Ako urobiť stretnutia produktívnejšími

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

O tajomstvách úspešných stretnutí sa podelil podnikateľ a investor Ray Dalio.

1. Určite, kto stretnutie vedie a pre koho sa koná

Každé stretnutie musí dosiahnuť niečí cieľ. Toto je osoba, ktorá by mala viesť konverzáciu. Identifikuje ciele stretnutia a spôsob ich riešenia. V opačnom prípade sa každý vyjadrí náhodne a nedôjde k produktívnej diskusii.

2. Rozhodnite sa, aký typ komunikácie bude prevládať

Forma stretnutia závisí od účelu stretnutia. Napríklad diskusia a inštruktážna prednáška sa vedú rôznymi spôsobmi. Diskusie trvajú dlho. Čím viac je účastníkov, tým viac sa ťahajú. Účastníkov stretnutia si preto vyberajte pozorne.

Nepozývajte len tých, ktorí súhlasia s vaším názorom. Vyhnite sa skupinovému mysleniu, keď účastníci nevyjadrujú svoje vlastné názory, a samostatnému rozhodovaniu.

3. Buďte vytrvalí a otvorení

Budete musieť zvládať konflikty, dostať sa zo slepej uličky a rozumne nakladať so svojím časom. Ťažkosti zvyčajne vznikajú, keď hovorí neskúsený zamestnanec. Zvážte, čo je pre vás dôležitejšie: ušetrite čas bez toho, aby ste diskutovali o jeho názore, alebo pochopte, ako rozmýšľa. Druhá možnosť pomôže určiť, ako sa človek vyrovná s určitými povinnosťami. Ak máte čas, poraďte sa s ním, kde robí chybu. Vždy si však priznajte svoju vlastnú chybu.

4. Neskáčte z jednej témy na druhú

Takže na stretnutí sa nevyrieši ani jeden problém. Aby ste tomu zabránili, označte konverzáciu na tabuli.

5. Riaďte sa logikou rozhovoru

Počas sporov zúria emócie a sťažujú objektívne vnímanie reality. Zostaňte pokojní a racionálni. Ľudia napríklad niekedy povedia: „Myslím si, že je to pravda,“a potom sa správajú, akoby to bola preukázaná skutočnosť. Hoci ich partneri vidia situáciu úplne inak. Aby v rozhovore prevládala logika a nie emócie, opýtajte sa takého človeka: "Je to naozaj pravda?"

6. Rozdeľte povinnosti každého účastníka

Keď rozhoduje skupina, často sa zabúda na pridelenie zodpovednosti. A potom nie je jasné, kto má čo robiť a kto je zodpovedný. Nezabudnite jasne definovať zodpovednosti každého člena skupinového rozhodnutia.

7. Zadajte pravidlo dvoch minút

Dajte každému dve minúty, aby pokojne vyjadril svoje myšlienky. A až potom diskutujte o jeho návrhu. Všetci účastníci tak vyjadria svoj názor bez obáv z prerušenia alebo nepochopenia.

8. Zastavte tých, ktorí hovoria príliš rýchlo

Rýchla reč je ťažšie zrozumiteľná. Niektorí to využívajú. Ľudia nechcú pôsobiť hlúpo a už sa nepýtajú, aj keď niečomu nerozumejú. Nenaleťte na túto návnadu. Je vašou zodpovednosťou objasniť akékoľvek nejasnosti a vyriešiť spory. Takže sa nebojte povedať: „Prepáčte, nepochopil som to. Mohli by ste hovoriť pomalšie? A potom položte nevybavené otázky.

9. Zhrňte rozhovor

Ak si všetci vymenili nápady, urobte závery. Ak sa na stretnutí dohodnete, zopakujte si to nahlas. Ak nie, povedzte to tiež. Ak ste určili úlohy do budúcnosti, rozdeľte ich medzi účastníkov a špecifikujte termíny.

Zapisujte si závery, pracovné teórie a problémy, aby k nim mal prístup každý. Uľahčí to sledovanie pokroku.