Ako si uľahčiť adaptáciu na novú prácu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Rady jedného z najúspešnejších HR riaditeľov v SNŠ Michaila Prytulu najmä pre čitateľov Lifehackera.

Téme adaptácie zamestnancov, alebo, ako sa tomu na Západe hovorí onboarding, sa venuje množstvo výskumov, článkov, odporúčaní a dokonca aj kníh ako „Vašich prvých 90 dní v novom zamestnaní“. Nebudem vás zahlcovať referenciami na knihy, štatistikami, odkazmi atď., ale pustím sa rovno do veci a dám vám pár rád z mojej 12-ročnej praxe v HR.

Adaptácia neprebehne sama od seba

Bez ohľadu na to, aký cool je profesionál. Je rozšírený názor, že ak najmeme super cool profíka, potom určite príde na to, čo má robiť a ako sa prispôsobiť. Ako, toto je takmer znak profesionála. Neprispôsobiť sa neznamená byť profík. Ďalšie!

V najlepšom prípade sa totiž adaptácia oneskorí a plnú kapacitu zamestnanec dosiahne za 3-6 mesiacov (v závislosti od úrovne pozície a zložitosti pozície). S kvalitnou adaptáciou sa toto obdobie skracuje na polovicu.

Koľko tam platíte svojmu novému marketingovému riaditeľovi? 5000 dolárov mesačne? A ako si myslíte, že vaše úsilie stojí za tých 15 000 dolárov, ktoré firme ušetríte? Je škoda platiť agentúram za vyhľadávanie kandidátov za tri platy, no pri adaptácii ich ľahko stratíte?

Prvý deň je kritický

Takže máte predstavu, že adaptácia je mimoriadne užitočná. Čo robiť, kam bežať? Najmite si urgentného HR manažéra, ktorý sa postará o adaptáciu vašich zamestnancov? Nie, najprv sa upokoj. 90% adaptačného úspechu je vlastný prvý pracovný deň a manažér to dokáže kvalitatívne urobiť sám. Musíte sa však pripraviť.

Dokumenty

Uistite sa, že do tohto času sú dokumenty podpísané (zamestnancom sa nepáči, keď podpisovanie dokumentov s firmou mešká niekoľko dní). Najlepšie je to urobiť vopred, ak je to možné.

V ŠTB sme napríklad rozoslali kandidátsky dotazník, ktorý človek doma vyplnil a poslal nám. V „1C“sme mali vzory všetkých zmlúv, kde sme nahrali dotazník kandidáta a vytlačili všetky dokumenty za 5 minút. Zamestnanec nemusí čakať, kým váš HR manažér napíše svoje údaje ručne.

V Preply zásadne podpisujeme všetky zmluvy na DocuSign, nemáme ani taký koncept, ako ísť na HR oddelenie. Osoba odošle sken pasu, my ho vložíme do zmluvy, nahráme do DocuSign a pošleme na podpis generálnemu riaditeľovi a zamestnancovi. Podpis je digitálny, dokonca si ho môžete vložiť do telefónu.

Pracovisko a potrebné prístupy

Musia byť nastavené všetky účty: pošta, Slack atď. Robíme to ihneď po podpise zmluvy.

Skontrolujte, či je počítač pripravený, stôl a stolička čakajú na majiteľa. Čerešničkou na torte je balíček pre začiatočníkov: pero a zápisník s firemným logom, tričko, sada nálepiek, odznak na odznak, firemný odznak (rozpočet - 10-15 $).

Zoznámenie sa s úradom a zamestnancami

Zamestnanci musia byť informovaní. Ak firma zamestnáva menej ako 100 ľudí – napíšte do Slacku, kto sa k nám pridal, dajte odkaz na profil na LinkedIn (v Rusku – na Facebooku). Ak má firma viac ako 100 ľudí, robíme to isté, ale len v rámci oddelenia (čo je tiež do 100 ľudí).

Prvý deň si dohodnite prehliadku kancelárie: tu máme kuchynku, tu WC, tu zasadačku (ktorú si takto rezervujeme), fajčíme priamo tam, tu je účtovníctvo a tu je naša riaditeľka. obľúbený poník.

Predstavte nováčika tým, čo sedia vedľa neho: "Kolegovia, chvíľka pozornosti, pridal sa k nám (…), prosím o lásku a priazeň."

Ako sa zachovať, ak…

Dozorca

Gratulujeme, máte tú česť zaregistrovať nového zamestnanca. Nikto to za vás neurobí, ale určite vám bude vedieť pomôcť. Čo sa teda od vás vyžaduje:

1. Zoznámte sa so zamestnancom ráno. Zaznačte si to rovno do kalendára alebo požiadajte personálne oddelenie, aby vždy označilo dátumy uvoľnenia nových zamestnancov.
2. Vezmite ho po kancelárii. Ukážte pracovisko, skontrolujte, či je zamestnanec všade prihlásený.
3. Strávte hodinu rozhovorom s nováčikom. Hovorte o svojej spoločnosti, o svojom oddelení, o hlavných úlohách (všeobecných a osobných). Vysvetlite, čo sa musí zamestnanec v prvom týždni naučiť, čo sa od neho očakáva v prvých troch mesiacoch. Tu sú dokumenty, ktoré potrebujete. Tu sú mená tých, s ktorými by som chcel, aby ste sa porozprávali o tom a tom. Je lepšie so mnou komunikovať takým a onakým spôsobom, takto si dohodnúť stretnutia, kontaktovať ma v takýchto otázkach. Nabudúce sa stretneme vtedy a tam.
4. Usmievajte sa. Toto je mimoriadne dôležité. Aj keď je polovica vašej tváre paralyzovaná, usmievajte sa so zvyškom. Myslím to vážne, nebuď chlast, zamestnanci prídu do firmy, ale odídu od manažéra.
5. Stanovte si úlohy a opravte ich písomne, pošlite ich aspoň formou listu poštou (toto je po porade, keď sa úlohy prerokovali ústne).
6. Poskytnite všetky potrebné dokumenty a prístup.
7. Vyberte si skúseného a spoločenského človeka do svojho tímu a poverte ho mentorom zamestnanca. Začiatočník ho bude môcť kontaktovať so všetkými otázkami.

Nový zamestnanec

1. Zamyslite sa nad tým, aké informácie vám chýbajú a kde ich získate. Neváhajte a pýtajte sa.
2. Pochopte svoje ciele na prvý týždeň, mesiac, tri mesiace. Ak sa vodca nevyjadril, opýtajte sa sami seba.
3. Napíšte mená všetkých, ktorých stretnete. Vo všeobecnosti najskôr odporúčam všetko si zapísať: množstvo informácií je veľké, určite sa na ne zabudne.
4. Povedzte nám veľmi stručne o sebe vždy, keď sa stretnete, napr.: Som Misha, 12 rokov v HR, pracovala som v Alfa-Bank, STB, Wargaming, robila som najúspešnejšie online HR kurzy v Labe, autorka článku o life hackoch pre životopisy, ktoré si prečítali 1 milión krát. V prostredí spustenia sa to nazýva pitching alebo výťahová reč. Pripravte sa vopred. Pre nových zamestnancov ste nikto, kým o sebe nepoviete. Nepremeškajte príležitosť urobiť hneď dobrý dojem.
5. Ak pozícia zahŕňa zavádzanie zmien vo firme, najjednoduchšie je urobiť ich v prvých 60 dňoch, potom to už bude ťažšie. Najmä ak potrebujete robiť nepopulárne rozhodnutia alebo jednoducho ťažké rozhodnutia: prijať, prepustiť zamestnancov, previesť na inú pozíciu, prejsť na nový softvér, novú formu reportingu, prebudovať proces, investovať do niečoho nového.
6. Plánujte malé víťazstvá, pomôžu vám vybudovať dôveru. Vyberte si napríklad malé úlohy, ktoré by ste mohli vyriešiť počas prvých 60 dní, a zamerajte sa na ne. Odložte si zatiaľ úlohy, ktoré si vyžadujú viac ako 60 dní vašej práce. Tu by som uviedol analógiu s agilným prístupom v programovaní, kedy sa nesnažíme vyrobiť veľmi veľký a veľmi zložitý produkt naraz, ale rozdeľujeme ho na časti a vyvíjame po etapách.
7. Dohodnite si 30-minútové stretnutia s každým, s kým pracujete. Vopred si pripravte zoznam otázok a zapíšte si odpovede.
8. Pýtajte sa, čo funguje dobre, čo je zlé, čo treba zmeniť. Zhromaždite veľa informácií a vytvorte si dôveru.
9. Vykonajte audit a prezentujte výsledky, ak ste líder alebo odborník.
10. Dohodnite si pravidelné osobné stretnutie so svojím manažérom, aby ste sa podelili o výsledky a získali spätnú väzbu.
11. Usmejte sa na svojich kolegov. Nikto nechce pracovať s namosúrenými zamestnancami, aj keď ste v strese.

HR

Mohol by som napísať celú knihu, ale tu sú niektoré z najdôležitejších tipov:

1. Urobte si dni pre nováčikov: dajte ich dokopy pred starými zamestnancami a požiadajte ich, aby sa v krátkosti predstavili (5 minút). To je to, čo robíme v Preply, a funguje to naozaj dobre.
2. Pomocou špeciálneho softvéru nastavte upozornenia pre zamestnanca a všetkých zúčastnených, aby nezabudli, čo robiť, keď zamestnanec odíde. Používame BambooHR, ktorý má sekciu Onboarding, ktorá vám umožňuje prispôsobiť upozornenia pre každého zamestnanca s akýmikoľvek úlohami a termínmi. Napríklad tri dni pred odchodom zamestnanca dostane administrátor oznámenie o vytvorení účtu a v deň uvoľnenia dostane manažér oznámenie o potrebe nastavenia úloh.
3. Pravidelne chatujte s nováčikmi. Ak nemáte obchodného partnera HR, nechajte svojich náborových pracovníkov komunikovať s novými zamestnancami raz týždenne.

Kolega

Samozrejme, ako kolega nemáte žiadnu zodpovednosť za prispôsobovanie nováčikov, ale určite z toho môžete profitovať. Ľudia si dobre pamätajú, kto im pomohol v ťažkých časoch (aj keď nie vždy o tom verejne hovoria), takže máte každú šancu vybudovať si dobrý vzťah s nováčikom a potom počítať s jeho pomocou. Tu je niekoľko tipov:

1. Buďte prvý, kto sa stretne. Príďte a povedzte: „Ahoj, volám sa Misha, som tu vedúca oddelenia ľudských zdrojov. Vidím, že si nový, poďme sa zoznámiť."
2. Povedzte mu, aby vás kontaktoval s akýmikoľvek otázkami.
3. Povedzte nám, čo si sami myslíte, že je dôležité a potrebné.
4. Pozvať na večeru.
5. Opýtajte sa nováčika na minulé skúsenosti, plány a ciele. Poskytnite informácie užitočné na ich dosiahnutie.

Záver

Adaptácia v mnohých spoločnostiach sa buď nevykonáva, alebo je implementovaná veľmi zle, v dôsledku čoho trpí podnik aj zamestnanec. Dôvodom je nepochopenie procesu na oboch stranách. Vyššie uvedené jednoduché tipy vám pomôžu výrazne zlepšiť proces onboardingu vo vašej spoločnosti, aj keď nemáte zamestnancov HR.