Metóda Inbox Zero je najlepší spôsob, ako sa vysporiadať s tisíckami neprečítaných e-mailov

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Udržať prázdnu schránku je jednoduché. Pomôže vám to byť produktívnejší a nikdy vám neuniknú dôležité správy.

Množstvo neprečítaných e-mailov, ktoré sa neustále povaľujú vo vašej doručenej pošte, vydesí každého. Ak máte veľa obchodných partnerov a kolegov, s ktorými komunikujete prostredníctvom korešpondencie, stačí, aby ste mali svoju e-mailovú schránku čistú a upratanú.

JotForm CEO Aytekin Tank je zaujímavý spôsob, ako organizovať e-maily s názvom Inbox Zero. Ako už názov napovedá, metóda spočíva v tom, že vaša doručená pošta bude prázdna.

Vo všeobecnosti Tank nevynašiel nič nové. Inbox Zero vytvoril už dávno spisovateľ a bloger Merlin Mann a je to overená a známa metóda. Približne rovnakú techniku práce s dokumentmi opísal David Allen vo svojej knihe „Ako dať veci do poriadku“. Tank ho len prispôsobil pre webové rozhranie Gmailu.

Podnikateľ Aytekin Tank, zakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti JotForm

Každý deň dostávam a posielam stovky e-mailov. Ale na konci dňa je moja poštová schránka vždy prázdna. Nemám sekretárku, ktorá by vybavovala moju korešpondenciu. Dodržiavam princíp nazývaný Inbox Zero. To nie je ťažké.

Tank uvádza výhody metódy Inbox Zero:

• Ak je vaša doručená pošta prázdna, nezmeškáte žiadnu dôležitú správu.
• Svojich adresátov nenecháte dlho čakať, pretože na ich listy môžete okamžite reagovať.
• V schránke sa vám nebudú hromadiť stovky a tisíce neprečítaných listov.
• Ušetríte viac času na skutočne dôležitých úlohách a nebudete tráviť hodiny vybavovaním e-mailov.

Poznám veľa ľudí, ktorí si starostlivo ukladajú všetky svoje listy bez toho, aby vymazali jediné. Výsledkom je, že ich doručená pošta začína vyzerať ako informačný kanál na Twitteri. Nie je to pohodlné. V e-mailoch sa budete neustále strácať.

Tank Aytekin

Povedzme, že používate Gmail – hoci túto metódu možno prispôsobiť akémukoľvek ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) alebo e-mailovému klientovi (Outlook, Thunderbird alebo Sylpheed). Poďme sa pozrieť na vklady neprečítaných správ a začnime.

1. Vyprázdnite poštovú schránku

Takže s metódou Inbox Zero musíte konať rozhodne. Otvorte "Doručená pošta", vyberte všetky listy, ktoré sa tam nahromadili, a archivujte ich všetky naraz. Niektorým sa to bude zdať ako číre šialenstvo, ale Tank odporúča urobiť práve to.

Musíte začať s prázdnou poštovou schránkou. Táto príručka vám nepomôže, ak máte v doručenej pošte desaťtisíce e-mailov. Všetko teda archivujte a začnite s čistým štítom.

Tank Aytekin

2. Spracujte svoje e-maily v chronologickom poradí

Na rozvoj tohto zdravého návyku potrebujete určitú dávku disciplíny. Pri spracovávaní e-mailov začnite najstaršou správou a pokračujte až po najnovšiu. Takto zachováte chronologický poriadok a nebudete sa zmiasť.

Existujú dve funkcie, ktoré vám pomôžu so spracovaním e-mailov v Gmaile:

Zapnite automatické prepínanie. Ak to chcete urobiť, otvorte „Nastavenia“→ „Všeobecné“, nájdite položku „Automatické prepínanie“a aktivujte ju. Teraz, keď odpovedáte alebo archivujete e-mail, Gmail vás nevráti do doručenej pošty, ale zobrazí nasledujúci e-mail. Týmto spôsobom budete môcť spracovať listy jeden po druhom v poradí, v akom boli doručené, bez akéhokoľvek rozptyľovania.

Potom aktivujte tlačidlo Odoslať a archivovať, ak ho nemáte. Otvorte „Nastavenia“→ „Všeobecné“a vyhľadajte položku „Zobraziť tlačidlo“Odoslať a archivovať „ako odpoveď“. To vám ušetrí čas. Koniec koncov, ak ste už na list odpovedali, nemá zmysel ukladať ho do doručenej pošty, však? Kliknite na tlačidlo odoslať a e-mail sa automaticky archivuje.

A tu je ďalšia dôležitá vec:

Nepoužívajte e-mail ako rozhovor. Nie je nič horšie ako vytvárať dlhé reťazce odpovedí z neustále citovaných listov. Ak sa potrebujete porozprávať, použite messenger, Slack chat alebo telefonický kontakt. E-mail na to nie je vhodný.

Tank Aytekin

3. Zodpovedané - archív

Hlavným pravidlom metódy Inbox Zero je, že vaša doručená pošta nie je miestom na ukladanie pošty. Všetky e-maily v doručenej pošte musia byť okamžite spracované. Prečítajte si ich jeden po druhom a buď odpovedzte a archivujte, ak správa vyžaduje odpoveď, alebo jednoducho archivujte, ak správa odpoveď nevyžaduje.

Ak nemôžete okamžite odpovedať na e-mail, máte dve možnosti:

• Uložte si ho do aplikácie organizátora. Môže to byť Evernote, OneNote alebo nejaký druh správcu úloh. Nastavte dátum tak, aby vám program v správnom čase pripomenul, že máte napísať odpoveď.
• Ak môžete napísať odpoveď hneď, ale adresát by ju mal dostať po chvíli, použite funkciu oneskoreného doručenia v Gmaile. Outlook, Thunderbird a ďalší klienti môžu urobiť to isté.

4. Len to urob

Všetko je podľa prikázaní veľkého a mocného Davida Allena. Ak e-mail vyžaduje akciu, ktorá bude trvať niekoľko minút, urobte to teraz. Nekopírujte list do svojho zoznamu úloh. Nenechávajte ho v doručenej pošte.

Ak potrebujete zaplatiť, urobte to teraz. Ak potrebujete poslať spätnú väzbu kolegovi, pošlite ju ihneď. Ak prípad trvá pár minút, nemá zmysel ho odkladať.

Tank Aytekin

5. Používajte klávesové skratky

Klávesové skratky výrazne skracujú čas strávený spracovaním e-mailu. S nimi nemusíte pohybovať kurzorom myši tam a späť. Tank odporúča zapamätať si a používať tri klávesové skratky:

• Kláves E umožňuje rýchlu archiváciu správy. Prečítali sme to, stlačili E, archivovali. Je to jednoduché.
• Kláves R sa používa na rýchle napísanie odpovede. Ak potrebujete odpovedať na písmeno, stlačte ho, zadajte odpoveď a stlačte Enter.
• Kláves F prepošle prijaté listy ďalším príjemcom.

Myslím, že nepotrebuješ žiadne iné klávesové skratky. V Gmaile používam iba tri klávesové skratky. Na všetko ostatné je tu myš. Tieto klávesové skratky vám však umožňujú rýchlo vykonať tri z najbežnejších e-mailových akcií, takže vám môžu ušetriť veľa času.

Tank Aytekin

6. Nastavte filtre

E-mailové filtre sú neuveriteľne praktický nástroj, ktorý urobí veľa práce za vás. Stačí ich raz nakonfigurovať a ušetria vám veľa času.

Ak v priečinku Doručená pošta pravidelne nachádzate nedôležité listy (upozornenia na internetové služby, automatickú korešpondenciu atď.), potom sa buď odhláste z ich odberu, alebo si nastavte filtre, aby sa takéto listy automaticky archivovali.

7. Doručená pošta je prázdna – zatvorte poštu

Keď sa snažíte sústrediť na svoju prácu, nemali by ste byť neustále rozptyľovaní e-mailom. Držme sa teda pravidla: Keď je vaša doručená pošta prázdna, zatvorte kartu Gmail alebo e-mailového klienta a na niekoľko hodín zabudnite na poštu. Len sa zamestnaj.

Vypnite všetky upozornenia na prichádzajúce e-maily. Sú veľmi rušivé.

Po niekoľkých hodinách môžete znova otvoriť poštu, spracovať správy, ktoré sa tam nahromadili, a potom sa vrátiť do práce. Cieľom metódy Inbox Zero je prinútiť sa nenechať sa rozptyľovať prichádzajúcim emailom. Svoju schránku musíte spravovať vy, nie vy.

Tank Aytekin

Ak ste vyskúšali techniku Inbox Zero a ste pripravení povedať, čo ste dostali, alebo chcete navrhnúť lepšiu metódu, napíšte do komentárov.