj vody).

Rýchločítanie sa dá naučiť samostatne. Napríklad z kníh alebo kurzov. A možno ste si už vytvorili takzvané intuitívne rýchle čítanie. Väčšinou za ním prichádzajú ľudia, ktorí veľa čítali a v istom momente si vyvinuli vlastný systém rýchleho vstrebávania informácií, často bez toho, aby si to sami uvedomovali. Napríklad, až keď som absolvoval kurz rýchleho čítania, zistil som, že mi to už ide celkom dobre – 535 slov za minútu.

6. Použite hlasové vytáčanie

Písanie dotykom desiatimi prstami na počítači sme si už dávno osvojili, no v telefónoch s rovnakou rýchlosťou je stále nemožné písať text. Keď ste na ceste alebo na cestách, použite rozpoznávanie hlasu. Táto funkcia je napríklad štandardne zabudovaná do klávesnice Gboard. Áno, niekde to musíte opraviť, ale vo všeobecnosti je to veľmi pohodlné.

Podcenená bola aj funkcia T9. Dnešné automatické opravy sú veľmi inteligentné, pamätá si obľúbené skripty a navrhuje najpravdepodobnejšie slová a frázy, ktoré sa majú použiť.

Ušetrite čas a námahu aj v najmenšom detaile.

7. Neodpovedajte na emaily hneď

Hovorím tomu pravidlo 10 minút. Neodpovedajte na e-mail hneď, ako príde. Nechajte ho „ležať“. Odporúčam to urobiť z troch dôvodov.

• Čím skôr odpoviete, tým skôr dostanete odpoveď na nový list. To znamená, že koliesko správ len zrýchlite.
• Často dostávame nie práve najpríjemnejšie listy a rýchle odpovede sú tvrdé a neslušné. Aspoň 10-minútová pauza pomáha upokojiť sa a odpovedať vyvážene.
• Tým, že túto chvíľu neodpovedáte na e-maily, učíte ľudí samostatne riešiť svoje otázky. Veľmi často do seba „strieľame“správy, hoci sú otázky, ktoré sa dajú riešiť aj inak. Pamätáte si, že v sovietskom satirickom video magazíne Fitil bol príbeh o vozňoch a depe? Počkajte 10 minút - a počas tejto doby sa situácia môže 10-krát zmeniť alebo dokonca stať irelevantnou.

8. Vezmite si deň voľna v posledný piatok v mesiaci

Na dovolenke, alebo aj na vlastné náklady, dať veci do poriadku. Magické upratovanie je potrebné nielen v dome. Vybavovať si doklady, ísť k lekárovi, nakupovať v prázdnom nákupnom centre alebo sa vyspať – budete prekvapení, keď uvidíte, koľko vecí máte robiť. A na konci dňa pocítite úľavu či dokonca miernu eufóriu – približne rovnakú ako po pretriedení šatníka.