Ako efektívne používať Gmail: 25 tipov

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-01-13 02:52

Aj keď so službou Google Mail pracujete každý deň, je pravdepodobné, že nepoznáte všetky jej možnosti. Tu je 25 tipov na efektívne používanie Gmailu, ktoré vám uľahčia mnohé úlohy a ušetria čas.

1. Kde začať

Zmeňte pozadie

Namiesto zvyčajného bieleho pozadia Gmailu okorente svoju doručenú poštu niečím honosným. Stačí v nastaveniach v pravom hornom rohu vybrať sekciu „Témy“pre nastavenie nového pozadia z navrhovaných možností, alebo nahrať vlastný obrázok.

Prípadne môžete experimentovať s nastaveniami rozhrania. V režime „Priestorný“budete mať veľa voľného miesta a „Kompaktný“je dobrý, keď potrebujete na obrazovku umiestniť čo najviac správ.

Pridať priateľov (a správy)

Ak chcete do systému pridať svoje kontakty a staré správy (nezáleží na tom, či používate Gmail prvýkrát alebo si vytvoríte ďalší účet), prejdite do časti „Nastavenia“→ „Účty a import“a vyberte odkaz „Importovať poštu a kontakty“. To vám umožní pridať vaše údaje z iných poštových schránok.

Nechajte Gmail vyzerať ako Outlook

V časti Nastavenia → Laboratórium povoľte funkciu Panel s ukážkou, aby ste mohli vidieť celý text správ na pravej strane, rovnako ako v Outlooku. Zvyk je druhou prirodzenosťou, takže ak ste celý život pracovali s firemným e-mailom a práve sa snažíte zorientovať sa v Gmaile, Viewport vám prechod uľahčí.

Po povolení uvidíte rôzne možnosti zobrazenia v rozbaľovacej ponuke naľavo od nastavení.

Sústreďte sa na to podstatné

Gmail môže rozhodnúť, ktoré správy sú pre vás dôležitejšie. Šikovné, čo? V časti Nastavenia → Doručená pošta vyberte možnosť Sledovať moju e-mailovú aktivitu…, aby služba Gmail analyzovala vaše správy.

Môžete tiež vybrať funkciu „Zahrnúť značky“alebo „Ignorovať filtre“(o filtroch si povieme viac nižšie) a zmeniť typ priečinka tak, aby sa dôležité správy zobrazovali v hornej časti. Potom v ponuke „Nastavenia“→ „Všeobecné“v časti „Upozornenia na ploche“(ak používate prehliadač Chrome, Firefox alebo Safari) môžete vybrať možnosť „Povoliť upozornenia na dôležité e-maily“.

Zbavte sa vlákna písmen

Existujú dva typy ľudí: tí, ktorí milujú funkciu Chaining a tí, ktorí ju nenávidia so silou tisícich sĺnk. Ak patríte do druhej skupiny, prejdite do časti „Nastavenia“→ „Všeobecné“a vypnite „Reťazce písmen“.

2. Udržujte poriadok

Všetko archivujte

Gmail umožňuje správy archivovať namiesto ich odstraňovania. To sa deje tak, že sa nemusíte starať o dostupnosť voľného miesta a neustále čistiť zásuvku. Ak chcete archivovať správu, otvorte ju a kliknite na druhú ikonu zľava (pole so šípkou smerujúcou nadol). Správa na vás bude čakať na karte Všetky správy na ľavom bočnom paneli.

Sledujte svoj archív

Bez ohľadu na to, koľko miesta poskytuje Gmail na bezplatné ukladanie súborov, je rok 2016 a ľudia posielajú stále viac príloh. Ak ste dosiahli limit pamäte, je čas zbaviť sa niektorých správ. Kliknite na šípku vo vyhľadávacom poli, označte položku „Sú prílohy“, vyberte veľkosť 10 MB a kliknite na tlačidlo s lupou. Zobrazí sa vám všetky správy väčšie ako 10 MB. Začiarknite políčko pri písmenách, ktoré už určite nepotrebujete a pošlite ich do odpadkového koša.

Odpovedzte a archivujte

Prečo nechávať e-mail v doručenej pošte, keď ste naň už odpovedali? Použite funkciu "Odoslať a archivovať", aby ste sa vyhli preplneniu prichádzajúcich správ počas čakania na odpoveď na váš list. Prejdite na „Nastavenia“→ „Všeobecné“a vyberte „Zobraziť tlačidlo“Odoslať a archivovať „ako odpoveď“. Teraz môžete odpovedať zvyčajným spôsobom a hromadiť správy v doručenej pošte, ak si to želáte, alebo okamžite archivovať nepotrebné e-maily pri odpovedaní.

Používajte štítky a filtre

Ku každej správe môžete pridať menovku. Na ľavom bočnom paneli sa objavia nové skratky. Stačí otvoriť list a kliknúť na ikonu "Štítky" - je druhá sprava. Teraz vytvorte novú skratku alebo vyberte existujúcu (mimochodom, skratku môžete presunúť z bočného panela priamo do správy).

Kliknite na tlačidlo „Viac“a vyberte „Filtrovať podobné e-maily“a potom „Vytvoriť filter na základe tohto dopytu“. O filtroch Gmailu môžete napísať samostatný článok, takže ďalšie podrobnosti nájdete v časti „“.

Kúpte si úložný priestor navyše

Ak ste už úplne unavení z problémov s ukladaním súborov, môžete minúť peniaze na ďalší priestor. Prejdite nadol po stránke správ a v ľavom dolnom rohu uvidíte, koľko miesta vám zostáva, ako aj odkaz „Spravovať“.

Ak máte obsadených takmer 100 % dostupného priestoru, kliknite na odkaz. 100 GB plán stojí 139 rubľov mesačne a extra priestor je možné využiť nielen pre Gmail, ale aj v Google Drive a Google Photos, ak ich používate.

3. Berte to vážne

Zmeňte režim zobrazenia e-mailov na stránke

Skúste zvýšiť počet správ na stránke na 100, aby ste si mohli na prvý pohľad pozrieť celé pole svojich písmen. Prejdite do Nastavenia → Všeobecné → Maximálna veľkosť strany. Môžete si tiež vybrať zobrazenie 10, 15, 20, 25 a 50 správ na stránku.

Rozdeľte všetko podľa farby

Správu môžete označiť ako dôležitú veľmi rýchlo, ale rôzne správy môžu mať rôzny stupeň dôležitosti. Prejdite do Nastavenia → Všeobecné → Hviezdy a vyberte Všetky hviezdy. Teraz, ak kliknete na hviezdu, ktorá označuje písmeno, zmení farbu s každým kliknutím. Pomôže vám to triediť dôležité správy podľa ich obsahu.

Premeňte správy na zoznamy úloh

Je pravdepodobné, že už svoju doručenú poštu považujete za jeden obrovský zoznam úloh. Prečo teda nepremeniť svoje e-maily na úlohy, ktoré môžete prečiarknuť? Kliknite na tlačidlo „Viac“v aktívnej konverzácii a vyberte „Pridať k úlohám“. Toto vlákno sa teraz zobrazí v službe Úlohy Google spolu s odkazom na pôvodný príspevok.

Sledujte počet neprečítaných správ

V časti „Nastavenia“→ „Laboratórium“povoľte funkciu „Ikona neprečítaných správ“. Ak máte, ako každý normálny človek, celý deň otvorenú kartu pošty, vždy uvidíte, koľko neprečítaných správ vám zostalo. To v prípade, že vám chýba stres.

Pracujte offline

Ak používate prehliadač Google Chrome, máte možnosť pracovať s poštou offline. Samozrejme, nebudete môcť odosielať a prijímať nové správy, ale môžete presúvať listy z priečinka do priečinka a vytvárať koncepty. Ak chcete povoliť túto funkciu, prejdite do časti Nastavenia → Offline.

Poskytnite prístup k svojmu účtu sekretárke

Ak si s písmenkami stále neviete dať rady, môžete všetku túto hrôzu sprostredkovať svojej sekretárke. Ak to chcete urobiť, prejdite na „Nastavenia“→ „Účty a import“, vyberte „Udeliť prístup k vášmu účtu“a pridajte ďalších používateľov Google. Nebudú mať právo meniť vaše nastavenia a heslo, ale budú môcť čítať, archivovať správy a samozrejme na ne odpovedať. List bude podpísaný vaším menom a menom sekretárky v zátvorkách, aby nedošlo k zámene.

4. Ovládajte ľudský faktor

Blokovať adresy

Niektorí vôbec nechápu rady. Našťastie môžete zablokovať akúkoľvek osobu (alebo webovú stránku) len niekoľkými kliknutiami. Po prijatí správy od niekoho, koho by ste chceli pridať na čiernu listinu, kliknite na šípku v pravom hornom rohu a vyberte funkciu „Blokovať používateľa“.

Teraz všetky správy z tejto adresy pôjdu priamo do spamu.

Nájdite staré listy

Chcete rýchlo nájsť všetky správy od priateľa naraz? Stačí umiestniť kurzor myši na meno odosielateľa, či už z doručenej pošty alebo z konkrétneho listu, a zobrazí sa karta kontaktu. Potom kliknite na odkaz "Konverzácie" a zobrazte všetky správy od daného kontaktu.

Zrušte nesprávne odoslané správy

Všetci sme v určitom okamihu omylom poslali listy na nesprávnu adresu. Našťastie v Gmaile môžete odoslanie jednoducho vrátiť späť. Prejdite do časti „Nastavenia“→ „Všeobecné“a povoľte funkciu „Zrušiť odoslanie“. Tu si môžete zvoliť aj časový úsek pre zrušenie odosielania: od 5 do 30 sekúnd. Pri ďalšom odoslaní správy si v hornej časti všimnete „Zrušiť“.

Preskočiť skupinové správy

Vlákno skupinových správ môžete jednoducho ukončiť kliknutím na tlačidlo Viac a výberom položky Ignorovať. Teraz preskočíte všetky správy okrem tých, kde ste jediným príjemcom listu.

Ak sa chcete vrátiť ku skupinovej správe, zadajte do vyhľadávacieho poľa dotaz je: stlmený, takže uvidíte všetky ignorované vlákna. Potom v ponuke Viac vyberte možnosť Neignorovať. Pokiaľ vám to, samozrejme, vôbec nie je ľúto.

5. Ušetrite čas

Vytvárajte nové účty na cestách

Povedzme, že chcete veľmi starostlivo filtrovať správy alebo si napríklad vytvoriť ďalší účet pre služby, ktoré už používajú váš hlavný účet Gmail. V tomto prípade môžete vytvoriť virtuálnu poštovú adresu spojenú s hlavnou adresou jednoduchým pridaním „+ ľubovoľné slovo“pred symbol @ počas písania. Napríklad „vaša adresa je [email protected]“pre online nakupovanie.

Všetky odpovede sa dostanú na vašu hlavnú adresu Gmail.

Posielajte správy v spánku

Aby si klienti a spolupracovníci mysleli, že ste šialený workoholik, naprogramujte ich na odosielanie správ v noci pomocou rozšírenia dostupného pre Chrome, Safari a Firefox. S bezplatnou verziou môžete poslať až 10 správ mesačne.

Okrem toho toto rozšírenie premení vaše e-maily na pripomienky a nezobrazí ich v doručenej pošte, kým nebudete pripravení na ne odpovedať. To je ideálne na vytvorenie vzhľadu prázdnej schránky v piatok večer.

Automaticky odpovedať na duplicitné žiadosti

Ak vás otravní zákazníci zahlcujú rovnakými požiadavkami, nemusíte znova a znova písať rovnakú odpoveď. Stačí zapnúť funkciu "Šablóny odpovedí" v časti "Nastavenia" → "Laboratórium". Keď budete nabudúce tlačiť odpoveď, uložte si ju ako šablónu a pokojne ju pošlite všetkým rovnakým požiadavkám.

6. Kliknite menej

Dajte svojej myši pokoj

Takmer všetko v Gmaile je možné vykonať pomocou klávesnice. Základné klávesové skratky fungujú štandardne, ale nezabudnite prejsť do Nastavenia → Všeobecné a povoliť funkciu Klávesové skratky. Uložte zmeny a kliknutím na otáznik zobrazte možné klávesové skratky.

Prestaňte kontrolovať ostatné poštové schránky

V časti „Nastavenia“→ „Účty a import“kliknite na odkaz „Pridať poštový účet POP3“a Gmail stiahne vašu poštu z iných poštových schránok. Potom nastavte odosielanie správ: odpovedať môžete zo svojej adresy Gmail aj z iných e-mailových adries.