Ako prestať trpieť blížiacimi sa termínmi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Paradox: ak sa bojíte, že prácu nestihnete dokončiť načas, skráťte termín.

Podľa prieskumu CareerCast sú termíny jednou z najčastejších príčin stresu na pracovisku.

Ak ale prestanete brať termíny negatívne, ušetríte si kopu nervov. Tu je niekoľko účinných trikov, ktoré vám pomôžu rýchlejšie bežať.

1. Nastavte viacero dátumov namiesto jedného

Ekonómovia Dan Ariely a Klaus Wertenbroch uskutočnili výskum, v ktorom sa snažili zistiť, ako ľudia zvládajú plánovanie úloh a vyhýbajú sa prokrastinácii. Subjekty boli rozdelené do troch skupín, vzhľadom na to, že všetky pracovali, boli rozdelené do troch úloh a stanovené rôzne časové rámce:

1. Prvá skupina dostala pokyn, aby dokončila jednu úlohu za týždeň a každých 7 dní hlásila pokrok.
2. Druhá skupina dostala tri týždne na všetky úlohy.
3. Tretia skupina si termíny stanovila podľa vlastného uváženia.

Výsledkom bolo, že prvá skupina, ktorá bola nútená týždenne podávať správy o zadaniach, odviedla oveľa lepšiu prácu – ľudia robili menej chýb a presnejšie plnili termíny.

Výskumy ukazujú, že najlepším spôsobom, ako stanoviť najrealistickejšie a najmenej stresujúce termíny, je rozdeliť veľké projekty na menšie úlohy, pričom pre každý bude stanovený iný termín.

Napríklad úloha „odovzdať projekt zákazníkovi do 15. augusta“môže byť pre vás dosť stresujúca – vyzerá to príliš skľučujúco. Ale možnosti „vytvoriť náčrt do 1. júla“, „vytvoriť rozloženie do 15. júla“, „vytvoriť prototyp do 31. júla“vyzerajú oveľa jednoduchšie a dostupnejšie – máte konkrétne termíny a konkrétne akcie, ktoré treba vykonať.

Navyše, rovnomerné plánovanie časových plánov vám umožňuje cítiť pokrok, čo vás ďalej motivuje. Príklad zo zvieracej ríše: Psychológ Clark Hull skúmal, ako sa potkany pohybujú v bludisku pri hľadaní potravy. Zistil, že zvieratá, ktoré už našli jednu odmenu, vynaložili viac úsilia na pokračovanie v pátraní. Hull nazval toto správanie hypotézou cieľového gradientu.

Ak vizuálne pozorujete pokrok v práci, získate ďalší stimul, aby ste nepoľavili vo svojom úsilí. Zjednodušene povedané, keď si pri postupe nadol v zozname úloh preškrtávate ďalšie a ďalšie položky, motivuje vás to dokončiť prácu skôr. Existuje obrovské množstvo správcov úloh, ktoré vám umožňujú sledovať pokrok – vyberte si ľubovoľný.

2. Nájdite svoju ideálnu úroveň stresu

Sme zvyknutí si myslieť, že stres je niečo jednoznačne zlé a v ideálnom prípade sa mu treba všemožne vyhýbať. Ale nie je to tak. V malých množstvách nás stres môže motivovať.

Yerkesov-Dodsonov zákon, ktorý sformulovali psychológovia Robert Yerkes a John Dodson ešte v roku 1908, uvádza, že čím viac je človek psychicky vystresovaný, tým efektívnejšie pracuje. Ale po dosiahnutí určitej hranice tohto stavu produktivita klesá a človek to vzdáva.

Keď sme v strese, v tele stúpa adrenalín, ktorý nás robí bdelejšími, zbystruje naše zmysly a dodáva nám silu. Stres je druh dopingu, ktorý nám dočasne dodáva fyzickú aj duševnú energiu.

Ako si vybrať ideálnu úroveň stresu?

• Komplexné projekty vyžadujú nízku úroveň napätia. Samy o sebe spôsobujú vzrušenie, nemusíte sa nad tým krútiť.
• Problémy strednej náročnosti vyžadujú miernu úroveň stresu.
• Vysoká úroveň je skvelá pre jednoduché úlohy, aby vás motivovala, aby ste to urobili správne.

Na jednoduché úlohy si stanovte krátke termíny, neodkladajte ich na neskôr. Blíženie sa k termínu zvýši váš stres – povzbudí vás to.

3. Obmedzte termíny vopred

Ak máte problémy s dodržaním termínu, ale máte problémy s motiváciou, môže vám pomôcť stanovenie kratších termínov.

V štúdii publikovanej v časopise Consumer Research v roku 2018 experimentátori požiadali viacerých ľudí, aby dokončili prieskum. Jedna skupina na to dostala týždeň, druhá dva týždne.

Hádajte, ktorá skupina dokončila prieskum včas? Ten, ktorý má menej času.

V inom experimente dali tí istí výskumníci skupine študentov na výber: buď dokončia naliehavú úlohu a dostanú tri čokolády, alebo urobia menej horľavú prácu a dostanú päť čokolád ako odmenu. A väčšina študentov uprednostnila prvú možnosť, hoci tam bola odmena menšia.

Vedci dospeli k záveru, že existuje takzvaný efekt naliehavosti: máme záujem dokončiť úlohy čoskoro, aj keď z toho budeme mať menší úžitok. Naliehavé záležitosti, ako píšu experimentátori, majú veľkú príťažlivosť.

Prijať úlohu s dlhým termínom nie je jednoduché, pretože máme pocit, že takéto úlohy sú náročnejšie, pretože zaberajú viac času. Máme tendenciu odkladať veci, ktoré považujeme za časovo náročné, no stanovenie kratších termínov nás motivuje k čo najrýchlejšiemu dokončeniu práce.

4. Zdieľajte svoje ciele a pokroky s kolegami

V roku 2015 vykonala Americká asociácia rozvoja talentov (ATD) štúdiu a zistila, že ak nahlásite svoj pokrok v práci inej osobe (šéfovi, kolegovi alebo len priateľovi), vaša šanca dokončiť to, čo ste začali, sa zvýši o 65 %. Zvýšia sa tiež o 95 %, ak tímu pravidelne podávate správy o svojich úspechoch.

Tieto zistenia sú v súlade s výskumom Dana Arielyho a Klausa Wertenbrocha, ktorých sme už spomenuli. Zistili, že zamestnanci, ktorým termíny určili iní ľudia, plnili úlohy rýchlejšie a efektívnejšie ako tí, ktorí si plánovali svoj čas.

Nechajte niekoho iného, aby vám určil termíny, vy ich dodržiavajte a podávate správy o pokroku. Ak nemáte vodcu, nájdite si partnera, ktorý vás bude ovládať.

5. Urobte z dodržiavania termínov hru

Psychológ Mihai Csikszentmihalyi vo svojej prednáške na TED opísal prúdenie ako tajomstvo šťastia. Flow je stav, kedy ste tak sústredení a zapálení pre svoju prácu, že si ani nevšimnete, ako čas letí.

Keď sme v stave fluktuácie (nazýva sa to aj obdobie maximálnej kognitívnej účinnosti), mení sa dokonca aj naša mozgová aktivita. V prefrontálnom kortexe sa zvyšuje koncentrácia okysličeného hemoglobínu a zvyšuje sa výkonnosť mozgu. Keď sa nudíme, nestáva sa to a je pre nás ťažšie sústrediť sa na danú úlohu.

Preto sa oplatí aplikovať princíp gamifikácia najmä na tie prípady, ktoré sa vám zdajú nezaujímavé. Nudné úlohy neprospievajú dodržiavaniu termínov. Tým, že svoju prácu zmeníte na hru, bude zábavnejšia a zvýši sa vaša motivácia dokončiť všetko načas.

Existuje mnoho spôsobov, ako gamifikovať nudné úlohy. Môžete napríklad súťažiť so svojimi rovesníkmi o prebudenie ducha vzrušenia. Alebo si nainštalujte nejakú špecializovanú aplikáciu (napríklad Habitica), ktorá vám dá úspech za každú splnenú úlohu.

Vyskúšajte všetky tieto metódy a blížiaci sa termín už vo vás nebude spôsobovať paniku.