Ako dať veci do poriadku v myšlienkach a skutkoch

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Keď sa vám v hlave rútia tisíce nápadov, chytíte sa jedného alebo druhého. Tým pádom nemáte na nič čas. Rozptýlené informácie je potrebné štruktúrovať a transformovať do zoznamov úloh a delegovať rutinné úlohy. Dobrou správou je, že na to nepotrebujete inštalovať veľa aplikácií. Goalton.com vám pomôže všetko vyriešiť.

Čo je to cieľová produktivita

Life hacker už o tejto úžasnej službe podrobne písal pred rokom a počas tejto doby sa veľa zmenilo a k lepšiemu. Služba sa rozrástla o množstvo užitočných funkcií a stala sa ešte pohodlnejšou.

Všetko v Goaltone je svojím spôsobom krásne a jednoduché: len vy a hárok papiera. Nie však jednoduché, ale vo forme jednej zo siedmich šablón, ktorá zodpovedá typu aktuálne riešeného problému.

Skrátka, umožňuje organizovať všetko: projekty, nápady, klientov. Táto cloudová služba pomáha výrazne zvýšiť osobnú produktivitu jednotlivca aj produktivitu celého tímu pomocou niekoľkých jednoduchých, no zároveň super efektívnych nástrojov.

Myšlienkové mapy

Prvým nástrojom sú myšlienkové mapy. Myšlienkové mapy môžu byť skvelým spôsobom, ako uvoľniť mozog a preniesť rozhádzané a neustále skákajúce myšlienky na papier. Podstatou režimu myšlienkovej mapy je, že si stanovíte ústredný problém (alebo cieľ) a následne chaotickým spôsobom napíšete všetko, čo vás napadne a súvisí s danou témou.

V tejto fáze sa nesnažte dať svojim myšlienkam nejakú štruktúru – nechajte ich skákať. Jednoducho si zapíšete všetky nápady, problémy alebo úlohy a v prípade potreby ich rozpíšete.

Keď svoje myšlienky dáte na papier, začnú naberať akúsi štruktúru. Elektronické myšlienkové mapy sú pohodlné, pretože pri pohľade na výsledný obvod získate jasnejšie pochopenie celého obrazu. Vždy môžete jednoducho vziať požadovaný prvok pomocou myši a pretiahnuť ho na správnejšie miesto a zostaviť úlohy podľa tých logických znakov, ktoré potrebujete.

Čo je na Goalton.com obzvlášť praktické, je možnosť použiť režim zaostrenia. Ak sa váš obvod stane príliš ťažkopádnym, vždy môžete prejsť na prácu s jeho samostatným kusom, čím dočasne skryjete ďalšie vetvy. Ak sa chcete zamerať, jednoducho kliknite na trojuholník na začiatku problému.

Hierarchický strom úloh

V Goaltone môžete zmeniť spôsob prezentácie údajov jediným kliknutím. Inými slovami, svoj mentálny diagram môžete kedykoľvek zmeniť na prehľadný vnorený zoznam úloh a naopak, premeniť svoj kontrolný zoznam na diagram.

Takéto riešenie možno pokojne nazvať jedinečným, keďže sme takéto riešenie nevideli v žiadnej inej službe a je to naozaj mimoriadne pohodlné. Každý z nás má svoj vlastný individuálny typ myslenia: pre jedného vyzerá diagram jasnejšie, pre iného - tabuľková forma.

V klasickom režime osnovy môžete každej úlohe priradiť zodpovednú osobu, termín a uviesť aktuálny stav úlohy. Režim zoznamu bude užitočný najmä pre tých, ktorí riešia obchodné problémy.

V takom prípade môžete ľubovoľný prvok rozložiť, to znamená rozdeliť ho na jednotlivé čiastkové úlohy, koľkokrát je potrebné. Robte to dovtedy, kým vaše úlohy nebudú také jednoduché, že ich nebude možné nedokončiť. Našťastie neexistuje žiadny limit na počet vnorených úrovní v Goaltone. A áno, nezabudnite použiť režim zaostrenia: skutočne vám pomôže sústrediť sa a nájsť rýchle riešenie.

Ak niektoré informácie kategoricky nechcú byť zabudované do systému, môžete ich zadať do poznámok aktuálneho projektu. Toto zobrazenie môžete použiť na rýchle zaznamenanie spontánnych myšlienok. Je vhodné sem skopírovať odkazy na stránky, vložiť kúsky textu a dokonca k nim priložiť obrázky kvôli prehľadnosti. V budúcnosti môžete tieto poznámky vidieť aj v priečinku Poznámky, odkiaľ ich možno presunúť do iných sekcií a zmeniť myšlienky na konkrétne úlohy.

Denník

Možno by Goalton nebol taký populárny, keby nebol pre jeho slávny režim hobľovania. V režime denníka uvidíte všetky svoje úlohy s konkrétnym termínom a budete môcť vytvárať aj nové. Presunutím kariet úloh pomocou myši môžete urobiť úplný poriadok vo svojom kalendári a prevziať kontrolu nad svojimi úlohami a úlohami, ktoré ste pridelili členom tímu.

Diár má vhodne implementovaný systém filtrovania úloh: vždy si môžete označiť a zobraziť len úlohy z projektu, ktorý potrebujete. Týmto spôsobom môžete napríklad skryť kancelárske úlohy a ponechať len osobné úlohy jedným kliknutím alebo naopak. Môžete vidieť úlohy, ktoré boli pridelené vám alebo vami. Ak je k úlohe pripojený kontakt z adresára, tak práve tu budete mať prístup k jeho karte zo zabudovaného CRM systému.

No a pre fanúšikov klasických zoznamov úloh má Goalton.com režim, kde si môžete pozrieť prípady po lehote splatnosti, prípady na dnes, zajtra alebo nadchádzajúci týždeň. Vo všeobecnosti celkom jednoduché a pohodlné.

Kanban tabuľa

Prekvapivo, chalani z Goalton.com dokázali na základe svojej platformy implementovať taký zložitý nástroj, akým je kanban. V skutočnosti je kanban analogický s doskou na pripevnenie kariet úloh, ktoré sa pohybujú zľava doprava a prechádzajú vopred určenými fázami.

V tejto službe môžete vytvárať neobmedzené množstvo projektov, pre každý si môžete nastaviť vlastné fázy: jednu pre agentúru, ďalšie na vyjednávanie zmlúv a tretiu pre Scrum. Počet etáp v Goaltone je neobmedzený.

Čo je obzvlášť výhodné, môžete pre každú fázu určiť svoj vlastný limit počtu úloh, ktoré sú v tejto fáze (Limit rozpracovanosti). Môžete napríklad definovať, že vo fáze návrhu môžu byť iba tri úlohy. V takom prípade vám systém signalizuje, že sa tohto zamestnanca snažíte preťažiť a zadáte mu štvrtú úlohu.

Môžete tiež nastaviť maximálny čas, počas ktorého má byť úloha vo fáze. Napríklad pre fázu „testovania“alebo „schválenia“môžete nastaviť obdobie dvoch dní a systém zvýrazní červenou farbou karty tých úloh, ktoré sú po termíne a vyžadujú si vašu pozornosť.

Ponuky a mini CRM

Keďže Goalton je primárne určený na riešenie obchodných problémov, služba neobišla ani tých, ktorí pracujú v startupoch či malých firmách, jedným slovom všetkých, ktorí sledujú svoje transakcie.

Nie je žiadnym tajomstvom, že pri pokuse o predaj svojho produktu musí obchodník sledovať, v akom štádiu sa konkrétna transakcia nachádza, najmä v prípade dlhých cyklov. Na Goalton.com môžete vytvárať ponuky a umiestňovať ich na nástenku Kanban rovnakým spôsobom ako pri jednoduchých úlohách.

Jediný rozdiel je v tom, že keďže transakcie majú sumu a dátum očakávanej uzávierky, používateľ bude môcť dostávať správy za konkrétne časové obdobie a na samotnej tabuli Kanban bude pridaný automatický výpočet súm.

Ukazuje sa, že v transakčnom režime sa kanban mení na plnohodnotný a vizuálny predajný kanál. To je mimoriadne výhodné, pretože vám to umožňuje okamžite určiť, kde sa nahromadili všetky potenciálne zisky, a to rýchlym pohľadom na tabuľu. Môžete tak organizovať kontrolu nad predajnými kanálmi alebo analyzovať výkon konkrétnych manažérov.

Systém umožňuje uzatvárať obchody klasickým spôsobom „win-lose“a taktiež automaticky eviduje všetky informácie o práci s klientom v zabudovanom CRM systéme.

Zhrnutie

Goalton zhromaždil všetky najefektívnejšie nástroje na správu úloh a spojil ich do pohodlného ekosystému. Implementáciu určitých aspektov sme samozrejme videli aj v iných službách, no ešte sa nikomu nepodarilo spojiť ich dokopy a umožniť tak jednoduchú transformáciu dát z jedného pohľadu do druhého.

Ak potrebujete plnohodnotný multinástroj na zvládnutie toku vašich myšlienok a úloh, potom bude Goalton.com vaším najlepším pomocníkom. Registrácia v službe je bezplatná a za 1 dolár mesačne môžete získať prístup k takmer všetkým funkciám.