7 efektívnych metód plánovania, ktoré vám pomôžu zostať na správnej ceste

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Energy List, GTD, Bullet Journal a ďalšie možnosti, medzi ktorými sa určite nájde to pravé pre vás.

1. Metóda kariet

Túto metódu plánovania navrhol slávny ruský špecialista na riadenie času Gleb Arkhangelsky. Poskytuje obchodné koučovanie, píše knihy a dokonca prevádzkuje vlastnú poradenskú spoločnosť v oblasti riadenia času. Spolu s niektorými princípmi Gleb vyvinul aj metódu rýchleho plánovania pomocou kariet.

Ako to funguje

V tomto prípade nebudete potrebovať hrubý diár: stačí len niekoľko listov papiera. Získajte tri karty na rôzne účely. Môžu byť viacfarebné, s poznámkami alebo s nálepkami. Hlavná vec je, že sa navzájom líšia a samozrejme sa vám páčia.

Prvá karta je strategická. Bude obsahovať vaše kľúčové ciele, na dosiahnutie ktorých musíte vynaložiť maximálne úsilie. V druhej, venovanej dlhodobým cieľom, si zapisujete všetky aktivity a plány na rok alebo niekoľko rokov dopredu. Tretia karta bude obsahovať najdôležitejšiu udalosť nadchádzajúceho dňa. A samozrejme sa to bude meniť najčastejšie.

• Úroveň: nováčik.
• Plus: netreba rozumieť umeniu plánovania. Všetko je čo najrýchlejšie a najjednoduchšie.
• mínus: menej dôležité veci stále zostávajú neplánované. Takže na ne môžete úplne zabudnúť.

2. Metóda Ivy Lee

Krása metodiky americkej novinárky Ivy Lee je v jej jednoduchosti a konzistentnosti. Väčšina pokusov začať zlyháva v dôsledku chýbajúceho plánu, nedostatku sústredenia a nesprávnych priorít. Na vyriešenie týchto problémov Lee navrhuje obmedziť sa na šesť úloh denne a robiť ich jednu po druhej.

Ako to funguje

Na konci dňa identifikujte šesť hlavných vecí, ktoré treba urobiť, a uprednostnite ich, začnite tým najdôležitejším. Na druhý deň ráno sa hneď pustite do prvej úlohy na zozname a keď ju splníte, pustite sa do ďalšej. A tak ďalej až do víťazstva.

• Úroveň: nováčik.
• Plus: Oveľa uľahčuje plánovanie, uľahčuje začatie a zostáva konzistentný pri dodržiavaní svojich cieľov.
• mínus: metóda nefunguje dobre, ak máte počas dňa často neplánované aktivity.

3. Metóda odhadu

V procese plánovania sa dôležité úlohy často strácajú medzi menšími úlohami. Je to preto, že neoznačujeme ich prioritu. Aj keď rozumiete potrebe dokončiť úlohu, je dôležité uviesť to písomne. Počas pracovného dňa totiž nie je vždy čas primerane posúdiť dôležitosť každého prípadu.

Ako to funguje

Udeľujte plánovaným úlohám body od nuly do dvoch v závislosti od stupňa dôležitosti. Hlavnou prioritou sú dva body. Jednobodová úloha môže byť dokončená neskôr. A malé povinnosti a každodenné úlohy dostávajú nula bodov.

Nezabudnite ohodnotiť prácu na konci dňa, napríklad na päťbodovej škále. Nesplnený prípad, ktorý dostal 1 alebo 2, ovplyvní nadchádzajúcu prácu a spôsobí nepríjemnosti. Ako zlé známky v škole. Je to dôležité pre pochopenie vlastného výkonu a spravovanie rozvrhu.

• Úroveň: nováčik.
• Plus: metóda vás naučí hodnotiť dôležitosť úloh a riadiť svoju efektivitu.
• mínus: nie je vhodný pre každého. Úlohy môžu byť uprednostňované a čísla môžu byť mätúce, keď sa dostanete do práce.

4. Energetický zoznam

Každá úloha si vyžaduje iné množstvo psychickej alebo fyzickej námahy. Krátkodobé aktivity zároveň môžu zobrať viac energie ako dlhšie. Podstatou tejto metódy je rozdeliť všetky úlohy podľa požadovaného úsilia a prevziať ich podľa toho, ako sa cítite.

Ako to funguje

Pri vytváraní zoznamu úloh rozdeľte všetky úlohy do troch kategórií: ťažké, stredné a ľahké. Prvým je všetko, čo si vyžaduje maximálnu koncentráciu a stres, druhým bežný biznis, posledným je jednoduchá rutina vykonávaná takmer automaticky. Pred začatím práce posúďte úroveň sily a vyberte vhodnú úlohu.

• Úroveň: amatérsky.
• Plus: výhovorky nefungujú, pretože bez ohľadu na množstvo času a energie, vždy je čo robiť.
• mínus: vyžaduje sa sebadisciplína. Keď ste plní energie, musíte sa chopiť ťažkých vecí a nie ich opustiť v prospech ľahkej rutiny.

5. Spôsob 1-3-5

Veľký počet prípadov odrádza od túžby vziať si ich. Preto mnohí odborníci na time management radia vyčleniť až deväť úloh a vykonávať ich v závislosti od stupňa dôležitosti.

Takže menšie ciele je možné preniesť na iný deň a zároveň dokončiť najdôležitejšie z plánovaných úloh. Metóda 1–3–5 sa pomerne ľahko používa, hoci izolovať úlohy si vyžaduje určitý čas a úsilie.

Ako to funguje

Naplánujte si každý deň deväť vecí: 1 – najdôležitejšia úloha, vždy bude prioritou; 3 - prípady, ktoré si vyžadujú riešenie počas pracovného dňa; 5 - malé úlohy, ktoré sa vykonávajú vždy, keď je to možné.

Nezabudnite, že počet prípadov je potrebné dodržať a neprekračovať ho. V opačnom prípade bude metóda neúčinná.

• Úroveň: amatérsky.
• Plus: už v procese plánovania sa nepotrebné úlohy vyhadzujú a na zozname zostanú len tie skutočne potrebné.
• mínus: technika nefunguje v dňoch, keď počet dôležitých úloh presahuje odporúčaný počet.

6. GTD – Getting Things Done

V ruštine znie názov techniky ako „Dovedenie vecí do konca“alebo „Ako dať veci do poriadku“. Vyvinul ho americký expert na time management David Allen.

V rovnomennej knihe naznačil, že pre zaneprázdneného človeka je dôležité oslobodiť mozog od aktuálnych úloh. Len tak sa môžete sústrediť na ich kvalitnú realizáciu. Táto metóda je skvelá na vedenie plánovača stola.

Ako to funguje

Ak chcete s istotou používať metódu GTD, musíte si na ňu zvyknúť. Existuje celý systém hodnotenia úloh a nie je ľahké sa s ním hneď vyrovnať. Zapíšte si veci a označte ich špeciálnymi symbolmi:

1. Prázdny kruh je úlohou, ktorú treba dokončiť.
2. Kruh s preškrtnutým pruhom je úloha, ktorá sa teraz vykonáva.
3. Do polovice vyplnený kruh – úloha nie je úplne dokončená.
4. Vyplnený kruh – úloha je splnená.
5. Krúžok s krížikom – úloha zrušená.
6. Vyplnený kruh so šípkou – Úlohu robí niekto iný.
7. Výkričník je úloha s najvyššou prioritou.
8. Kruh s bodkou - túto úlohu musíte mať neustále na pamäti.

• Úroveň: amatérsky.
• Plus: pokročilá možnosť okamžitého plánovania. Nemusíte sledovať priority úloh. Ak máte prácu - urobte to.
• mínus: metóda je nedostatočne prispôsobená na dlhodobé plánovanie. Vhodné skôr ako doplnok k hlavnému.

7. Bullet Jornaling

Najflexibilnejšou možnosťou plánovača je plánovač a osobný diár zároveň. Vynašiel ho americký dizajnér Ryder Carroll a vysvetlil vo videonávode vyššie.

Táto metóda vám umožňuje zapisovať si do denníka akékoľvek náhodné myšlienky, ako aj dôležité obchodné úlohy či plány na dlhú dobu. Nie je ľahké sa s tým vyrovnať, ale keď si na to zvyknete, nikdy neprestaňte plánovať.

Ako to funguje

Na prvej strane vytvorte obsah s názvami sekcií a priebežne ho vyplňte. Nasleduje každoročný zvrat s veľkými cieľmi a dôležitými dátumami. Pomôže vám to zhodnotiť vaše plány ako celok. Mesačné obraty sú na nasledujúcich stranách. Vľavo napíšte dni v mesiaci a dni v týždni. Oproti nim si označte podujatia, ktorých termíny sa určite meniť nebudú. Vpravo sú bežné úlohy na mesiac.

Voliteľne môžete pridávať úlohy na každý týždeň alebo dokonca plánovať deň po hodinách. Na zvýraznenie rôznych úloh použite špeciálne znaky. Spočiatku je lepšie písať takéto poznámky na samostatný list papiera, kým si nezvyknete používať. Hlavne nezabudnite do obsahu zahrnúť strany mesiacov alebo napríklad zoznamy.

• Úroveň: profesionálny.
• výhody: na rozdiel od zvyčajných možností je možné tento denník začať od akéhokoľvek dátumu a dokonca aj v bežnom zápisníku. Je tiež vhodné vytvoriť si tu kontrolné zoznamy a zoznamy.
• mínusy: bude chvíľu trvať, kým si utriedite všetky detaily a zvyknete si na túto metódu.