Ako stihnúť viac a menej pracovať

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Za 4, 5 hodín toho stihnete oveľa viac ako za celý deň v kancelárii. Dnes uverejňujeme šesť zaujímavých tipov od Eleny Prokopets, cestujúcej spisovateľky a autorky, na kultúrne nálezy.

Včera som prekročila dve hranice, dokončila tri rozbehnuté projekty s klientmi, uzavrela obchod s veľkou perspektívou a večer som večerala doma so spriaznenou dušou.

Pracujem 25 hodín týždenne, spím osem hodín denne, nemám žiadny rozvrh a aj tak stíham oveľa viac vecí, ako keď som bol viac ako 60 hodín týždenne prilepený na svojom kancelárskom stole.

Od nadčloveka mám ďaleko. Všetko popísané vyššie je len názorný príklad.

Viete, keďže som nezávislá od miesta a pracovala som pre seba viac ako rok, naučila som sa cenné lekcie efektívnosti a riadenia vlastného času.

Nižšie je uvedený zoznam životných hackov, ktoré sa môžu zdať veľmi jednoduché. Keď ich však naozaj vyskúšate, všimnete si, že vaše úlohy zaberajú čoraz menej času.

1. Využite efekt Zeigarnik

Mozog má zabudovanú rušivú funkciu, ktorá vám neustále pripomína veci, ktoré ste nechali nedokončené, a tak vás núti dokončiť úlohu. Toto je efekt Zeigarnik a pomôže vám dokončiť úlohy, ktoré ste už začali.

Nezáleží na tom, či chcete, aby bol problém vyriešený alebo nie, urobte k nemu aspoň malý krôčik.

Čelíte kreatívnej kríze a neviete písať? Otvorte prázdny súbor a začnite písať, čo chcete. Potrebujete začať plánovať svadbu? Začnite hľadaním svadobnej kytice. Potrebujete do zajtra vypracovať marketingovú stratégiu pre vašu spoločnosť? Nahrajte si pár nápadov na video, aby ste mohli začať.

V 99% prípadov budete pracovať na úlohe až do trpkého konca.

2. Používajte nástroje na riadenie projektov (nielen pre pracovné prípady)

Náš mozog nemá rád náročné úlohy. Keď stojí pred nejakou abstraktnou úlohou, povedzme: „vymyslite mesačnú marketingovú kampaň“, okamžite ho to odradí a radšej robí ľahké veci, ktoré robí.

Preto je potrebné rozdeliť každý veľký podnik na niekoľko jednoduchých, malých, dosiahnuteľných krokov.

Tu prichádzajú do úvahy nástroje projektového manažmentu. Nechcete zmeškať žiadne dôležité kroky, však?

Existuje nespočetné množstvo bezplatných aj platených aplikácií na správu osobných projektov. Najviac sa mi páči vizuálny prístup k riadeniu.

Na tejto aplikácii je skvelé najmä to, že informácie môžete štruktúrovať tak, ako vám prídu na myseľ – vo forme vzťahov, nie lineárnych. To znamená, že namiesto kreslenia lineárneho plánu krok za krokom môžete vytvoriť podrobný obraz projektu s niekoľkými postupmi akcií, ktoré sa vyskytujú súčasne alebo jeden po druhom. (Viac o myšlienkových mapách a ich nástrojoch si prečítajte tu).

Inými slovami, nakreslíte vizuálnu mapu, ktorá vám umožní nahliadnuť do celého projektu a navyše vám pomôže urobiť malé kroky, ktoré vedú k vášmu cieľu.

Tu je príklad takéhoto projektu:

Prečo tento vizuálny prístup funguje skvele pre mňa (a možno funguje aj pre vás):

1. Vždy viete, aký krok by mal nasledovať, takže si ani nenechávate šancu na odklad.
2. Na prvý pohľad máte veľký a jasný obraz o svojich cieľoch.
3. Plánovanie celého projektu je také jednoduché, ako jeho nakreslenie na papier (čo som robil predtým) a použitie plánu je oveľa pohodlnejšie.
4. Ak pracujete v tíme, vždy bude jasné, čo sa už urobilo a čo sa robí teraz. To znamená, že bude menej chýb a zmeškaných termínov.

Medzi ďalšie obľúbené nástroje, ktoré rád používam, patria,, Trello a.

3. Zmeňte svoje návyky

Dnes je ľahké nájsť informácie o tom, ako udržať krok s celým podnikaním, no koľkí z vás tieto rady využívajú v praxi? Na tejto lodi som bol aj ja.

Všetci máme zvyky a veľmi ich meníme. Jedno šikovné riešenie tohto problému však možno nájsť v knihe Charlesa Duhigga The Power of Habit. Autor to nazýva kolobeh zvyku. Stručne povedané, zvyk má tri zložky: stimul (spúšťač, ktorý zvyku predchádza), obvyklé správanie (v skutočnosti opakovanie činnosti) a odmenu (vonkajšiu a vnútornú odmenu, ktorú dostávate za vykonanie obvyklého konania).

Teraz je zlá správa, že stimuly nemôžete nijako ovplyvniť. Dobrou správou je, že môžete zmeniť svoje správanie.

Je veľa neproduktívnych vecí, ktoré som robil a robím, ale vždy som sa cítil vinný za to, že ako prvé ráno začnem uverejňovať príspevky na sociálnych sieťach a médiách. Nepríjemné zdieľanie nových príspevkov na vašom blogu je v poriadku. Viem však, že sa dokážem rýchlo na niekoľko hodín prichytiť pri bezduchom surfovaní po webe, čo mi spraví chaos.

Riešením je naplánovať, čo je potrebné urobiť na sieťach a médiách večer vopred. Stanovte si presný čas, kedy to urobiť, a robte to každý deň.

Tento prístup je aplikovateľný na akýkoľvek podnet, ktorý vedie k negatívnemu správaniu.

Zakaždým, keď vykonáte novú zvyčajnú činnosť, uistite sa, že sa za ňu odmeníte. Vytvorte si rituál, ktorý vám pomôže predvídať vaše negatívne správanie, ako je bezohľadné surfovanie na webe, míňanie peňazí alebo jedenie sladkostí, a odmeňte sa niečím pekným zakaždým, keď sa tomu môžete vyhnúť.

Opakujte 21 dní, kým sa nový zvyk neudrží.

4. Použite pravidlo 90 minút

Asi pred 50 rokmi zistil neurovedec Nathaniel Kleitman, že naše telo prechádza z vrcholu na vrchol každých 90 minút počas dňa. Tento jav je známy aj ako ultradiánsky rytmus. Jednoducho povedané, môžeme byť produktívni len 90 minút.

Čo sa stane po 90 minútach? Začneme hľadať ďalšie palivo vo forme kofeínu, sladkých tyčiniek alebo vlastných stresových hormónov: adrenalínu, noradrenalínu a kortizolu. V tejto chvíli strácame pozornosť, prestávame jasne myslieť a vidíme celý obraz.

Môj včerajší deň prebiehal takto: dostal som sa na letisko a 90 minút pred nástupom som pracoval v kaviarni (nebola tam Wi-Fi), počas letu som si pozrel film a vrátil som sa do práce vlakom zo Švajčiarska do Francúzska. Keď som prišiel domov, rýchlo som si skontroloval schránku, navečeral sa a pracoval ďalších 90 minút.

Výsledkom bolo, že za 4,5 hodiny som urobil väčšinu práce, na ktorú by som predtým strávil 8 hodín denne.

5. Uprednostnite do posledného

Jeden výkonný riaditeľ Pentagonu brilantne zhrnul podstatu tejto rady:

Najprv si urobím zoznam priorít: prvá, druhá, tretia atď. A potom všetko pod treťou prečiarknem.

Toto je zlaté pravidlo pre každý denný zoznam úloh. Všetky úlohy po treťom presuňte na ďalší deň.

Neviete určiť, ktoré úlohy sú dôležitejšie?

1. Zvážte, či medzi úlohami existuje závislosť. Je možné urobiť krok A bez vykonania kroku B? Ak nie, potom je dôležitejšia úloha B. Vyberte si tie úlohy, ktoré ovplyvňujú váš budúci úspech.
2. Použite rozhodovaciu maticu.

Všetko v pravom hornom rohu by malo byť označené štítkom „Urob to teraz“. Problémy s veľkým dopadom, ktoré je ťažké dosiahnuť, je potrebné zmiešať s inými, menej náročnými. Úlohy s malým dopadom, ktoré sa dajú ľahko vykonať, sa oplatí delegovať.

6. Dohodnite si „deň letiska“

Superproduktívnym pôsobiskom sú pre mňa letiská a lietadlá. V skutočnosti uprednostňujem prestupové lety častejšie ako priame lety (sú okrem iného lacnejšie minimálne o 100 USD) a snažím sa splniť čo najviac úloh v dňoch, keď som na cestách, a nie keď pracujem z domu.

Teraz mi to dovoľ vysvetliť.

Máte prísne obmedzený čas (pred odletom alebo pred nástupom na palubu) a obmedzené bezplatné Wi-Fi. To znamená, že môžete šprintovať 90 minút, aby ste zostali produktívni.

Keď ste v lietadle, nemáte čo rozptyľovať: váš telefón je vypnutý a je tu len čistá, efektívna práca, ktorú je potrebné vykonať v obmedzenom čase. Často sa snažím navodiť podobnú atmosféru aj doma: vypnem internet a 90 minút robím svoju prácu bez toho, aby ma niečo rozptyľovalo.

Poďme si to zhrnúť. Tu je plán, ako urobiť viac a menej pracovať:

1. Urobte prvý krok vo svojom podnikaní a nechajte efekt Zeigarnik, aby vám ho pomohol dokončiť.
2. Použite nástroje projektového manažmentu, aby ste mali jasno v tom, čo je potrebné urobiť, a zostali sústredení.
3. Sledujte svoje dráždivé látky a premeňte ich na pozitívne návyky.
4. Použite pravidlo 90 minút.
5. Stanovte si priority a pracujte na najdôležitejších úlohách.
6. Odstráňte všetko, čo vás rozptyľuje. Dajte si napríklad „deň letiska“.