6 trikov, ktoré zlepšujú produktivitu lepšie ako zoznam úloh

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Pomôže vám osobné poslanie, hodina sústredenia a audit pozornosti.

Zoznam úloh je dobrý spôsob, ako udržať veci na správnej ceste a nezabudnúť na ne. On sám sa však môže stať rozptýlením, pretože ho môžete donekonečna dopĺňať malými detailmi a nikdy sa nedostanete k tomu, čo je skutočne dôležité.

„Ak žijete len na zozname úloh, budete sa zaoberať iba krízami a nebudete robiť to, čo je pre vás najdôležitejšie,“poznamenáva Stephen Covey, autor slávnej knihy Sedem návykov vysoko efektívnych ľudí. Nie je potrebné úplne sa zbaviť zoznamu - je lepšie ho správne skombinovať s jednou z nasledujúcich techník (alebo všetkými).

1. Osobné poslanie

Osobné poslanie je vaším dlhodobým cieľom. Je to charta, v ktorej sa budete vedieť orientovať v živote. Začleňte svoje hodnoty a túžby do misie. "Nemusí to byť dlhé alebo premyslené," hovorí Covey. "Je to len pár viet, ktoré odrážajú tvoju podstatu a tvoje hodnoty." Vašou úlohou môže byť napríklad pomáhať iným ľuďom alebo dosiahnuť konkrétny cieľ v nejakej oblasti.

Vždy, keď sa budete musieť rozhodnúť, vaším sprievodcom bude vaša osobná misia. Dá sa použiť aj pri plánovaní. Skúste si vyčleniť čas nie deň dopredu, ale týždeň. Vyberte si priority pre toto obdobie na základe vášho osobného poslania. Potom vás vaše každodenné aktivity priblížia k dôležitým cieľom.

2. Audit pozornosti

Nevýhodou zoznamu úloh je, že spája úplne odlišné úlohy. Zdá sa nám, že sa vieme bez problémov presúvať z jedného do druhého v poradí, no podľa autorky knihy „Attention Management“Maury Thomas (Maura Thomas) naša pozornosť nie je tak usporiadaná.

Všetky úlohy radí rozdeliť do dvoch kategórií: nízka a vysoká pozornosť. A robte ich počas dňa, podľa toho, koľko máte energie. Prvou kategóriou môže byť napríklad analýza pošty a druhou kategóriou môže byť písanie článku alebo tvorba prognózy rozpočtu. Prispôsobením úrovne sústredenia a energie stihnete viac za kratší čas.

3. Priateľ, ktorému sa treba hlásiť

To vám dáva motiváciu dokončiť to, čo ste si dnes naplánovali. Ak nemáte priateľa, ktorý by vám pomohol, Hillary Rettigová, obchodná trénerka a spisovateľka zameraná na produktivitu, navrhuje Focusmate. Vyberie vám partnera na spoluprácu, aby ste sa rozhodne nerozptyľovali.

„Focusmate pomáha vyriešiť jeden z najväčších problémov (a paradoxov) produktivity,“hovorí Rettig. "Mnoho úloh si vyžaduje osamelosť, aby sme sa mohli sústrediť a premýšľať, no zároveň sme neuveriteľne spoločenské stvorenia a osamelosť nám nerobí dobre." Program automatizuje proces vyhľadávania a poskytuje vám prístup ku globálnej komunite ľudí, ktorí tiež chcú robiť dobrú prácu.

4. Večerné otázky

Jones Loflin, konzultant a autor time managementu, radí udržať si motiváciu tým, že sa budete hodnotiť. Vymyslite si niekoľko otázok, na ktoré si na konci každého dňa odpoviete, aby ste sa uistili, že sa sústredíte na to, čo je potrebné urobiť. A potom zhodnoť, ako sa ti darilo. Napríklad jedna z Loughlinových otázok znie: „Snažil som sa stráviť aspoň 15 minút budovaním vzťahu s niekým?

„Mám otázky pre tri kľúčové oblasti života: prácu, sebarozvoj a vzťahy,“hovorí Jones. - Mením ich podľa potreby. Milujem všetky druhy súťaží a chcem dosiahnuť najvyššie skóre večer, takže moje otázky mám na mysli celý deň."

Uveďte svoje otázky podľa toho, v ktorých oblastiach svojho života sa chcete zlepšiť. Napríklad: „Bol som dnes pozorný k svojim blízkym?“, „Strávil som aspoň hodinu napredovaním na ceste za svojím snom?“, „Urobil som niečo pre zlepšenie svojho zdravia?“.

5. Hodina sústredenia

Pridajte si do kalendára aspoň jednu takúto hodinu denne a počas tejto doby sa sústreďte na prácu, na ktorej vám najviac záleží. Žiadne rozptýlenie alebo zábava. Nastavte si časovač, aby ste vedeli, kedy vyprší čas, a začnite.

Jedna hodina často stačí na to, aby ste toho stihli naozaj veľa. A naplánovať si tento čas bez rozptyľovania je jednoduchšie, ako sa snažiť celý deň pracovať pri maximálnej produktivite. Ak môžete, vyhraďte si dve-tri hodiny celkového sústredenia.

6. Jasné ciele

Byť produktívny znamená tráviť väčšinu času vecami súvisiacimi s vašimi najdôležitejšími cieľmi. Poradca pre obchodnú stratégiu Hamish Mackenzie odporúča mať maximálne tri kľúčové ročné ciele. Rozdeľte každý z nich na tri štvrťročné a tri mesačné čiastkové ciele a potom na kroky, ktorých splnenie nezaberie viac ako dve hodiny.

„Na začiatku každého týždňa uprednostnite tieto kroky podľa dňa – ale nie viac ako tri za deň,“hovorí Mackenzie. - Každý večer si pripravte všetky materiály, ktoré potrebujete na prácu na dôležitej úlohe na ďalší deň. Urobte túto najdôležitejšiu úlohu každé ráno predtým, ako sa pustíte do niečoho iného.”