Prečo nám chýbajú termíny a ako to zastaviť?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Ak ste zarmútení skutočnosťou, že nikdy nestihnete odovzdať svoju prácu včas, naliehavo si prečítajte tento článok. Vysvetľujeme, prečo zmeškané termíny nie sú vašou chybou, a povieme vám, ako termíny stále dodržiavať.

Milujem termíny! Najmä píšťalka, ktorou sa rozbíjajú.

Spisovateľ Douglas Adams

Všetci vieme, aké dôležité je plánovanie pre efektívnu prácu. Niekedy sme ním doslova posadnutí. Keď však príde čas začať s realizáciou zoznamu úloh, začneme ich odkladať, naťahovať na poslednú chvíľu alebo dokonca úplne narúšať termíny. To sa vo väčšej či menšej miere stáva každému. A má to svoje opodstatnenie, ktoré spočíva v zvláštnostiach nášho myslenia.

Prečo nám chýbajú termíny?

Možno ste už počuli o histórii opery v Sydney, ktorá mala byť dokončená v roku 1963 za 7 miliónov A$ a nakoniec bola dokončená až o 10 rokov neskôr, v roku 1973. Pôvodný dizajn divadla navyše prešiel mnohými zmenami a budova sa zmenšila a v dôsledku toho sa minulo 102 miliónov dolárov!

Dizajnéri sa stali obeťou rozšírenej chyby: zle odhadli, ako dlho bude úloha trvať. Znovu a znovu museli posúvať termíny a meniť plán práce, pretože nebrali do úvahy problémy, ktoré ovplyvnili rýchlosť projektu.

Naše myslenie je štruktúrované tak, že ak všetko pôjde podľa najlepšieho scenára, plánujeme toľko času a peňazí, koľko je potrebné.

Na ceste sú však nevyhnutne prekážky, v dôsledku ktorých sa objem práce rýchlo zvyšuje. Zmeškané termíny si potom vysvetľujeme tým, že nastali nepredvídané okolnosti, a nie tým, že by sme vo fáze plánovania nemohli vziať do úvahy možnosť ich výskytu.

Prečo vlastne potrebujeme termíny?

Prísne termíny sa nielen neustále kazia, ale prinášajú účastníkom projektu aj veľa stresu, takže možno je lepšie ich odmietnuť? nie Termín je často jediným dôvodom, prečo sa práca vôbec rozbehne.

Predtým sa slovo dead-line používalo na označenie línie okolo väznice, za ktorou sa väzni nemohli prihovárať, vo dne ani v noci, pretože by okamžite dostali guľku.

Teraz sú termíny spojené výlučne s prácou a ich zlyhanie neohrozuje výkon celého oddelenia. Ale podstata zostáva rovnaká: konečným termínom je život alebo smrť pre vašu produktivitu alebo projekt.

Práca vypĺňa čas, ktorý je na ňu určený.

Parkinsonov zákon

Akákoľvek úloha bude trvať tak dlho, ako jej pridelíte. Preto sa niekedy čudujeme, ako rýchlo môžeme niečo urobiť. Z rovnakého dôvodu sme často v posledných minútach na hranici možností dokončiť to, čo bolo pridelené na niekoľko dní alebo dokonca týždňov.

Berúc do úvahy Parkinsonov zákon, chápeme, že ak si neurčíme časový rámec na dokončenie úlohy, tak to urobíme navždy!

Ako prekonať neustále termíny

Ako sa vysporiadať so zlým plánovaním a obrátiť prítomnosť termínov vo svoj prospech? Bude to veľmi ťažké, pretože budeme musieť bojovať so systematickými chybami nášho myslenia. Ale vedieť, ako termíny menia naše správanie, nám môže pomôcť byť produktívnejšími.

Jasný štart

Keď si rozložíte záťaž na mesiac, týždeň, dokonca aj deň vopred, zabodujte začiatok obdobia čo najtesnejšie a zvyšný čas do uzávierky vyložte čo najviac.

Najprv sa zamerajte na najťažšie, najdôležitejšie a časovo náročné úlohy projektu. Stále ich budete robiť dlhšie, ako ste očakávali. Pokorte sa. Ale vďaka vášmu aktívnemu štartu vám na konci obdobia zostane čas, ktorý strávite riešením neplánovaných problémov a plnením úloh.

V predvečer termínu sa nebudete musieť bezhlavo vrhať do nových zložitých úloh a stretávať sa s nástrahami, o ktorých ešte neviete.

Dodatočný termín

Pre seba si stanovte termín o pár dní skôr, ako je ten skutočný. To radí marketér Matthew Guay zo spoločnosti Zapier. Ideálne, ak neviete, koľko času máte od vašej osobnej uzávierky po vašu skutočnú – jeden alebo tri dni. Ale takáto situácia je zle prezentovaná. Samozrejme, stále si budete pamätať, koľko času vám zostáva, takže to bude vyžadovať vôľu, aby ste nenarušili svoje termíny.

Vymyslite si pre seba nejakú odmenu, ak prácu dokončíte v stanovenom termíne. Spokojnosť z dokončených úloh načas však bude dobrou odmenou.

Verejné vyhlásenie

„Slávnostne sľubujem, že článok dokončím do piatej večer“– povedzte to nie v hlave, ale nahlas celej kancelárii. Teraz vstupuje do hry vaša sebaúcta. Čo bude pre vás bolestivejšie: nútiť sa aktívne pracovať alebo zmeškať termíny a nahlas priznať svoje zlyhanie?

Spisovateľka Evelyn Waughová, ktorá sa pustila do svojho nového románu Return to Brideshead, verejne vyhlásila: "Začínam novú knihu a napíšem ju o tri mesiace." Termín nedodržal a viackrát, opäť verejne, žiadal o posunutie termínu. Napriek tomu román dokončil pomerne rýchlo, pretože vedel, že čitatelia si jeho sľub pamätajú a čakajú na jeho splnenie.

Neustále pripomínanie blížiaceho sa termínu

Ak začneme pracovať na veľkom projekte, tak časový rámec býva dosť dlhý. Termín sa stáva akýmsi druhom abstrakcie – niekde vonku, jedného dňa. Čím je bližšie, tým jasnejšie si presne uvedomujeme, koľko času nám zostáva, a vieme adekvátnejšie porovnať jeho množstvo a množstvo zostávajúcej práce.

Nastavte si pravidelné pripomienky, ktoré vás budú neustále privádzať späť do reality a upozornia vás, že sa blíži deň X:

• termín splatnosti uplynie o mesiac;
• týždeň;
• tri dni;
• deň;
• 8 hodín.

Áno, je to stresujúce, bude to nepríjemné. Ale možno je to jediný spôsob, ako sa povzbudiť?

Akékoľvek podnikanie vždy trvá dlhšie, ako sa očakáva, dokonca aj s Hofstadterovým zákonom.

Hofstadterov zákon

Tento komiksový rekurzívny zákon od Douglasa Hofstadtera, Ph. D., hovorí o nemožnosti plánovania termínov. Termíny sú doslova vyrobené na to, aby sa prekazili. Dúfame však, že naše rady vám pomôžu vyhnúť sa tomu, aby ste veci tlačili až k bodu zlomu, kedy neustále nedodržiavanie termínov mimoriadne poškodzuje vašu pracovnú povesť a dostáva vás do stavu neustáleho stresu.