Metóda Ivy Lee: Ako zostaviť zoznam úloh na dosiahnutie maximálnej produktivity

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

V minulom storočí mala Ivy Lee povesť odborníka na produktivitu. Ním vypracovaný spôsob plánovania úloh sa v praxi dobre ukázal a priniesol autorovi paušál.

V roku 1918 sa Charles Michael Schwab stal jedným z najbohatších ľudí na svete. Viedol Betlehem Steel, vtedy najväčšiu lodiarsku a druhú najväčšiu oceliarsku spoločnosť v Spojených štátoch. Slávny vynálezca Thomas Edison ho raz nazval „majstrom obchodníka“. Schwab sa vždy snažil byť pred svojimi konkurentmi.

Jedného dňa v tom roku sa obchodník obrátil na konzultantku Ivy Ledbetter Lee, aby zlepšila efektivitu svojho tímu a našla najlepší spôsob podnikania. Lee bol sám úspešným podnikateľom a priekopníkom v oblasti vzťahov s verejnosťou.

Schwab si priviedol do kancelárie konzultanta a spýtal sa, čo by pomohlo zlepšiť pracovné výsledky. V reakcii na to Lee požiadal o povolenie hovoriť s každým zo Schwabových manažérov 15 minút. A keď prišlo na platenie, hosť peniaze hneď odmietol prevziať: "O tri mesiace mi môžete poslať šek na akúkoľvek sumu, ktorú si zaslúžite."

Prístup Ivy Lee k správe prípadov

Počas 15-minútových rozhovorov s manažérmi sa konzultant podelil o najjednoduchší spôsob, ako maximalizovať produktivitu:

1. Na konci každého pracovného dňa si napíšte šesť najdôležitejších vecí, ktoré musíte urobiť na nasledujúci deň. Neprekračujte túto sumu.
2. Usporiadajte si poznámky podľa dôležitosti.
3. Na začiatku každého pracovného dňa sa sústreďte na prvú položku v zozname. Dokončite, čo ste začali, až potom prejdite na ďalšiu položku.
4. Urobte to isté pre zostávajúci zoznam úloh. Na konci dňa presuňte svoje nedokončené úlohy do nového zoznamu šiestich úloh na ďalší deň.
5. Tento proces opakujte denne.

Stratégia sa zdala byť veľmi jednoduchá, ale Schwab a jeho tím sa rozhodli to vyskúšať. O tri mesiace neskôr bol výsledok taký ohromený, že zavolal Ivy Lee späť do kancelárie a napísal mu šek na 25 000 dolárov. Moderný ekvivalent tejto sumy je 400 000 dolárov.

Prečo taká jednoduchá metóda funguje

Maximálne zjednodušuje správu prípadov

Kritici označujú takéto stratégie za príliš povrchné a neberú do úvahy všetky jemnosti života. Čo ak sa stane niečo neplánované? Nie je lepšie využiť high-tech nástroje? Ale zložitosť rozhodnutí je práve to, čo často komplikuje pracovný tok. Samozrejme, prekvapeniam sa nedá vyhnúť. Ak je to možné, jednoducho ich ignorujte, a ak nie, riešte ich a vráťte sa na zoznam priorít čo najskôr. Na riešenie zložitých problémov používajte jednoduché pravidlá.

Núti vás robiť správne rozhodnutia

V čísle 6 nie je takmer žiadna mágia. Môžete sa tiež sústrediť na päť úloh každý deň. Každý si musí určiť hranicu svojich možností a zohľadniť ju. Keď je človek zavalený množstvom nápadov, najlepšie, čo môže urobiť, je vybrať si to hlavné a všetko ostatné odložiť. Sebaobmedzenie môže byť prospešné. Ak sa nesústredíte na jednu vec, odrazu vás všetko rozptýli.

Pomáha začať

Najväčšou prekážkou vášho cieľa je začiatok. Môže byť pre vás ťažké odtrhnúť sa od pohovky. Ale ak začnete behať, bude oveľa jednoduchšie dokončiť tréning. Leeho metóda vás núti stotožniť sa s úlohami večer pred ich dokončením, čo pomáha pripraviť sa na začiatok pracovného dňa vopred. Výsledok práce závisí od schopnosti začať.

Učí vás byť dôsledným

Moderná spoločnosť miluje multitasking. Na rozdiel od populárneho mýtu, byť viac zaneprázdnený neznamená byť lepší. Naopak, menej priorít zvyšuje produktivitu. Ak budete sledovať odborníkov v akejkoľvek oblasti: športovcov, umelcov, vedcov, pedagógov či manažérov, uvidíte ich spoločnú črtu – zameranie sa na to dôležité. To sa dá ľahko vysvetliť. Nemôžete uspieť v jednej veci, ak vás neustále rozptyľuje 10 iných vecí. Majstrovstvo si vyžaduje dôslednosť a koncentráciu na podstatné veci.

Takže, aby ste boli produktívni, musíte robiť len tie veci, ktoré sú naozaj dôležité a v správnom poradí.