Sprievodca GTD pre začiatočníkov

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 04:09

Technika riadenia času GTD vám pomáha organizovať a sledovať úlohy, dostať všetky informácie z hlavy a začať konať.

Čo je GTD

Náš mozog ľahko prichádza s novými nápadmi, no zapamätať si ich všetky je pre neho oveľa ťažšie. Napríklad si zapamätá, že budúci týždeň musíte kúpiť mame darček k narodeninám. Namiesto toho, aby vám to pri prechádzke okolo jej obľúbeného obchodu pripomenul, váš mozog vo vás jednoducho vyvolá pocit, že ste si mali niečo kúpiť.

GTD (Getting Things Done) je technika, ktorá pomáha premeniť nejasné nápady, impulzy, postrehy a nočné úvahy na činy. Keď sa naučíte spoliehať na tento systém, váš mozog neudrží všetky informácie. Tým sa zníži stres a budete mať silu na produktívnejšie aktivity.

Ako táto technika funguje

GTD je založený na systéme zoznamov, pomocou ktorého si usporiadate, čo vás napadne. Aby ste to mohli implementovať do svojho života, musíte zaznamenať a spracovať prichádzajúce informácie. Okrem toho budete musieť vytvoriť také zoznamy: „Prichádzajúce“, „Nasledujúce akcie“, „Zoznam čakateľov“, „Projekty“a „Niekedy“. Všetko, čo si vyžaduje vašu pozornosť, prejde najskôr do „Doručenej pošty“a potom do jedného z ďalších zoznamov.

1. Zbierka

Zhromaždite všetky informácie, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť, od písmen, na ktoré musíte odpovedať, až po dômyselné nápady, ktoré vás napadnú pri sprchovaní. Zberným miestom môže byť papierový zošit, príloha, alebo email, na ktorý si budete posielať listy.

Keď ste prvýkrát začali používať techniku GTD, skúste si oslobodiť hlavu od všetkých nahromadených informácií. Zapíšte si všetko, čo potrebujete alebo chcete urobiť, všetko, čo vás v posledných dňoch či týždňoch zamestnávalo, prekážalo vám pri sústredení alebo sa vám spomenulo v nevhodnú chvíľu.

2. Spracovanie

Zvážte nahromadené informácie. Toto je hlavné pravidlo celého systému. Robte to pravidelne, aby ste toho nenazbierali priveľa. Ak chcete spracovať informácie, položte si sériu otázok.

• Je to riešiteľné? Pýtate sa sami seba, či sa dá niečo urobiť na odstránenie tejto položky zo zoznamu. Ak nie, odstráňte ho alebo ho presuňte do zoznamu Someday. Užitočné informácie, s ktorými nemusíte nič robiť, ako napríklad recept alebo zaujímavý článok, si uložte na samostatné miesto. Veci, ktoré chcete robiť v ďalekej budúcnosti (naučiť sa japonsky, napísať knihu), presuňte ich do zoznamu „Jedného dňa“, aby sa neradili medzi „Ďalšie akcie“.
• Je možné dokončiť prípad v jednom kroku? V GTD sa všetko, čo vyžaduje viac ako jeden krok, nazýva projekt. Ak máte v priečinku Doručená pošta viacero súvisiacich úloh, vytvorte pre ne samostatný projekt. Pridajte jej názov do zoznamu projektov a vyberte jednu akciu, ktorú chcete pridať do položky „Ďalej“.
• Bude to trvať viac ako dve minúty? Ak nie, urobte to hneď. Je to rýchlejšie ako pridanie do zoznamu ďalších úloh alebo pridelenie niekomu inému. Ak dokončenie úlohy zaberie viac času, zvážte, či ju zvládnete iba vy, alebo ju môžete na niekoho delegovať.
• Môžem to niekomu delegovať? Ak áno, delegujte. Keď potrebujete sledovať priebeh, presuňte položku do "Počkanie". Ak nemôžete delegovať úlohu, pridajte si ju do kalendára alebo do zoznamu „Ďalej“.
• Existuje konkrétny termín? Ak áno, pridajte si to do kalendára. Nepíšte si všetko, čo chcete za deň stihnúť. Zadajte len to, čo je potrebné urobiť: návšteva zubára, stretnutie, let. Ak nie je stanovený žiadny konkrétny termín, posuňte prípad na Ďalšie kroky.

3. Organizácia

Zoraďte si všetko na svoje miesto: v jednom z piatich zoznamov, v priečinku s užitočnými informáciami do budúcnosti, v kalendári alebo v koši.

Pridajte do "zoznamu čakateľov" všetky prípady, ktoré sa z nejakého dôvodu zastavili. Napríklad, keď nemôžete pokračovať, kým nedostanete odpoveď na svoj e-mail, alebo keď čakáte na doručenie. Pri každej položke nezabudnite uviesť dátum.

Ďalšie kroky by mali obsahovať úlohy, ktoré je potrebné dokončiť čo najrýchlejšie. Formulujte ich ako uskutočniteľné fyzické akcie, takže bude ľahšie sa pustiť do podnikania. Napríklad je lepšie napísať „zavolaj Lene a dohodni jej, aby si vo štvrtok večer sadla s dieťaťom“, ako „zariaď, aby si niekto sadol s dieťaťom“, hoci v podstate ide o to isté.

V ideálnom prípade by ste mali ku každej položke v časti „Ďalej“pridať značku kontextu. Povie vám, kde máte byť, s kým, čo si musíte vziať so sebou. Môžete mať napríklad štítky „nakupovanie“, „v práci“, „s deťmi“, „telefón“, „počítač“. Môžete tiež uviesť, koľko času máte na tento prípad alebo akú prioritu má. Potom, ak je to potrebné, môžete rýchlo triediť všetky prípady podľa značiek.

4. Prehľad

Nezabudnite skontrolovať všetky zoznamy raz týždenne. Čím dlhšie necháte veci v priečinku Doručená pošta, tým ťažšie sa s nimi bude neskôr zaoberať.

• Pre každý projekt musí byť definovaná jedna ďalšia akcia.
• Každá položka na "Ďalej" by mala byť niečo, čo chcete urobiť v nasledujúcom týždni. Presuňte všetky nepotrebné veci do zoznamu „Niekedy“alebo ich úplne odstráňte.
• Z času na čas skúste niečo presunúť zo zoznamu „Niekedy“do „Ďalšie kroky“.

5. Poprava

Konajte! Ak ste svoj systém usporiadali správne, bude to najjednoduchší krok. Pravidelným opakovaním prvých štyroch krokov si budete úplne istí, že všetky veci na zozname sú potrebné na to, aby ste dosiahli pokrok a priblížili sa k svojim cieľom.