Ako prestať strácať čas zbytočnými aktivitami

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Aby ste boli produktívnejší, nenúťte sa sústrediť. Stačí vykonať malé úpravy vášho pracovného dňa.

1. Vykonajte čo najmenej stretnutí

Na stretnutiach trávime až štyri hodiny týždenne. Viac ako polovica z toho je strata času. Ak môžete, skúste znížiť počet stretnutí.

• Zvážte počet účastníkov. Nepozývajte kolegov na stretnutie len pre istotu. Nechajte ich radšej stráviť čas vykonávaním svojej práce produktívnejšie.
• Osobné rozhovory môžu byť často dobrou náhradou stretnutí. Oveľa jednoduchšie je najskôr prediskutovať detaily projektu so zodpovedným pracovníkom a až potom predstaviť nápad celému tímu.
• Pred naplánovaním alebo účasťou na formálnom stretnutí dôkladne zvážte, aké informácie chcete zdieľať so svojimi kolegami. Základné informácie sa najčastejšie dajú oznámiť aj iným spôsobom, napríklad odkazom na dokument, napísaním v chate alebo aj jednoduchým ústnym odovzdaním pri šálke kávy. Potom budú môcť zamestnanci reagovať na vaše informácie bez narušenia ich pracovného toku.

2. Zmeňte interakciu s kolegami

Samozrejme, spolupráca zvyčajne pomáha zvyšovať produktivitu. Ale také jednoduché to nie je. Podľa údajov je každý zamestnanec rozptýlený v priemere sedemkrát za hodinu. A 80% týchto rozptýlení sú malé, bezvýznamné veci.

Preto namiesto toho, aby ste položili otázku hneď, ako vám príde na myseľ, neponáhľajte sa rozptyľovať kolegov. Urobte si zoznam a potom sa naraz spýtajte, kedy má zamestnanec voľno. Navyše sa často stáva, že po nejakom čase sami nájdeme odpoveď na našu otázku alebo pochopíme, že prvé tri otázky nás jednoducho priviedli k jednej veľkej štvrtej.

Ak ste roztržitý, nemusíte s kolegami navrhovať zložitú komunikáciu. Napríklad nosenie slúchadiel zvyčajne postačuje na signalizáciu režimu Nerušiť. Ak to nepomôže, skúste sa presunúť do inej časti kancelárie, kde vás nikto nebude rušiť. Väčšina spolupracovníkov si na tieto signály zvykne a nebudú vás obťažovať, keď budete zaneprázdnení.

3. Znížte tok e-mailov

Problém nie je v samotnom e-maile, ale v tom, ako ho používame. Zatiaľ čo predchádzajúce e-maily obsahovali veľké množstvo informácií, teraz sa stali skôr SMS. Typický list teraz obsahuje 5 až 43 slov – stručné informácie a jednoduché doplňujúce otázky. Takéto listy sa rýchlo množia vo vašej schránke a hrozia, že vás doslova utopia v prúde neprečítaných správ.

Pred odoslaním e-mailu zvážte, či by nebolo pohodlnejšie použiť iný spôsob prenosu informácií.

Napríklad pomocou rôznych instant messengerov môžete rýchlo posielať krátke správy a odpovedať na ne bez zbytočných formalít, ktoré si vyžaduje e-mail. A v komentároch k dokumentom s otvoreným prístupom môže hneď niekoľko ľudí zanechať svoje návrhy na projekt, namiesto toho, aby nimi zapchávali schránky svojich kolegov.

4. Pracujte z domu a doprajte si dostatok spánku

Dobre oddýchnutý zamestnanec urobí často viac za šesť hodín ako ospalý všetkými desiatimi. Práca z domu sa preto pre mnohých stáva ideálnou možnosťou. A vďaka moderným komunikačným prostriedkom nemusia byť zamestnanci pri riešení akéhokoľvek problému v jednej miestnosti.

Tým, že sa oslobodíte od potreby stráviť niekoľko hodín v doprave, môžete sa dostatočne vyspať, čo bude mať pozitívny vplyv na produktivitu.

Samozrejme, v niektorých oblastiach činnosti je potrebná užšia komunikácia s kolegami, ale jeden alebo dva pracovné dni v týždni strávené doma budú užitočné pre predstaviteľov akejkoľvek profesie. To vám dá príležitosť sústrediť sa na svoj vlastný projekt a len tak spať. Základom je nájsť týždenný rytmus, ktorý vyhovuje vám a vášmu tímu.

5. Robte si časté prestávky

Prestávky sú rovnako dôležité ako samotná práca. Obyčajná zmena činnosti však často nestačí. Na dobitie treba každú hodinu a pol vstať od stola.

Kreatívcom pomáhajú dlhšie prestávky, napríklad obed s priateľmi alebo prechádzka. Táto prestávka je to, čo je potrebné na to, aby sa neproduktívne popoludnie zmenilo na kreatívny prielom.

Nebudete odpočívať, ak budete každú polhodinu na pár minút rozptyľovať. Niekoľkokrát denne je lepšie opustiť svoje pracovisko aspoň na desať minút.

Aj keď tieto prestávky skutočne znížia počet hodín, ktoré odpracujete, zvyšok času budete efektívnejší. Skutočne produktívny pracovný deň je možný len odpočinkom a regeneráciou.