Ako byť produktívny v otvorenom priestore

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Životný hacker prišiel na to, ako zastaviť kancelárske bitky, keď je u niektorých dusno, kým u iných fúka, minimalizovať hluk a premeniť otvorený priestor na príjemné miesto, v ktorom sa dá efektívne pracovať.

Prečo je otvorený priestor zlý

Open space kancelárie sú známe už od čias inžinierov Henryho Forda a stále sú jedným z najpopulárnejších typov plánovania. Početné štúdie dokazujú, že tento formát prežil svoju užitočnosť: efektivita práce je nižšia ako v kabinetných kanceláriách a zamestnanci sa rýchlejšie unavia a majú horšie výsledky.

Hlavné problémy s otvoreným priestorom:

1. Hluk, ktorý vydávajú ľudia a stroje.
2. Riziko šírenia nákazy, ak niekto zo „zodpovedných“kolegov príde do kancelárie chorý.
3. Nedosiahnutie stavu pracovného toku v dôsledku častých prerušení a stretnutí.

Ak sa vám najlepšie pracuje ráno alebo večer, keď väčšina vašich kolegov nie je v práci a za dve hodiny robíte to, čo ste nerobili ostatných šesť, pozrite sa bližšie na naše odporúčania.

Odchod z kancelárie

Pružná pracovná doba

Ak to formát vašej práce umožňuje, použite flexibilný rozvrh. Niekomu sa lepšie a pohodlnejšie pracuje ráno, keď väčšina kolegov ešte nie je v práci, iní sa zobúdzajú až neskoro popoludní.

Sledujte svoje biorytmy.

Dohodnúť sa na takomto harmonograme s nadriadenými môže byť ťažké, no oplatí sa to aspoň vyskúšať. Ak je úloha dokončená, aký je rozdiel v akom časovom období?

Prax vydavateľstva, kde som pracoval, ukázala efektivitu tohto prístupu. Jasný začiatok a koniec pracovného dňa mali len zamestnanci, ktorí boli viazaní na zákaznícky servis a predajcovia. Redakčné, propagačné a iné oddelenie formálne začalo pracovať o 10:00, ale aj v rámci jedného oddelenia sa rozlišovalo za sovy a škovránky.

Prechod na čiastočné diaľkové ovládanie

Skúsenosti 37Signals, spoločnosti, ktorá takmer výlučne pozostáva zo vzdialených zamestnancov, dokázali, že je dôležité, aby ľudia pracovali efektívne, aby prešli viac ako štyri hodiny denne online. Ostatné štyri hodiny ľudia pracovali podľa vlastného rozvrhu.

To umožnilo spoločnosti so sídlom v USA spojiť do svojho tímu programátorov z Hongkongu, Ruska, Dánska, Švédska a rôznych amerických miest. Viac si o tom môžete prečítať v knihe „Vzdialené. Kancelária je voliteľná, “napísali majitelia spoločnosti Jason Fried a David Hensson.

Neodporúčame vám, aby ste opustili kanceláriu a úplne prešli na prácu z domu, pretože takýto rozvrh bude veľmi ťažké skoordinovať s vaším šéfom.

Ale napríklad pred dodaním projektu alebo pred nejakým zodpovedným termínom je celkom možné dohodnúť sa na pár dňoch práce z domu, aby ste sa mohli maximálne sústrediť na danú úlohu.

Ak je prítomnosť v kancelárii stále potrebná

Rokujeme s kolegami

Jednou z najotravnejších vecí sú neobchodné rozhovory, ktoré počúvajú všetci kolegovia, ktorí sú v okolí. Preneste diskusie do konferenčnej miestnosti alebo kuchyne.

Dohodnutie stretnutí a diskusie o iných pracovných chvíľach, o ktorých sa informácie týkajú iba časti ľudí, prenos na e-mail, Skype, Telegram alebo akýkoľvek iný messenger vhodný pre väčšinu zamestnancov.

V kanceláriách, ktoré majú flexibilný pracovný čas, je stále predpísaný začiatok pracovného dňa. Súhlaste, aby po oficiálnej 9. hodine všetci, ktorí vstúpili potom, nepozdravili celú miestnosť a nerozptyľovali už pracujúcich kolegov.

Stanovte si pravidlo, že pri prichádzajúcom hovore prepnete telefón do tichého režimu a opustíte miestnosť.

Nechoďte do práce chorí a nevystavujte tak svojich kolegov riziku.

Dánski vedci vykonali štúdiu na 2 403 zamestnancoch pracujúcich v rôznych typoch kancelárií a dospeli k záveru, že ľudia z open space ochorejú o 62 % častejšie ako zamestnanci, ktorí majú osobný účet.

Stanovte si harmonogram vysielania, vyhnete sa tak nespokojnosti, ktorá na niekoho opäť fúka. Vyjsť na chodbu a natiahnuť sa na 10 minút je dobré pre vaše oči aj vašu produktivitu.

Ak sú tieto pravidlá uvedené vo firemných zásadách a popisoch práce, nikto sa neurazí, keď im ich taktne pripomeniete.

Nákup slúchadiel s potlačením hluku

Zbavte sa rušivého bzučania so slúchadlami s potlačením hluku. Je dvoch typov: aktívny a pasívny.

Pasívne potlačenie hluku sa dosiahne blokovaním vonkajších zvukov pomocou hustých náušníkov alebo špuntov. A tu pri výbere jediného receptu neexistuje. Je potrebné merať veľa párov, aby ste si vybrali to, čo bude pohodlné konkrétne pre vás a bude sa vám páčiť zvuk.

Slúchadlá s aktívnym potlačením hluku sú účinnejšie pri tlmení cudzích zvukov, ale sú tiež oveľa drahšie. Ich princíp fungovania je založený na skutočnosti, že na slúchadlách je nainštalovaný prídavný mikrofón, ktorý zachytáva vonkajšie zvuky a reprodukuje ich v protifáze.

Rytmické bzučanie počítačov, ventilácie a tlačiarní úplne zmizne, len čo si nasadíte slúchadlá. Ak chcete zastaviť počúvanie a rozhovory, bude stačiť zapnúť vhodnú hudbu.

Niektorým ľuďom môže nosenie slúchadiel s aktívnym potlačením hluku spôsobiť závraty alebo bolesti hlavy. A tu nejde o kvalitu výkonu samotných slúchadiel, ale o anatomické vlastnosti konkrétneho človeka a jeho vestibulárneho aparátu.

Aby ste zbytočne nevyhadzovali peniaze, požiadajte priateľov, ktorí takéto slúchadlá majú, aby si ich na pár dní požičali, prípadne sa pred kúpou opýtajte na možnosti vrátenia v obchode, ak vám slúchadlá nefungujú.

Podľa zákona o ochrane spotrebiteľa a článku 502 Občianskeho zákonníka môžete vrátiť kvalitný výrobok do 14 dní od dátumu nákupu. Obchod však môže trvať na tom, že tieto slúchadlá sú technicky zložité položky, ktoré nemožno vrátiť ani vymeniť.

Zaoberáme sa prestavbou

Pozrite sa kriticky na usporiadanie miesta, kde pracujete. Máte vyhradený priestor pre kuchyňu a čo to je: samostatná miestnosť, plot alebo stôl v strede miestnosti s rýchlovarnou kanvicou a kávovarom?

Kávovar a iné hlučné domáce spotrebiče by mali byť čo najviac izolované od hlavnej miestnosti. Ak existuje samostatný plot, skúste vyjednávať, ako ho priviesť k stropu a oddeliť kuchyňu od spoločného priestoru dverami.

Tlačiarne a chladiče by mali byť umiestnené čo najďalej od pracovísk.

Kancelária by mala byť rozdelená na hlučnú a tichú časť. Spájanie marketérov a programátorov je zlý nápad pre obe oddelenia.

Zorganizujte si svoje pracovisko tak, aby vám tam bolo príjemne, pretože v práci trávime väčšinu dňa. Pohodlné pracovisko je rovnováhou medzi otvorenosťou a osobným priestorom. Od kolegov sa môžete ohradiť kvetmi, priečkou alebo skrinkou bez toho, aby ste opustili spoločný priestor.

Šetríme čas

Nebezpečenstvom otvoreného priestoru je, že každý zamestnanec je takmer na dĺžku paže. Takže výhoda takéhoto rozloženia sa mení na prekliatie, pretože vás neustále rozptyľuje. Zároveň to, čo môže byť pre vášho kolegu naliehavá a dôležitá úloha, sa pre vás ukazuje ako nenaliehavé a nedôležité.

Pri zadávaní termínov dodržujte pravidlo zvýraznenia povinných a nepovinných účastníkov, na konci plánovacieho stretnutia pošlite každému protokol s konečnými rozhodnutiami a termínmi splnenia úloh.

Na dokončenie úloh si vyhraďte čas, ktorý bude len váš, keď vás nebude nikto z kolegov rozptyľovať svojimi otázkami. Vopred informujte svojich kolegov, že sa pripravujete na dôležitý termín pre celý tím, preto ich požiadajte, aby vás v určitý deň alebo hodinu neobťažovali.

Práca v otvorenom priestore je sériou kompromisov. Začnite so zmenami u seba a svojho najbližšieho okolia, potom postupne na nové štandardy dobehnú aj ostatní vaši kolegovia. Aj keď nie ste manažér, ale radový zamestnanec, môžete zmeniť život svojej kancelárie k lepšiemu. Stačí zaujať aktívny postoj a presadzovať svoje nápady.