12 odborných tipov, ktoré vám pomôžu zostať na správnej ceste

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Prepracovanosť je príznakom zlého plánovania.

Povesť niekoho, kto vždy vykoná prácu načas, stojí za to veľa. Ale nevzniká to samo od seba, len preto, že sa veľmi snažíte, málo spíte a celkovo pracujete ako kôň. Všetky vyššie uvedené sú extrémne opatrenia pre niekoho, kto nevie plánovať.

Tu je niekoľko kľúčových zásad, ktoré vám pomôžu zvládnuť pracovné zaťaženie a dokončiť projekt včas.

1. Uvedomte si, že nedodržiavanie termínov je vždy osobnou voľbou

Sú oblasti, kde takmer jediný spôsob, ako získať dobrý projekt, je klamať zákazníkovi, že sa s úlohou vyrovnáte rýchlejšie ako vaši konkurenti. Ale pamätajte, že práca v takomto odvetví je len vašou voľbou. A ak sa to stane, potom stojí za to akceptovať, že termíny budú nevyhnutne zmeškané a budete sa musieť vyrovnať s úzkosťou a inými nepríjemnými emóciami.

2. Zvážte možnosť zmeny

Keďže všetko závisí od osobného výberu, zvážte iné odvetvie – také, kde sa termíny očakávajú a oceňujú. V ňom môžete získať zadosťučinenie, že plníte sľuby a prinášate úžitok ľuďom.

3. Nerobte si falošné termíny

Pokušenie je veľké, pretože skorý termín vyzerá ako dobrý stimul: všetci členovia tímu presne dokončia svoje úlohy skôr, ako príde skutočný termín. Ale ľudia sú rôzni. Človek bude počúvať vaše slová a naozaj urobí všetko načas. A druhý bude považovať dátum, ktorý ste určili, len za odporúčanie.

Efektívnejším krokom je hneď od začiatku zamestnancom vysvetliť, čo presne znamená termín a aké budú následky, ak ho všetci spoločne porušíte. A falošný termín je niečo ako známy príbeh o chlapcovi, ktorý márne kričí: "Vlci!" Keď bol skutočne napadnutý, nikto neprišiel na pomoc.

4. Nechajte nejaký čas

Nesľubujte partnerom a zákazníkom na základe interných termínov. Projekt, ktorý nemá času nazvyš, sa pravdepodobne oneskorí. Nie je to možné, ale určite. Čím dlhšia doba medzi dokončením projektu a dodaním zákazníkovi, tým vyššia je pravdepodobnosť, že sa do termínu zmestíte.

5. Oceňte námahu, ktorú vynakladáte

Robiť niečo správne načas je drahšie ako robiť to isté vo formáte „keď to vyjde“. A ak neporušujete termíny, považujte to za hodnotu, ktorá by mala byť zahrnutá vo vašej mzde. Potom použite zarobené peniaze na to, aby ste nepremeškali ďalší termín.

6. Povedzte si hlavný problém

Na dodržanie termínov potrebujete systematický prístup k plánovaniu a napredovaniu krok za krokom. Ak neustále škrtáte alebo vyhoríte do termínu splatnosti projektu, s najväčšou pravdepodobnosťou máte problém so systémovým plánovaním. A treba to riešiť.

7. V prípade potreby upravte zadanie

Vykonať dohodnutú prácu len čiastočne, len dodržať termín, je zjavne stratový ťah. Oveľa kompetentnejšie je byť neustále v kontakte so zákazníkom a v prípade potreby spoločne revidovať zadávacie podmienky vymazaním alebo pridaním samostatných blokov. "Teraz to urobíme, ale toto bude v ďalšej verzii" je úplne prijateľná správa. Najmä vtedy, keď ľudia očakávajú, že dostanú produkt včas.

8. Rozdeľte globálny termín na niekoľko lokálnych

Ak máte veľký, rozvetvený projekt, potom je nesprávne stanoviť si jediný termín: určite to nestihnete. Je lepšie rozdeliť celkový termín na 10-15 prechodných. To vám umožní pochopiť, ako obchod napreduje, a reagovať na miestne oneskorenia skôr, než bude príliš neskoro.

9. Nečakajte, že odoberiete množstvo

Mýtický pojem „mesiac človeka“je vážnou pascou. Deväť ľudí ani s veľkým úsilím neznesie a porodí dieťa za jeden mesiac. Nie vždy bude možné projekt urýchliť prijatím ďalších zamestnancov.

Ak takto riešite termíny, tak s najväčšou pravdepodobnosťou nestihnete. Zvážte alternatívu: mať dostatočný počet ľudí v ktorejkoľvek fáze projektu a tieto fázy sa podľa možnosti pohybujú paralelne.

10. Ak sa dá niečo rozhodnúť vopred, urobte to

Keď potrebujete iba jednu osobu na schválenie každej fázy projektu, je nepravdepodobné, že budete môcť paralelne spustiť viacero procesov. Ale ak sa dopredu vypracuje prísna špecifikácia, veľa vecí sa schváli ešte pred začiatkom projektu.

11. Oddeľte biznis od emócií

Keď diskutujete o blížiacom sa termíne, diskusia sa často scvrkáva na otázky dôvery, hanby a ocenenia úsilia každého človeka. Aby boli takéto diskusie efektívne, je lepšie porozumieť systémovým zložitostiam a spoliehať sa na skutočné údaje, nie na emócie.

12. Nemlčať o problémoch

Takéto ťažkosti sa sami nevyriešia. V dnešnom svete plnom instant messengerov a iných možností konektivity neexistuje jediný technický dôvod, prečo by manažér nemohol vedieť o postupe projektu a vzniknutých problémoch rovnako ako tím.