3 tipy, ako vždy ukončiť stretnutia včas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Naučte sa vyťažiť zo svojich stretnutí viac ich skrátením len o 5 – 10 minút.

Ak je na deň viacero stretnutí, jedno dlhé stretnutie môže narušiť všetky plány. Podnikateľ Patrick Ewers ponúka tri stratégie, ako sa tomu vyhnúť.

1. Pred stretnutím: skráťte trvanie stretnutia

Najčastejšie stretnutia trvajú pol hodiny alebo hodinu. Takéto časové intervaly je najpohodlnejšie zadať do kalendára. Ale kvôli tomu sa ukazuje, že jedno stretnutie sa začína hneď za druhým. Výsledkom je veľa nepríjemností.

Vymeňte polhodinové stretnutia za 25-minútové a hodinové stretnutia za 50-minútové. Budete mať čas robiť všetko rovnako ako predtým. Ale medzi dvoma stretnutiami, ktoré po sebe idú, zostane málo času na prípravu, prípadne riešenie naliehavých problémov.

Aby ste nikoho z účastníkov neurazili, upozornite na zmeny vopred. Pri objednávaní stretnutia stačí spomenúť, že vaše stretnutia teraz trvajú 25 alebo 50 minút.

2. Počas stretnutia: pripomeňte publiku účel stretnutia a spoločne zhrňte

Prvé minúty stretnutia sú mimoriadne dôležité. Pomocou nich všetkým pripomeňte, na čo ste tu a ako dlho bude stretnutie trvať. Spomeňte si, že máte asi 50 minút na prediskutovanie všetkých problémov a posledných päť zaberie zhrnutie. Potom nikoho neprekvapí, že ste po 45 minútach začali schôdzu zatvárať. S najväčšou pravdepodobnosťou vám budú dokonca vďační aj ostatní účastníci, pretože takto ušetríte nielen svoj, ale aj ich čas.

Nastavte si pripomienku alebo, ktorá zazvoní o 45 minút a položte telefón na stôl, aby si každý pamätal čas a nerozptyľoval sa. Keď zaznie budík, ukončite schôdzu, nech ste kdekoľvek.

Ak ste nestihli vyriešiť všetky problémy, v zostávajúcich piatich minútach si naplánujte nové stretnutie na ďalší deň. a:

• zopakujte, kto sa zaviazal;
• stručne uveďte hlavné zistenia;
• dohodnúť sa na ďalšom postupe;
• Zdieľajte niečo pozitívne, napríklad to, čo sa vám na tomto stretnutí páčilo.

3. Po stretnutí: stručne zopakujte minulé stretnutie a pripravte sa na ďalšie

Po 50-minútovom stretnutí by ste mali mať 10 minút voľných. Prvých päť venujte analýze hlavných bodov predchádzajúceho stretnutia, aby ste na nič nezabudli. Zapíšte si tiež návrh listu všetkým účastníkom, aby ste im pripomenuli záväzky. Zvýši to hodnotu stráveného času a navyše poskytne niečo ešte cennejšie – pocit dokončenia.

Druhých päť minút venujte príprave na nadchádzajúcu schôdzu. Ak už členov poznáte, pripomeňte si:

• aké problémy je potrebné prediskutovať;
• aké predchádzajúce úlohy bolo potrebné splniť;
• čo viete o účastníkoch: ich profesionálne a osobné záujmy.

Ak nie ste oboznámení s osobou, s ktorou sa stretnete, vyhľadajte si o nej informácie: uveďte meno a pozíciu, prezrite si profily na sociálnych sieťach. A premyslite si, akou frázou začnete konverzáciu.