Ako naplánovať stretnutia, aby boli efektívne

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Nestrácajte čas.

Stretnutia sa vám možno nepáčia, no stále ich musíte organizovať. Toto je nevyhnutná súčasť pracovného toku v každej spoločnosti. Jedným zo spôsobov, ako urobiť schôdzky užitočnejšie a rýchlejšie, je starostlivo si ich naplánovať. Kniha Olgy Demjanovej, doktorky ekonómie, „Rýchle a efektívne stretnutia. Od prípravy až po dosiahnutie požadovaného výsledku."

S povolením vydavateľstva "Alpina PRO" Lifehacker zverejňuje úryvok z druhej kapitoly.

Samotné stretnutia nie sú problém. Sú dokonca nevyhnutné a sú manažérskym atribútom moci. Musíte sa zbaviť dlhotrvajúcich zbytočných a neefektívnych stretnutí.

Najbežnejšie typy stretnutí:

• týždenne;
• strategické;
• pracovníci;
• podávanie správ;
• plánovanie stretnutí;
• brainstorming;
• obchodné rozhovory a stretnutia;
• brífingy.

Všetky tieto typy možno rozdeliť do štyroch hlavných skupín:

1. podľa trvania: rýchle (do 30 minút) a zdĺhavé (viac ako jedna hodina);
2. podľa počtu účastníkov: do 10 osôb a viac;
3. podľa účelu: pracovný, politický a informačný;
4. podľa času: plánované a neplánované.

Požadované atribúty plánovania schôdze

Čo plánovať:

• Ciele;
• agenda;
• zoznam pozvaných;
• rozvrh;
• informačné materiály;
• zodpovedný za vedenie protokolu;
• časový limit na prejavy.

V prvom rade musí vedúci zvážiť ciele stretnutia. Toto je východiskový bod programu a zoznamu účastníkov, času a pravidiel.

Hlavné ciele stretnutí:

1. Nové informácie - na informačné stretnutie:

• dôležité správy a zmeny v politike;
• diskusia o plánoch a stratégiách;
• krátkodobé predpovedanie;
• prezentácia nových produktov a prístupov;
• diskusia o rozpočte;
• personálne otázky.

2. Monitorovanie udalostí a prijímanie operatívnych rozhodnutí – pre pravidelné stretnutia:

• hlavné riziká a ťažkosti;
• parametre na hodnotenie pokroku;
• hodnotenie kľúčových procesov a potrebných zmien;
• diskusia o tom, čo sa deje: čo sa darí, čo treba zlepšiť;
• kľúčové ponaučenia a výsledky činností;
• koordinácia úsilia;
• komunikácie.

3. Motivácia - tvorivé stretnutia, rozvoj nových prístupov a budovanie tímu:

• motivácia konať;
• kolektívne rozhodovanie;
• oceniť individuálny a kolektívny úspech.

Účel teda ovplyvňuje typ stretnutia a model jeho organizácie. Brífingové stretnutia sa napríklad líšia počtom účastníkov a dĺžkou trvania. Pravidelné sú plánovaného charakteru, sú rýchlejšie časovo a s obmedzeným počtom účastníkov. Kreatívne stretnutia si vyžadujú špeciálnu prípravu: usporiadanie nábytku (zvyčajne oddelené stoly), čaj, káva a neformálne prostredie; nevyžadujú dodržiavanie dress code.

Eisenhowerova matica pre hodnotenie otázok stretnutia

Je potrebné mať na pamäti, že stretnutie je platformou, kde sa prijímajú dôležité rozhodnutia a prekonávajú problémy. Eisenhowerova matica je pole, kde sa zhromažďujú všetky problémy a otázky. Sú zoradené podľa dôležitosti a naliehavosti.

	Naliehavo	Neponáhľaj sa
Dôležité	A	B
Nevadí	C	D

Štvorec A: dôležité a naliehavé záležitosti

Námestie dôležitých a naliehavých záležitostí by malo byť prázdne alebo malé. To bude znamenať, že dodržiavate termín splatnosti. Ak je takýchto prípadov veľa, je to znak dezorganizácie. Príklady prípadov, ktoré možno rozdeliť na druhú:

• prípady priamo súvisiace s vašimi funkčnými povinnosťami a ovplyvňujúce váš výkon;
• prípady, ktorých zlyhanie môže spôsobiť problémy;
• záležitosti týkajúce sa zdravia a psychickej klímy v tíme;
• záležitosti ovplyvňujúce bezpečnosť tímu;
• prípady, ktorých výsledky je potrebné koordinovať alebo prezentovať vášmu manažmentu.

Štvorec B: dôležité, ale nie naliehavé záležitosti

Ak úlohy alebo záležitosti nie sú naliehavé a neexistujú žiadne špecifiká, kedy musia byť dokončené, načasovanie určí sám vykonávateľ. Tento štvorec zahŕňa všetky veci, ktoré sa týkajú vašej funkčnosti v podniku, veci, ktoré robíte pravidelne, a ich implementácia je spravidla viazaná na všeobecný harmonogram v podniku (napríklad príprava záverečných podávanie správ). K takýmto prípadom možno priradiť aj výskumné úlohy, ktoré si vyžadujú určitý čas, no výška nákladov na prácu je až do momentu ukončenia nejasná. Úlohy prvého a druhého námestia by mali byť neustále monitorované, a preto je vhodné ich zaradiť do programu stretnutí.

Štvorec C: naliehavá, ale nedôležitá záležitosť

Toto sú rozptýlenia. Často jednoducho zasahujú do sústredenia sa na dôležité úlohy a znižujú efektivitu. Vždy si pamätajte svoje ciele a naučte sa rozlišovať medzi dôležitými a vedľajšími.

Oplatí sa vstúpiť na toto námestie:

• stretnutia alebo rokovania uložené niekým zo strany;
• diskusia o problémoch, ktoré môžu podriadení vyriešiť;
• diskusia o neobchodných otázkach;
• diskusia o abstraktných témach.

Štvorec D: nie súrne a nedôležité záležitosti

Prípady v tejto kategórii vás nepovyšujú v projektoch, ale odvádzajú vašu pozornosť od práce na nich.

• neprinášajú vôbec žiadne výhody;
• je užitočné sa nimi vôbec nezaoberať;
• Požierači času.

Pre každý cieľ sa vedúci pýta na nasledujúce otázky:

• Kto má informácie a znalosti o danej problematike?
• Koho záujmy sa táto téma dotýka?
• Od koho závisí rozhodnutie?
• Kto potrebuje poznať informácie, o ktorých sa má diskutovať?
• Kto bude vykonávať prijaté rozhodnutia?

Pri plánovaní projektových stretnutí môžete využiť metodiku 99/50/1.

Vedúci organizuje stretnutia v troch dôležitých bodoch projektu:

• na začiatku - ponoriť všetkých účastníkov do tempa projektu a budovať tím skupiny;
• v prechodnom štádiu - diskutovať o výsledkoch vykonanej práce a ďalších úpravách, ak je to potrebné;
• v cieli, keď zostáva zrealizovať 1% z celkového objemu - na predbežné sčítanie.

Toto načasovanie vám pomôže lepšie využiť čas na stretnutiach.

Agenda

Agenda je plán úloh, ktoré sa majú na stretnutí vyriešiť. Je potrebné jasne definovať čas každého prejavu, vyhradiť samostatný čas na diskusiu a spätnú väzbu od všetkých účastníkov.

Pri plánovaní načasovania vášho stretnutia je dôležité zvážiť nasledovné:

• dôležitosť bodu programu;
• časový limit na každé vystúpenie;
• v prípade potreby prestávky;
• 20 % času na ďalšie dôležité informácie.

Program sa posiela všetkým účastníkom stretnutia.

Agenda s fixáciou času a špecifikami prejavov

1. Výsledky prác na uzatváraní zmlúv. Správa I. Ivanova (15 minút).
2. Problémy pri preprave zásob. Správa I. Petrova (15 minút).
3. Výsledky a plány projektových prác. Správa T. Sidorova (20 minút).

Začiatok o 11:00 hod.

Koniec o 12:15.

Musíte sa trénovať, aby ste mali rýchle a efektívne stretnutia!

Vaše časové pokyny:

Dôležité a naliehavé	12 minút
Dôležité a nie súrne	24-36 minút Naliehavé a dôležité: 12 minút - funguje tu Paretov princíp: 20 % času vytvára 80 % výsledku, pri priemernom stretnutí jedna hodina (60 minút) je najproduktívnejší čas 12 minút (20 % zo 60 minút). Dôležité a nie naliehavé: zvyčajne plánované. Efektívny čas na takéto stretnutia je 24–36 minút. Funguje tu metóda 60/40, podľa ktorej by pri zostavovaní plánu dňa malo zostať 40 % voľného času, 60 % by sa malo prideliť na plánovanú prácu, vrátane 20 % na „nepredvídateľné“a 20 % pre tie, ktoré vznikajú spontánne alebo sa stávajú sprievodnými. Pri priemernom čase stretnutia jedna hodina (60 minút) je čas na plánované dôležité, ale nie naliehavé záležitosti 24 – 36 minút (40 – 60 % zo 60 minút).
Nedôležité a naliehavé	Delegovanie a kontrola prostredníctvom telefónu a iných komunikačných prostriedkov, maximálne tri minúty na kontrolu.
Nedôležité a nie naliehavé	Delegovanie a kontrola vedením, nie viac ako jednu minútu na delegovanie.

Zoznam pozvaných

Optimálny počet účastníkov rýchlych stretnutí je 5-7 osôb. Prijateľných je 8 až 12 ľudí, ak má vedúci stretnutia schopnosti facilitátora.

Na generovanie nápadov, stanovovanie cieľov a lietanie nie je ideálne zloženie viac ako 15 ľudí.

V spoločnosti Google platí nevyslovené pravidlo – maximálny počet účastníkov nie je vyšší ako 10.

Amazon má pravidlo dvoch pizze: na stretnutí by malo byť toľko ľudí, koľko dokážete nakŕmiť dve pizze.

Existuje pravidlo 8-18-1800:

• nie viac ako 8 ľudí - riešenie pracovných problémov;
• nie viac ako 18 - brainstorming, kolektívne riešenie problémov;
• do 1800 ľudí - informácie a možnosť komunikovať.

Štúdia spoločnosti Bain and Company hovorí, že v skupinách s rozhodovacími právomocami pridanie viac ako siedmich z každého účastníka vedie k približne 10 % nižšej účinnosti.

Priamo zodpovedné osoby sú povinné zúčastniť sa zasadnutí.

Apple uvádza meno zodpovednej osoby vedľa každej položky stretnutia. Každý zamestnanec má teda jasnú oblasť zodpovednosti v rámci pridelenej úlohy.

Ak často organizujete stretnutia, táto kniha sa vám určite bude hodiť: Oľga Demyanova ponúka na štúdium 16 metód a štyri nástroje, ktoré pomôžu zvýšiť efektivitu všetkých účastníkov takýchto stretnutí.