David Allen: Ako si dať do poriadku život

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

David hovorí o toku informácií okolo nás a o tom, ako sa vysporiadať s preťažením informácií, ak skutočne existujú.

Stavím sa, David, že väčšina ľudí, ktorí čítajú tento článok, sa teraz cíti uviaznutá v podnikaní – e-maily, SMS, telefonáty – 24 hodín denne. Má dnes stres iné podoby?

Ľudia sa teraz cítia preťažení, pretože nezažívajú skutočný stres, ktorý zažívali naši predkovia počas pomerne dlhého obdobia histórie. Hlavným cieľom bolo prežiť. A čo je zaujímavé, práve takáto krízová situácia prinútila človeka správať sa pokojnejšie: rýchlo zbierať a spracovávať informácie, rýchlo sa rozhodovať a počúvať svoju intuíciu. Sústredili sa len na jedno – prežiť za každú cenu!

Ale keď ste zbavení tejto krízy, svet okolo vás vás začne zahlcovať maličkosťami, ste v centre záplavy: dane sa zvýšili, zima mučila, tlačiareň žuje papier … A všetky tieto svinstvá z našich elektronických zariadení 24 hodín denne, 7 dní v týždni!

Aby sme sa s týmto tokom vyrovnali, musíme znovu získať schopnosť robiť rýchle rozhodnutia a vyčleniť obmedzené zdroje. Vo všeobecnosti sa od staroveku nič nezmenilo. Jediný rozdiel je v tom, koľko rozhodnutí musia teraz ľudia urobiť.

Ak sa nemôžete na niečo sústrediť, musíte sa naučiť rozlišovať, čo je pre vás teraz vo vašom svete dôležité. Ako uprednostníme všetok odpad, ktorý nás obklopuje? Potrebujete myšlienkové mapy, ktoré vás povedú. Mala by existovať mapa, ktorá vám povie, čo by ste mali robiť v nasledujúcich troch rokoch a čo v nasledujúcich troch minútach. A to sú rôzne karty. V podstate aj váš kalendár môže odviesť skvelú prácu. Hlavná vec je, že odpovedá na otázku: na čo mám teraz venovať pozornosť?

Aké nástroje používate vy osobne, aby ste boli produktívnejší?

Používam Lotus Notes, pretože ho používame ako podnikovú aplikáciu. Môj priateľ Eric Mack vyvinul rozšírenie, ktoré mi tu umožňuje pohodlne používať kalendár, poštu a zoznam úloh. Toto všetko je synchronizované s mojím BlackBerry, pretože túto funkciu ešte nemáme nakonfigurovanú pre iPhone, no snažíme sa toto nedorozumenie čo najskôr napraviť.

Používam TheBrain a MindManager. Líšia sa funkčnosťou a slúžia na riešenie v podstate odlišných problémov.

Čo ešte? Mám aj malý zápisník. Nápady sa niekedy objavia na tých najneočakávanejších miestach a musíte si ich urýchlene zapísať. Preto v mojom živote zostáva papier ako najjednoduchší spôsob, ako rýchlo niečo opraviť.

Stále však hľadám nové nástroje, ktoré mi pomôžu spravovať môj čas a mozgové zdroje. Napríklad môj iPad sa začal postupne meniť z hračky na celkom funkčný gadget. Ale aj tak je to veľmi nemotorné, páči sa mi len jedna aplikácia od Adobe, v ktorej sa dajú kresliť tie najjednoduchšie tvary. Dá sa s ním hrať, ale bežnú tabuľu zatiaľ nenahradí. Takže v tomto smere mám ďaleko od špičkových technológií. Používam aj Microsoft Office. Pracujem na Macu, ale mám Parallels.

A čo skutočné, neelektronické nástroje?

Oh, mám skutočný kôš, kde si dávam všetky svoje poznámky. Toto je môj záchranca, toto je kôš s názvom "Na toto všetko teraz nechcem myslieť." Hlavné je nezabudnúť sa vrátiť do tohto koša, kým tam všetko nesplesnivie. A hoci len vyhodím 80% poznámok, veľmi dobre mi to uvoľní hlavu: hodil som to do košíka a zabudol som, potom som sa vrátil a rozhodol som sa, či je to potrebné alebo nie.

Určite by bolo fajn urobiť to všetko elektronicky. Je tu však problém, ktorý možno charakterizovať takto: zíde z očí – zíde z mysle! Fyzický skutočný kôš sa neustále vynára pred vašimi očami a je ľahké zabudnúť na elektronický odpad. Poznám veľa ľudí, ktorí poznajú špičkové technológie, a napriek tomu sa vracajú k papieru, pretože je to oveľa očividnejšie. Musíte mať pevnú vôľu a sebadisciplínu, aby ste sa vrátili k tomu, čo sa niekde povaľuje v počítači.

V súčasnosti sa veľa hovorí o tom, že sme vystavení preťaženiu informáciami. Čo na to poviete?

Čo je preťaženie informáciami? Ak by to tak naozaj bolo, mohli by ste vstúpiť do knižnice a padnúť mŕtvy. Alebo choďte na internet a vybuchnite, rozsypte sa na malé kúsky.

V skutočnosti miesto, ktoré je najviac presýtené informáciami, je zároveň aj najrelaxačnejšie – je to príroda. Obklopuje nás toľko rôznych obrázkov, zvukov a vôní. Mimochodom, počuli ste už o zmyslovej deprivácii? Môžete sa jednoducho zblázniť, ak toto všetko dlho necítite.

Tu je pointa iná. V prírode je veľa vecí, ktoré sú nositeľmi informácií, ale len málo z nich má pre nás skutočný význam, napríklad: zvieratá, bobule alebo žihľava. Problém e-mailu nie je v tom, že obsahuje veľa informácií, ale v tom, že na základe týchto informácií musíme urobiť nejakú akciu alebo sa rozhodnúť. A keď dostanete list, bez ohľadu na to, od koho: od bratranca alebo od šéfa, pred jeho otvorením sa pripravujete na to, že sa od vás budú vyžadovať činy. Už si listujete možnosťami toho, čo môže tento list obsahovať: „toto môže byť dôležité, veľmi dôležité, prinúti ma to zmeniť moje plány…“Teraz vynásobte tieto myšlienky počtom listov, ktoré denne dostanete.

Navyše rozhádzané myšlienky a neschopnosť sústrediť sa sú stresovým faktorom a silnou brzdou výkonu. V práci myslíte na domáce práce a doma na prácu. Ste všade a nie ste nikde. A počas celého dňa vás sprevádza nudný pocit úzkosti.

Opäť sa nič moc nezmenilo, okrem frekvencie, s akou sa to deje. Za 72 hodín môžeme vy aj ja dostať toľko informácií, ktoré zmenia naše zameranie a priority, ktoré naši rodičia nedostali za mesiac. V roku 1912 niekto hovoril o telefóne tak, ako sa hovorí o e-maile: „och, zničí to kvalitu života“, „rozhovory sa stanú povrchnými a bezvýznamnými“, „všetci sa tým budú len rozptyľovať“! Znie to povedome, čo?

A v roku 1983 bol muž s malým denníkom vo vrecku považovaný za geeka produktivity.

Náš časopis publikoval mnoho článkov o možnom vplyve technológií na ľudské poznanie a schopnosť myslieť. Napríklad: „Robí z nás Google hlupákov?“Ako sa podľa vás mení ľudská múdrosť a schopnosť myslenia k lepšiemu alebo k horšiemu?

Pravdepodobne ste mali v detstve encyklopédie. A dokonca ich čítate v nádeji, že sa dozviete viac o svete. Čo sa zmenilo okrem toho, že prístup k vedomostiam sa mnohonásobne zjednodušil? Žijeme v skvelej dobe, myslím si, že je úžasné, že môžeme takto jednoducho komunikovať, pričom sme v rôznych častiach zemegule.

Len si pomyslite na úspech, ktorý by človek mohol dosiahnuť s procesorom v hlave! Za predpokladu, že bude jediný, samozrejme. Ale ak zostanete posledným človekom na Zemi, nebudete už vôbec potrebovať plánovačov ani GTD.

Odpovedzte prosím na hlavnú otázku, čo je najdôležitejšie, čo si človek musí zapamätať, aby mohol mať pocit úplnej kontroly nad svojím životom?

Všetko by sa malo nahrať z vášho mozgu na externé médium. Neviem, čo môže byť jednoduchšie! Zaznamenajte si, čo je dôležité (aj potenciálne), objasnite si, čo pre vás tieto veci znamenajú, a uložte si výsledky, aby ste sa vždy mohli vrátiť o krok späť a pozrieť sa na veci zo širšieho hľadiska.

V podstate sa to všetko týka jednej veci: prestaňte používať mozog ako miesto na zhromažďovanie a organizovanie všetkých informácií, na ktorých vám záleží. Ak sa to všetko pokúsite udržať v hlave, čoskoro tam nájdete pohyblivý piesok, v ktorom sa všetko okamžite potopí. Snívam o slávnej budúcnosti, keď budeme môcť úplne oslobodiť svoje hlavy od odpadu a venovať svoju myseľ výlučne múdrym myšlienkam.