Ako si zorganizovať deň: techniky géniov produktivity

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Čas je vzácny a nenahraditeľný zdroj. Naučte sa ho používať rozumne.

Metóda Benjamina Franklina

Benjamin Franklin bol synom mydlára, no vďaka sebaorganizácii a disciplíne uspel v mnohých oblastiach: v politike, diplomacii, vede, žurnalistike. Je jedným zo zakladateľov Spojených štátov amerických – podieľal sa na tvorbe Deklarácie nezávislosti a Ústavy krajiny.

Franklinov portrét je uvedený na 100-dolárovej bankovke, hoci nikdy nebol prezidentom Spojených štátov. Pripisuje sa mu autorstvo takých fráz ako „Čas sú peniaze“a „Čo môžeš urobiť dnes, neodkladaj na zajtra“.

Pre Franklina naozaj záležalo na čase.

miluješ život? Potom nestrácajte čas, pretože čas je látkou, ktorá tvorí život. Benjamin Franklin

Vo veku 20 rokov Franklin pre seba vyvinul systém riadenia času, ktorý používal po celý život. Súčasníci ju nazývali „Franklinova pyramída“(niekedy nazývaná aj „pyramída produktivity“– pyramída produktivity).

Pyramída je založená na životných hodnotách. Toto sú morálne pokyny pri riešení akýchkoľvek problémov. Franklin ich nazval cnosťami.

Pre seba identifikoval 13 cností: zdržanlivosť, tichosť, láska k poriadku, rozhodnosť, šetrnosť, pracovitosť, úprimnosť, spravodlivosť, umiernenosť, čistota, pokoj, cudnosť a miernosť.

Aby na sebe každý deň pracoval, Franklin si založil špeciálny zápisník, do ktorého si zobral stranu pre každý životný princíp. Každú stranu zoradil do siedmich stĺpcov (dní v týždni). Potom nakreslil 13 vodorovných čiar podľa počtu cností.

Každý deň sa teda sústredil na niektorú z cností a po večeroch na námestiach si všímal chyby na ceste k „mravnej dokonalosti“.

Ďalšia priečka Franklinovej pyramídy je globálnym cieľom. Vychádza zo životných princípov a odpovedá na otázku: "Čo chcem stihnúť do veku N?" Globálnym cieľom pre lekára môže byť napríklad túžba stať sa šéfom oddelenia do 35 rokov a pre manažéra - rozbehnúť vlastný startup.

Benjamin Franklin je skutočným predchodcom plánovania úloh. Vždy dodržiaval rutinu a písal doslova každý krok, ktorý urobil. Preto ďalej v jeho pyramíde sú:

• hlavný plán - pokyny krok za krokom na dosiahnutie globálneho cieľa;
• dlhodobý plán - ciele na najbližších 3-5 rokov;
• krátkodobý plán – úlohy na nasledujúci rok a mesiac;
• plánovanie na týždeň a deň.

Všetky kroky pyramídy sú umiestnené postupne - každý ďalší je založený na predchádzajúcom.

Výkon

Aby ste si zorganizovali deň podľa Franklinovej metódy, musíte si určiť základné životné princípy, stanoviť si globálny cieľ a urobiť si plán na jeho dosiahnutie.

Na dlhodobé a krátkodobé plánovanie môžete využiť niektorý z elektronických nástrojov alebo si vytvoriť papierový zápisník a implementovať systém „Rýchle poznámky“.

Metóda Stephena Coveyho

Stephen Covey je považovaný za jedného z nasledovníkov Franklinovho systému. Je medzinárodne uznávaným odborníkom a koučom v oblasti manažmentu. Covey je profesionálny rečník a autor mnohých kníh. Jeden z nich bol zaradený do zoznamu najvplyvnejšej obchodnej literatúry magazínu Time.

Toto je kniha Sedem návykov vysoko efektívnych ľudí, ktorá predbehla svoju dobu. Covey ju napísal v roku 1989, no bestsellerom sa stala až po jej opätovnom vydaní v roku 2004.

Coveyho koncept je založený na sekvencii siedmich zručností.

1. Brúsiť pílu, teda neustále sa zlepšovať.
2. Dosiahnuť synergiu, to znamená usilovať sa o vzájomne výhodnú interakciu.
3. Buďte proaktívni.
4. Skúste najprv počuť a až potom - byť vypočutý.
5. Začnite tým, že si predstavíte konečný cieľ.
6. Myslite na win-win.
7. Najprv urobte to, čo je potrebné urobiť ako prvé.

Matica prideľovania úloh a priorít pomôže implementovať túto zručnosť. Covey si ho požičal od 34. prezidenta Spojených štátov amerických Dwighta Davida Eisenhowera.

Všetky úlohy sú rozdelené do štyroch skupín:

1. Naliehavé a dôležité (vykonané čo najskôr);
2. Nie sú naliehavé dôležité (strategické úlohy so vzdialeným termínom);
3. Naliehavé nedôležité (musíte to urobiť rýchlo, ale môžete to odložiť alebo neurobiť sami);
4. Nie naliehavé a nedôležité (spravidla môžu byť takéto prípady vymazané alebo zverené tretím stranám).

Podľa Coveyho sa úspešní ľudia málokedy ocitnú v časových problémoch, keďže sa rýchlo vysporiadajú s úlohami z kategórie 1 a 3 a bez zľutovania obetujú veci zo štvorca 4. Zároveň venujú 60 – 80 % svojho času a energie riešenie problémov zo štvorca 2, pretože sú lokomotívou pokroku.

Výkon

Ak chcete byť efektívnejší, na konci alebo na začiatku dňa si napíšte a uprednostnite svoje úlohy pomocou Eisenhowerovej matice (alebo Coveyho matice, podľa toho, čo uprednostňujete). Na tento účel môžete použiť aplikáciu Eisenhower (iOS) alebo MyEffectivenessHabits (Android). Pokúste sa dodržať pomer: 40 % – dôležité urgentné záležitosti, 60 % – dôležité nie naliehavé.

Metóda Tima Ferrissa

Timothy Ferriss je populárny guru produktivity. Nahrávky jeho verejných vystúpení zbierajú milióny videní a knihy sa predávajú v rovnakom obrovskom náklade.

Niet sa čomu čudovať – kto by nechcel „pracovať 4 hodiny týždenne, neflákať sa v kancelárii“od hovoru do hovoru „, a zároveň kdekoľvek bývať a zbohatnúť“? Ferrissova rovnomenná kniha sa stala číslom jeden v rebríčkoch bestsellerov denníkov The New York Times a The Wall Street Journal.

Jeho metóda je založená na dvoch pilieroch:

1. Paretov zákon: 20% úsilia dáva 80% výsledku a zvyšných 80% úsilia - iba 20% výsledku. To znamená zamerať sa na činnosti, na ktorých skutočne záleží.
2. Parkinsonov zákon: Práca vypĺňa všetok čas, ktorý je jej pridelený. To znamená, že úloha musí byť pridelená presne toľko, koľko je potrebné na jej splnenie.

Nemusíte si predlžovať pracovný deň, aby ste toho stihli viac. Naopak, skráťte to, sústreďte sa len na to, čo je naozaj dôležité. Zahoďte všetko ostatné, outsourcujte alebo delegujte.

Ferrissov prístup sa riadi plánovacou technikou 1-3-5. Jeho podstata je jednoduchá: do zoznamu úloh sa pridáva jedna dôležitá vec, tri stredné a päť malých. Celkovo deväť. Sú a priori distribuované podľa naliehavosti, čo pomáha zbaviť sa pocitu núdze.

Ferriss je odporcom multitaskingu a preťaženia informáciami. Keď sa robí niekoľko vecí súčasne, pozornosť sa rozostrená. Výsledkom je, že produktivita sa nezvyšuje, ale klesá. Rovnako je to aj s neustálym vstrebávaním informácií. Neustála kontrola pošty, instant messengerov a sociálnych sietí vytvára len falošný pocit, no nepribližuje ho k cieľu.

Ale stres, naopak, Ferriss považuje za našich asistentov.

Strach je indikátorom. Strach je náš priateľ. Občas ukazuje, čo sa nemá robiť, ale častejšie ukazuje, čo presne sa oplatí robiť. Tim Ferriss

Treba poznamenať, že Tim Ferriss nie je sám, kto sa snaží o produktivitu tým, že pracuje menej. Stever Robbins, autor knihy The 9 Steps to Working Menej and Getting More, navrhuje metódu „aktívnych dní“, kde si v konkrétny deň pridelíte „strážneho psa“, aby ste mohli sledovať svoj pokrok.

Výkon

Táto metóda je pre vás, ak nemôžete dodržiavať prísny harmonogram a zoznamy úloh vám nefungujú. Zorganizujte si deň tak, aby 20 % času zaberali tie najťažšie a najdôležitejšie veci. Ostatné nech si vezme svoj priebeh. Inými slovami, ak potrebujete uskutočniť obchodné stretnutie, musíte si vybrať deň, čas, trvanie a prísne dodržiavať harmonogram. Zvyšok dňa môžete venovať akejkoľvek rozpracovanej práci.

Metóda Gleba Arkhangelského

Gleb Arkhangelsky je odborníkom v oblasti time managementu, zakladateľom a šéfom rovnomennej spoločnosti. Jeho zvláštnosť nie je vo vytváraní originálneho vývoja, ale v tom, že jednoduchým a prístupným spôsobom stanovuje metódy riadenia času a prispôsobuje ich domácej realite.

Arkhangelsky je autorom niekoľkých populárnych obchodných kníh: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive a ďalších.

Ten posledný je najobľúbenejší. Time Drive skúma dôležitosť plánovania, stanovovania cieľov a motivácie, ako aj účinných techník riadenia času a anti-prokrastinácie.

• "Žaby". Každý má nudné úlohy, ktoré sa neustále odkladajú na neskôr. Tieto nepríjemné činy sa hromadia a psychicky drvia. Ale ak každé ráno začnete „jesť žabu“, to znamená, že najprv vykonáte nejakú nezaujímavú úlohu a potom prejdete na zvyšok, postupne sa veci dajú do poriadku.
• "Kotvy". Ide o materiálne pripútanosti (hudba, farba, pohyb) spojené s určitým emocionálnym stavom. „Kotvy“sú potrebné na naladenie sa na riešenie konkrétneho problému. Môžete si napríklad zvyknúť na prácu s poštou pri klasickej hudbe a vždy, keď ste leniví vyložiť schránku, stačí si zapnúť Mozarta alebo Beethovena, aby ste zachytili želanú psychologickú vlnu.
• Steak zo slona. Čím väčšia je úloha (napísať dizertačnú prácu, naučiť sa cudzí jazyk atď.) a čím tesnejší termín, tým ťažšie je začať. Desí vás miera: nie je jasné, kde začať, či máte dostatok sily. Takéto úlohy sa nazývajú „slony“. Jediný spôsob, ako „zjesť slona“, je uvariť si z neho „steaky“, teda rozbiť veľký biznis na niekoľko malých.

Je pozoruhodné, že Gleb Arkhangelsky venuje veľkú pozornosť nielen racionalizácii pracovných procesov, ale aj odpočinku (celý názov jeho bestselleru je „Časová cesta: Ako zvládnuť život a prácu“). Je presvedčený, že bez dobrého odpočinku, ktorý zahŕňa zdravý spánok a fyzickú aktivitu, nie je možné byť produktívny.

Výkon

Naplánujte si každý deň. Todoist, Wunderlist, TickTick a ďalšie podobné programy a služby vám s tým pomôžu. Rozdeľte zložité rozsiahle úlohy na jednoduché malé. Ráno vykonajte tú najnepríjemnejšiu prácu, aby ste v zostávajúcom čase mohli robiť len to, čo máte radi. Rozvíjajte spúšťače, ktoré vám pomôžu vysporiadať sa s lenivosťou, a nezabudnite do svojho plánu zahrnúť odpočinok.

Metóda Francesca Cirilla

Možno vám nie je známe meno Francesco Cirillo, no o Pomodoro ste už určite počuli. Cirillo je autorom tejto slávnej techniky riadenia času. Svojho času mal Francesco problémy so štúdiom: mladý muž sa nemohol nijako sústrediť, bol celý čas roztržitý. Na pomoc prišla jednoduchá kuchynská minútka v podobe paradajky.

Podstatou metódy Pomodoro je, že čas určený na prácu je „pomodoro“. Jedna paradajka = 30 minút (25 minút na prácu a 5 na odpočinok). Spustíme časovač a pracujeme s maximálnou účinnosťou a minimálnym rozptýlením po dobu 25 minút. Zaznie signál - je čas na päťminútovú prestávku. Potom znova spustíme časovač.

Produktivita sa teda meria počtom vykonaných „rajčín“za deň. Čím väčšie, tým lepšie.

Aby ste nestrávili 25 minút vymýšľaním vecí pre seba, musíte si vopred urobiť zoznam úloh. V ňom môžete označiť aj počet celých „paradajky“(pred úlohu sa umiestni krížik) a rozptýlenia (vloží sa apostrof). To vám umožní určiť, ako dlho trvalo dokončenie úlohy a aké náročné to bolo.

Metóda Pomodoro je cenovo dostupná a flexibilná. Ak chcete - majte na papieri zoznam úloh a merajte 25-minútové segmenty pomocou kuchynského časovača, alebo ak chcete - použite špeciálne služby a aplikácie.

Windows	OS X a iOS	Android

Podľa Cirilla je optimálne trvanie „paradajky“20–35 minút. Ale po zvládnutí techniky môžete experimentovať a meniť intervaly pre seba.

Podrobne sa môžete zoznámiť s metódou Francesca Cirilla.

Výkon

Na začiatku dňa si urobte zoznam úloh a pokračujte s pomodoros. Ak vás do 25 minút vyruší, umiestnite vedľa úlohy symbol „. Ak čas vypršal, ale úloha ešte nebola dokončená, dajte + a venujte mu ďalšiu „paradajku“. Počas päťminútovej prestávky úplne prejdite z práce na odpočinok: prejdite sa, počúvajte hudbu, pite kávu.

Tu je teda päť základných systémov riadenia času, pomocou ktorých si môžete zorganizovať svoj deň. Môžete si ich podrobnejšie preštudovať a stať sa apologétom niektorej z techník, alebo si môžete vytvoriť svoju vlastnú kombináciou rôznych techník a techník.

GTD – alternatíva k time managementu

David Allen, tvorca metodiky GTD, je jedným z najznámejších teoretikov osobnej efektivity. Jeho kniha Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity bola časopisom Time zvolená za najlepšiu obchodnú knihu desaťročia.

Pojem Getting Things Done je módne slovo a mnohí ho mylne stotožňujú s time managementom. Ale aj sám Allen nazýva GTD „technikou na zlepšenie osobnej efektivity“.

Takto vysvetlil Vjačeslav Sukhomlinov, odborník na túto záležitosť, rozdiel medzi time managementom a GTD.

Vyacheslav Suchomlinov Výkonný riaditeľ reštauračného holdingu. GTD Practical Application Expert nie je time management. Časový manažment je nemožný. Každý má rovnaký počet hodín za deň. Nie je dôležité množstvo času, ale to, čím ho vyplníte. Musíte byť schopní spracovať veľké toky prichádzajúcich informácií, určiť, aké kroky sú potrebné na dosiahnutie cieľov, a samozrejme konať. GTD je presne o tom. Toto je istý spôsob myslenia a života. A GTD je aj o stave flow a znižovaní psychického stresu.

Ste pripravený hádať sa? Vitajte v komentároch. Čo je podľa vás na GTD viac – time management alebo osobná efektivita? Povedzte nám tiež, aké techniky vám pomáhajú zorganizovať si deň.