6 spôsobov, ako čo najskôr ukončiť stretnutie a dosiahnuť výsledky

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Musíte vedieť, ako dobre a efektívne organizovať stretnutia. Nie je to také jednoduché, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Ak sa však naučíte, ako nastaviť správny čas, používať prostredie a jasne si stanoviť ciele, potom môžete viesť stretnutia rýchlo a efektívne.

Uistite sa, že cieľ je jasný

Namiesto toho, aby ste povedali: "Dajme celú kanceláriu dohromady o 11:00", položte si otázku: "Čo chceme dosiahnuť?"

Bezpodmienečne musíte vedieť, prečo toto stretnutie vôbec organizujete:

• vytvoriť myšlienku;
• rozhodnut sa;
• dokončiť obchod;
• odpovedať na otázky o pripravovaných zmenách.

Možno ti to vyhovuje:

• počúvať sťažnosti zamestnancov (malo by sa to robiť formou skupinových stretnutí?);
• znovu prediskutovať to, čo už bolo rozhodnuté;
• urobiť niečo, čo je možné prediskutovať alebo vyriešiť telefonicky alebo e-mailom.

Nemajte veľké zhromaždenia

Využite skvelé „pravidlo dvoch pizze“a nepozývajte na stretnutie príliš veľa ľudí. Musíte vytvoriť tím, v ktorom je každý na svojom mieste. Preto by sa stretnutia malo zúčastniť toľko ľudí, koľko dokážete nakŕmiť dve pizze.

Zmyslom nie je len nakŕmiť každého, kto prišiel na stretnutie. Veľké skupiny ľudí sa nedokážu efektívne rozhodovať. Existuje dokonca aj koncept. Vyskytuje sa vo veľkých skupinách ľudí, keď jednotlivci nedokážu vyjadriť svoj vlastný názor kvôli strachu z odsúdenia zo strany kolegov a vedúcich. Z tohto hľadiska sú výhodnejšie malé skupiny. Preto sú efektívnejšie.

Najprv čas, potom časovač

Oneskorení sú veľmi otravní a rozptyľujú. Naučte ich prísť včas.

Ak si nevážia svoj čas, nebudú si vážiť ani čas ostatných.

Urobte to nasledovne.

Nastavte si čas stretnutia napríklad na 8:48. Prekvapivo tento krok bude fungovať a ľudia začnú prichádzať načas. Čo sa týka tých, čo meškajú, treba ich naučiť platiť za to. A nie peniaze. Nech si napríklad zaspieva. Takéto sankcie fungujú oveľa lepšie ako peňažné sankcie. Do mesiaca zabudnete, ako znie spev vašich podriadených.

A, samozrejme, natrénujte si nastavenie časovača. Pre každého rečníka, ak existuje, a pre celé stretnutie vo všeobecnosti. Stretnutie sa tak nebude naťahovať a každú minútu budete vedieť, čo ste minuli.

Stoličky musia byť správne

Spôsob, akým ľudia sedia v hale, je tiež veľmi dôležitý:

• sedenie v kruhu je užitočné pre spoluprácu, diskusiu, všeobecné rozhodovanie;
• sedenie v radoch je užitočné, ak potrebujete podnietiť súťaživosť a chuť súťažiť s kolegami.

Ak potrebujete mať rýchle a vysoko produktívne stretnutie, presuňte všetky stoličky z miestnosti. Početné štúdie ukazujú, že čím dlhšie stojíme, tým viac sme trhaní. Chcem to hneď zobrať a rozhodnúť sa čo najskôr. Navyše, chvíľkové státie môže byť dobré pre vaše zdravie.

Odstráňte notebooky a telefóny

V opačnom prípade budete neustále rozptýlení. Vy aj vaši spolupracovníci musíte urobiť všetko, čo ste naplánovali, a čo najskôr ukončiť stretnutie. Prestaňte sa teda pozerať na obrazovku smartfónu. Namiesto toho vytiahnite pero a kus papiera. Informácie sú oveľa ľahšie zapamätateľné.

Program nebol vytvorený „na predstavenie“

Na tom treba naozaj popracovať. Väčšina stretnutí je neproduktívna, pretože o programe sa diskutuje donekonečna. Skúste sformulovať agendu vo forme otázky namiesto uvedenia problému.

Nie „diskutovať o obsahu videa“, ale „kedy bude obsah videa pripravený?“

Po položení otázky automaticky začnú hľadať odpoveď. Takto to funguje.